Chữ ký số là gì? Tại sao doanh nghiệp cần có chữ ký số?

Chữ ký số là gì? Mục đích của việc sử dụng chữ ký số? Tại sao mỗi doanh nghiệp cần phải có một chữ ký số? Hãy cùng với kế toán Bảo Tín tìm hiểu về chữ ký số thông qua bài viết này.

1. Chữ ký số là gì?

Có nhiều góc độ để đưa ra định nghĩa về chữ ký số. Dưới góc độ doanh nghiệp thì chữ ký số/chứng thư số/ chữ ký số điện tử là một thiết bị đã mã hóa tất cả thông tin và dữ liệu của một doanh nghiệp, dùng để ký thay cho chữ ký trên các loại văn bản và tài liệu số thực hiện trong giao dịch điện tử hay qua mạng internet.

Căn cứ theo Khoản 6 Điều 3 của Nghị định 130/2018/NĐ -CP có quy định chi tiết về chữ ký số và dịch vụ chứng thực cho chữ ký số thì: “Chữ ký số” là một dạng chữ ký điện tử được hình thành bằng sự biến đổi của một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó người có được thông điệp từ dữ liệu ban đầu và công khai của người ký có thể xác định được một cách chính xác:

• Việc biến đổi được nêu phía trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai cùng một cặp khóa;
• Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi được nêu như trên.
• Có thể chia thành hai phần chính như sau:
  + Phần cứng: giống hệt một như chiếc USB (được gọi là USB token) và được bảo mật bằng mật khẩu hay còn được gọi là mã PIN;
  + Chứng thư số là phần không thể tách rời của chữ ký số, chứa hầu hết tất cả các dữ liệu liên quan đã được mã hóa của doanh nghiệp.

2. Mục đích việc dùng chữ ký số

Chữ ký số sử dụng nhằm mục đích kê khai cho việc nộp thuế trực tuyến, giao dịch ngân hàng điện tử, kê khai hải quan điện tử, kê khai bảo hiểm xã hội điện tử, giao dịch chứng khoán điện tử, ký hóa đơn điện tử, cổng thông tin của một quốc gia, cơ quan hành chính;…mà không cần phải in các tờ kê khai và được đóng dấu đỏ của công ty.

Các cá nhân, doanh nghiệp có thể dùng chữ ký hợp đồng với các đối tác làm ăn trực tuyến mà không cần gặp nhau. Chỉ cần ký vào file hợp đồng và gửi file hợp đồng thông qua email.

3. Công dụng của chữ ký số

• Dùng để kê khai nộp thuế trực tuyến và hải quan điện tử, giao dịch ngân hàng và chứng khoán điện tử, cổng thông tin của một quốc gia, cơ quan hành chính,…
• Dùng để ký kết các hợp đồng với các đối tác làm ăn trực tuyến
• Bằng chứng chống chối bỏ trách nhiệm trên nội dung đã ký vì có tính bảo mật và độ chính xác cao.
• Giúp cho việc trao đổi dữ liệu một cách dễ dàng, nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và đảm bảo được tính pháp lý,…

4. Lợi ích mà chữ ký số mang đến cho doanh nghiệp

• Chữ ký số điện tử là thiết bị đảm bảo cho sự an toàn và chính xác có tính bảo mật toàn vẹn dữ liệu cao;
• Các hồ sơ trực tuyến đã được công nhận về mặt pháp lý tương đương với các hồ sơ bản cứng (có chữ ký của người có thẩm quyền và con dấu của doanh nghiệp/tổ chức). Vì thế đây là bằng chứng chống chối bỏ trách nhiệm trên nội dung văn bản đã được ký kết, giúp cho các cá nhân/ tổ chức/cơ quan yên tâm hơn với giao dịch điện tử của doanh nghiệp mình.
• Ngoài ra, nó sẽ giúp cho việc trao đổi dữ liệu diễn ra một cách dễ dàng, nhanh chóng, đảm bảo được tính pháp lý, tiết kiệm rất nhiều thời gian đi lại, chờ đợi, không cần phải in ấn hồ sơ. Việc ký kết cũng có thể diễn ra ở bất kỳ đâu cũng như là bất kỳ thời gian nào.

Với chữ ký số, doanh nghiệp không phải in ấn và quản lý tài liệu giấy. Tổ chức/doanh nghiệp có thể điện tử hóa và lưu trữ các chứng từ, tài liệu như hợp đồng, báo các kế toán, chứng từ kế toán, báo cáo quản trị.

Xem thêm: Dịch vụ chữ ký số Bảo Tín

5. Mua chữ ký số ở đâu?

Hiện nay có hơn 15 tổ chức đã được Bộ công thương và Truyền thông cho phép cung cấp dịch vụ chữ ký số bao gồm: VNPT, FPT, VIETTEL, BKAV, CK, VINA, NEWTEL, NACENCOMM, SAFE-CA,…Chữ ký số của nhà cung cấp nào cũng đều tốt cả và có tính năng sử dụng như nhau, quan trọng là bạn có lựa chọn được một đơn vị cung cấp dịch vụ (hay còn gọi là Đại lý/CTV chữ ký số) tốt hay không. Có 2 yếu tố bạn cần phải cân nhắc khi chọn đại lý:

Về giá cả: Trên thị trường có nhiều đại lý cạnh tranh không lành mạnh, họ thường bán cho các doanh nghiệp những gói dịch vụ có chữ ký số với giá cả thấp hơn các nhà cung cấp khác trên thị trường với nhiều ưu đãi bao gồm tặng kèm 500 số hóa đơn, phần mềm bảo hiểm xã hội. Nhưng để sử dụng như: Chi phí khởi tạo, cài đặt,…Vì thế trước khi tìm hiểu giá bán bạn cần phải lưu ý các vấn đề như sau:

• Giá bán đã bao gồm VAT chưa?
• Bạn có phải trả thêm phí cài đặt hay hướng dẫn sử dụng không?
• Giá cuối cùng bạn phải thanh toán là bao nhiêu
• Giá thanh toán có kèm thêm khuyến mãi nào không?
• Giá gia hạn của chữ ký số sau khi sử dụng cao hay thấp.

Về dịch vụ hỗ trợ khách hàng sau khi bán: Vào dịp cuối mỗi quý, cuối năm, quá trình kê khai thuế, nộp thuế, BHXH, hải quan điện tử,…thường xuyên xuất hiện các sự cố, đại lý/CTV bán chữ ký số cho bạn có nghiệp vụ đủ tốt và sự nhiệt tình để giúp bạn giải quyết vấn đề không ?

Với kinh nghiệm nhiều năm cung cấp dịch vụ về lĩnh vực Kế toán và làm việc với các nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số, theo đánh giá của khách hàng đã và đang sử dụng dịch vụ thì Bảo Tín là đơn vị cung cấp chữ ký số uy tín ở Việt Nam. Trên đây là những thông tin cần thiết mà Bảo Tín đã cung cấp cho bạn về chữ ký số. Nếu bạn cần được tư vấn thêm thông tin về vần đề này hoặc kế toán – thuế… liên hệ ngay với Bảo Tín để được tư vấn miễn phí nhé!

6. Câu hỏi thường gặp

Block "so-dien-thoai" not found