Hóa đơn điện tử là một chứng từ kế toán được các tổ chức và cá nhân bán hàng hóa, dịch vụ sử dụng để ghi các thông tin về giao dịch mua bán hàng. Nhiều người thắc mắc rằng liệu có được viết tắt lên loại giấy này không, quy định viết tắt trên hóa đơn điện tử? Trong bài viết này hãy cùng Bảo Tín tìm hiểu nhé!
1. Hóa đơn điện tử là gì? Quy định viết tắt trên hóa đơn điện tử
1.1 Hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử là một chứng từ kế toán được tạo và lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử.
Hóa đơn điện tử được sử dụng bởi các tổ chức và cá nhân mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ để ghi nhận thông tin về giao dịch mua bán hàng hóa và dịch vụ. Có hai loại hóa đơn điện tử:
- Hóa đơn điện tử có chứa mã của cơ quan thuế.
- Hóa đơn điện tử không chứa mã của cơ quan thuế.
1.2 Có được viết tắt trên hóa đơn điện tử không? Quy định viết tắt trên hóa đơn điện tử
Theo quy định tại Khoản 5, Điều 10 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các tổ chức và cá nhân bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ có quyền sử dụng viết tắt cho một số danh từ thường gặp trong trường hợp tên và địa chỉ của người mua quá dài.
2. Quy định viết tắt trên hóa đơn điện tử
2.1 Quy định viết tắt trên hóa đơn điện tử về địa chỉ
Trong trường hợp địa chỉ ghi trên hóa đơn quá dài, Quy định viết tắt trên hóa đơn điện tử cho phép người bán được phép sử dụng viết tắt cho một số danh từ thông dụng trên hóa đơn, nhưng vẫn phải đảm bảo cung cấp đầy đủ số nhà, tên đường, phường, xã, quận, huyện, thành phố. Cụ thể
- Phường: Viết tắt là P
- Thị trấn: Viết tắt là TT
- Quận: Viết tắt là Q
- Thị xã: Viết tắt là TT
- Thành phố: Viết tắt là TT
- Việt Nam: Viết tắt là VN
2.2 Quy định viết tắt trên hóa đơn điện tử về tên người mua
Giống như phần thông tin Quy định viết tắt trên hóa đơn điện tử về địa chỉ , trong trường hợp tên quá dài, Quy định viết tắt trên hóa đơn điện tử cho phép người bán được phép viết tắt tên của người mua. Cụ thể Quy định viết tắt trên hóa đơn điện tử về tên người mua như sau:
- Trách nhiệm hữu hạn – Viết tắt là TNHH
- Doanh nghiệp tư nhân – Viết tắt là DNTN
- Hợp danh – Viết tắt là HD
- Khu công nghiệp – Viết tắt là KCN
- Khu chế xuất – Viết tắt là KCX
- Khu công nghệ cao – Viết tắt là KCNC
- Sản xuất – Viết tắt là SX
- Chi nhánh – Viết tắt là CN
- Văn phòng đại diện – Viết tắt là VPĐD
Mặc dù viết tắt nhưng các thông tin về tên người mua cần đảm bảo chính xác. Đồng thời Quy định viết tắt trên hóa đơn điện tử bắt buộc tên viết tắt cần phải phù hợp với tên trên đăng ký thuế, đăng ký kinh doanh.
Lưu ý: Các nội dung liên quan đến nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên hóa đơn điện tử không được phép viết tắt.
3. Quy định về hóa đơn điện tử mới nhất
3.1 Quy định về tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn
- Tên hóa đơn phải thể hiện đúng loại hóa đơn cụ thể như sau:
- Hóa đơn giá trị gia tăng
- Hóa đơn giá trị gia tăng kiêm tờ khai hoàn thuế
- Hóa đơn giá trị gia tăng kiêm phiếu thu
- Hóa đơn bán hàng
- Hóa đơn bán tài sản công
- Các loại tem, vé, thẻ
- Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia
Ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn phải tuân thủ theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.
3.2 Quy định về số hóa đơn
Số hóa đơn là số thứ tự được ghi trên hóa đơn khi người bán lập hóa đơn.
- Số hóa đơn có tối đa 8 chữ số.
- Số hóa đơn được lập theo thứ tự từ số nhỏ đến số lớn và phải có cùng ký hiệu hóa đơn.
- Số hóa đơn bắt đầu từ số 1 vào ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn hoặc từ ngày 01/01 mỗi năm.
- Số hóa đơn kết thúc vào ngày 31/12 mỗi năm và tối đa là số 99 999 999.
3.3 Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua
Thông tin về tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua trên hóa đơn phải chính xác và phải khớp với thông tin đã ghi trên giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp,giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh. Trong trường hợp người mua không có mã số thuế, không cần hiển thị mã số thuế trên hóa đơn.
3.4 Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua
Nếu người bán là tổ chức hoặc doanh nghiệp: Chữ ký số của người bán trên hóa đơn phải là chữ ký số của tổ chức hoặc doanh nghiệp.
Nếu người bán là cá nhân: Chữ ký số của người bán trên hóa đơn phải là chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền.
4. Hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử viết sai
Trong quá trình tạo hóa đơn điện tử, không tránh khỏi những sai sót có thể xảy ra. Tùy thuộc vào từng trường hợp lỗi, cách xử lý cũng sẽ khác nhau và được chia thành 2 trường hợp cụ thể như sau:
Trường hợp 1:
Người bán phát hiện sai sót trên hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế nhưng chưa gửi cho người mua. Trong trường hợp này, người bán cần thông báo hủy hóa đơn có mã đã lập sai tới cơ quan thuế (theo mẫu 04/SS-HĐĐT). Đồng thời, người bán cần lập một hóa đơn mới, ký số và gửi cho cơ quan thuế cấp lại mã thay thế.
Trường hợp 2:
Người bán phát hiện sai sót trên hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc không có mã của cơ quan thuế sau khi đã gửi cho người mua. Khi đó:
- Nếu trên hóa đơn chỉ sai sót về tên, địa chỉ người mua thì người bán không cần phải lập lại hóa đơn. Tuy nhiên, người bán phải có trách nhiệm gửi thông báo đến người mua và cơ quan thuế (theo mẫu 04/SS-HĐĐT) về việc sai sót tên, địa chỉ người mua;
- Đối với sai sót về mã số thuế, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất… thì người bán có thể cân nhắc lựa chọn lập hóa đơn thay thế hoặc hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập sai trước đó.
5. Câu hỏi liên quan quy định viết tắt trên hóa đơn điện tử
Câu hỏi 1: Quy định viết tắt trên hóa đơn điện tử có cho phép Địa chỉ trên hóa đơn điện tử có được viết tắt không?
Trả lời: Bạn được phép viết tắt địa chỉ trên hóa đơn điện tử nhưng phải đảm bảo cung cấp đầy đủ và chính xác thông tin về số nhà, tên đường, quận, huyện, thành phố.
Câu hỏi 2: Những từ được viết tắt trên hóa đơn điện từ là những từ nào?
Trả lời: Các từ ngữ được viết tắt trên hóa đơn điện tử như:
- “Phường” viết tắt thành “P”,
- “Quận” viết tắt thành “Q”,
- “Thành phố” viết tắt thành “TP”,
- “Việt Nam” viết tắt thành “VN”,
- “Cổ phần” viết tắt thành “CP”…
Câu hỏi 3: Số hóa đơn có bao nhiêu số?
Trả lời: Số hóa đơn gồm tối đa 8 chữ số, được lập theo số thứ tự từ bé đến lớn và có cùng ký hiệu hóa đơn. Số hóa đơn bắt đầu từ số 1 đến số 99 999 999 là tối đa.
Câu hỏi 4: Quy định viết tắt trên hóa đơn điện tử có cho phép sử dụng tên viết tắt của doanh nghiệp không?
Trả lời: Có thể sử dụng tên viết tắt của doanh nghiệp trên hóa đơn điện tử khi bên cạnh tên đầy đủ của giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp có thể hiện nội dung về tên viết tắt
Câu hỏi 5: Hóa đơn điện tử có cần chữ ký người mua không?
Trả lời: Hóa đơn điện tử không bắt buộc phải có chữ ký của người mua.
Như vậy, thông qua bài viết trên chúng tôi đã giúp bạn trả lời câu hỏi “Có được viết tắt trên hóa đơn điện tử không?” cũng như giới thiệu cho bạn các Quy định viết tắt trên hóa đơn điện tử. Bạn thấy bài viết này có hữu ích hay không? Chia sẻ cho chúng tôi biết với nhé!
