Phiếu chi chứng từ kế toán là một tài liệu quan trọng trong quá trình ghi nhận và kiểm soát các giao dịch chi tiêu của doanh nghiệp. Việc lập phiếu chi chứng từ kế toán cũng có những quy định chung cần tuân thủ và hỗ trợ đáng kể cho hoạt động theo dõi thu – chi cũng như quản lý tình hình tài chính của doanh nghiệp. Cùng Bảo Tín điểm qua những điểm nổi bật nhất xoay quanh Mẫu phiếu chi chứng từ kế toán mới nhất hiện nay ngay trong bài viết sau!
TẠI SAO PHẢI LẬP PHIẾU CHI CHỨNG TỪ KẾ TOÁN THEO ĐÚNG QUY ĐỊNH?
Việc lập phiếu chi chứng từ kế toán theo đúng quy định là cần thiết vì các lí do sau:
- Tuân thủ quy định pháp luật: Lập phiếu chi chứng từ kế toán theo quy định pháp luật là nghĩa vụ của doanh nghiệp. Việc này giúp đảm bảo tính hợp pháp và tuân thủ quy định của cơ quan thuế và các cơ quan quản lý khác.
- Ghi nhận chính xác thông tin: Phiếu chi chứng từ kế toán cần được lập theo đúng quy định để đảm bảo ghi nhận chính xác thông tin về mục đích, số tiền, đối tượng chi, ngày tháng và các thông tin liên quan khác. Điều này giúp cung cấp dữ liệu chính xác và đáng tin cậy trong quá trình phân tích, báo cáo và kiểm tra kế toán.
- Kiểm soát nội bộ và phòng ngừa gian lận: Lập phiếu chi chứng từ kế toán theo đúng quy định giúp tạo ra sự kiểm soát nội bộ chặt chẽ trong việc quản lý chi tiêu của doanh nghiệp. Điều này giúp phát hiện và ngăn chặn các hành vi gian lận, lạm dụng tài sản hoặc rủi ro khác liên quan đến chi tiêu.
- Hỗ trợ kiểm toán và kiểm tra: Khi lập phiếu chi chứng từ kế toán theo đúng quy định, doanh nghiệp tạo ra các bằng chứng hợp lệ và đầy đủ để hỗ trợ quá trình kiểm toán nội bộ và kiểm tra từ các bên liên quan, bao gồm cơ quan thuế và cơ quan quản lý khác.
Vì vậy, lập phiếu chi chứng từ kế toán theo đúng quy định là cần thiết để đảm bảo tính chính xác, hợp pháp và kiểm soát trong quá trình ghi nhận, quản lý và báo cáo các giao dịch chi tiêu của doanh nghiệp.
CHỨNG TỪ KẾ TOÁN ĐƯỢC QUY ĐỊNH NHƯ THẾ NÀO?
Căn cứ theo quy định tại Điều 3 Thông tư 107/2017/TT-BTC quy định về chứng từ kế toán như sau:
Điều 3. Quy định về chứng từ kế toán
- Các đơn vị hành chính, sự nghiệp đều phải sử dụng thống nhất mẫu chứng từ kế toán thuộc loại bắt buộc quy định trong Thông tư này. Trong quá trình thực hiện, các đơn vị không được sửa đổi biểu mẫu chứng từ thuộc loại bắt buộc.
- Ngoài các chứng từ kế toán bắt buộc được quy định tại Thông tư này và các văn bản khác, đơn vị hành chính, sự nghiệp được tự thiết kế mẫu chứng từ để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Mẫu chứng từ tự thiết kế phải đáp ứng tối thiểu 7 nội dung quy định tại Điều 16 Luật Kế toán, phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý của đơn vị.
- Đối với mẫu chứng từ in sẵn phải được bảo quản cẩn thận, không được để hư hỏng, mục nát. Séc, Biên lai thu tiền và giấy tờ có giá phải được quản lý như tiền.
- Danh mục, mẫu và giải thích phương pháp lập các chứng từ kế toán bắt buộc quy định tại Phụ lục số 01 kèm theo Thông tư này.
CÁCH LẬP PHIẾU CHI CHỨNG TỪ KẾ TOÁN ĐƯỢC QUY ĐỊNH NHƯ THẾ NÀO?
Phương pháp lập phiếu chi được quy định tại Phụ lục số 01 ban hành kèm theo Hướng dẫn số 47/HD-TLĐ năm 2021. Hướng dẫn cụ thể về Cách lập phiếu chi chứng từ kế toán chi tiết như sau:
– Phiếu chi phải đóng thành quyển
– Số Phiếu chi phải đánh liên tục trong 1 kỳ kế toán.
– Tên đơn vị, mã đơn vị sử dụng ngân sách phải được ghi rõ ở vị trí góc trên, bên trái của Phiếu chi
– Ngày, tháng, năm lập Phiếu và ngày, tháng, năm chi tiền đều phải được thể hiện đầy đủ, rõ ràng. Trong đó:
- Ghi rõ họ tên, địa chỉ người nhận tiền.
- Dòng “Nội dung” ghi rõ nội dung chi tiền.
- Dòng “Số tiền”: Ghi số tiền xuất quỹ bằng số hoặc bằng chữ, ghi rõ đơn vị tính là đồng Việt Nam, hay đơn vị tiền tệ khác.
- Dòng tiếp theo ghi số hoặc loại chứng từ kế toán khác kèm theo Phiếu chi.
– Kế toán lập Phiếu chi ghi đầy đủ các nội dung và ký vào từng liên, chuyển cho kế toán trưởng.
– Kế tóa trưởng nhận Phiếu chi và tiến hành soát xét, sau đó đưa về Thủ trưởng đơn vị
– Thủ trưởng đơn vị ký duyệt, sau đó chuyển cho thủ quỹ để xuất quỹ.
Sau khi nhận đủ số tiền, người nhận tiền phải ghi số tiền đã nhận bằng số và bằng chữ, ký, ghi rõ họ tên vào Phiếu chi.
– Phiếu chi được lập thành 3 liên:
- Liên 1 lưu ở nơi lập phiếu.
- Liên 2 thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ và chuyển cho kế toán cùng với chứng từ kế toán khác để ghi sổ kế toán.
- Liên 3 giao cho người nhận tiền.
* Trong đó: Đối với liên dùng để giao dịch thanh toán với bên ngoài thì phải đóng dấu của đơn vị.
Chú ý:
- Nếu là chi ngoại tệ phải ghi rõ tỷ giá ngoại tệ tại thời điểm xuất quỹ để tính ra tổng số tiền theo đơn vị đồng Việt Nam ghi sổ.
- Nếu các đơn vị công đoàn cơ sở không bố trí đủ nhân lực kế toán thì kế toán sẽ thực hiện ký cả người lập phiếu và kế toán.
NẾU DOANH NGHIỆP KHÔNG LẬP PHIẾU CHI CHỨNG TỪ KẾ TOÁN NHƯ QUY ĐỊNH THÌ SAO?
Nếu doanh nghiệp không lập phiếu chi chứng từ kế toán theo quy định, có thể xảy ra những hậu quả tiềm tàng như:
- Vi phạm quy định pháp luật: Việc không tuân thủ quy định lập phiếu chi chứng từ kế toán có thể bị coi là vi phạm quy định pháp luật về kế toán và thuế. Điều này có thể dẫn đến các hình phạt hành chính từ phía cơ quan thuế hoặc các cơ quan quản lý khác.
- Không có bằng chứng và kiểm soát nội bộ: Lập phiếu chi chứng từ kế toán theo quy định giúp tạo ra bằng chứng và tài liệu hợp lệ để kiểm soát nội bộ. Nếu không có phiếu chi chứng từ đầy đủ, sẽ khó xác định rõ nguồn gốc và cơ sở hợp lý cho các khoản chi tiêu. Điều này tạo ra một môi trường không thuận lợi cho việc kiểm soát tài chính và phòng ngừa gian lận.
- Ghi nhận và báo cáo không chính xác: Việc không lập phiếu chi chứng từ kế toán theo quy định có thể dẫn đến việc ghi nhận và báo cáo không chính xác về chi tiêu của doanh nghiệp. Điều này có thể ảnh hưởng đến độ tin cậy của thông tin tài chính, gây khó khăn trong việc phân tích, quản lý và ra quyết định kinh doanh.
- Khó khăn trong kiểm toán và kiểm tra: Khi không có phiếu chi chứng từ kế toán đầy đủ, doanh nghiệp gặp khó khăn trong quá trình kiểm toán nội bộ và kiểm tra từ các bên liên quan. Điều này có thể gây trì hoãn, tăng chi phí và tạo ra sự nghi ngờ về tính trung thực và minh bạch của các hoạt động kinh doanh.
Tóm lại, không lập phiếu chi chứng từ kế toán theo quy định có thể gây ra nhiều vấn đề pháp lý, gian lận tài chính và khó khăn trong quản lý tài chính. Do đó, đảm bảo tuân thủ quy định và lập phiếu chi chứng từ kế toán theo đúng quy định là rất quan trọng trong hoạt động kế toán của doanh nghiệp.
Bài viết trên, BẢO TÍN đã hướng dẫn chi tiết cho bạn về Cách lập phiếu chi chứng từ kế toán được quy định như thế nào. Hy vọng với những chia sẻ trên sẽ giúp bạn thực hiện lập phiếu chi tốt và chính xác. Nếu bạn đang gặp phải những vướng mắc khác, bạn có thể liên hệ với BẢO TÍN để được giải đáp.
