Xuất hóa đơn quà biếu tặng cho nhân viên chính là một trong những vấn đề thường nhận được nhiều câu hỏi nhất từ các doanh nghiệp SMEs Việt Nam. Việc ghi nhận và xử lý các khoản chi phí này trong sổ sách kế toán cũng như công tác lập và xuất hóa đơn cần được thực hiện đúng theo quy định của pháp luật. Hãy cùng Đại lý thuế Bảo Tín tìm hiểu chi tiết về vấn đề này nhé!
1. Có phải lập, xuất hóa đơn quà biếu tặng cho nhân viên không?
Việc lập và xuất hóa đơn cho quà biếu tặng cho nhân viên là một vấn đề đáng quan tâm trong công tác quản lý tài chính và tuân thủ các quy định pháp lý. Dưới đây là những thông tin chi tiết về vấn đề này.
1.1. Căn cứ pháp lý
Theo quy định hiện hành, việc lập và xuất hóa đơn đối với quà biếu tặng cho nhân viên là bắt buộc. Điều này được quy định cụ thể tại:
- Khoản 7 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC
Trích Khoản 7 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC: “Người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa và dịch vụ, bao gồm cả các trường hợp hàng hoá và dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng hay trả thay lương cho người lao động …”;
- Khoản 9 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC
Trích Khoản 9 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC: “Sử dụng hoá đơn, chứng từ đối với hàng hoá và dịch vụ cho, biếu, tặng đối với tổ chức kê khai, nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: Đối với hàng hoá và dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trả thay lương cho người lao động thì phải lập hoá đơn GTGT (hoặc hoá đơn bán hàng), trên hoá đơn ghi đầy đủ các chỉ tiêu và tính thuế GTGT như hoá đơn xuất bán hàng hoá và dịch vụ cho khách hàng”.
1.2. Quy định về việc ghi nhận quà biếu tặng cho nhân viên
Theo các quy định, chỉ dẫn đã được ban hành, doanh nghiệp phải lập hóa đơn khi có sự phát sinh liên quan đến quà biếu tặng, không phân biệt quà có giá trị lớn hay nhỏ.
- Hóa đơn phải được lập đầy đủ các chỉ tiêu theo quy định, bao gồm tên, địa chỉ, mã số thuế của doanh nghiệp, tên, địa chỉ của người nhận quà, tên hàng hóa, đơn giá, số lượng, thành tiền.
- Hóa đơn có thể được lập bằng phần mềm hoặc bằng tay, nhưng phải đảm bảo đầy đủ các yêu cầu về hình thức và nội dung.
- Doanh nghiệp cần lưu giữ hóa đơn này như một chứng từ kế toán hợp pháp.
Ngoài việc phải lập hóa đơn, việc ghi nhận quà biếu tặng cho nhân viên trong sổ sách kế toán cũng cần tuân thủ các quy định. Cụ thể:
- Quà biếu tặng cho nhân viên được ghi nhận vào tài khoản chi phí quản lý doanh nghiệp.
- Giá trị của quà tặng không vượt quá mức quy định tại Thông tư 96/2015/TT-BTC, tức không quá 01 tháng lương cơ bản.
- Doanh nghiệp cần lưu giữ đầy đủ hóa đơn, chứng từ liên quan để phục vụ công tác kế toán, kiểm tra, thanh tra.
Tóm lại, việc lập và xuất hóa đơn cho quà biếu tặng nhân viên là bắt buộc. Doanh nghiệp cần tuân thủ đầy đủ các quy định pháp lý về hình thức, nội dung hóa đơn cũng như ghi nhận trong sổ sách kế toán. Việc này không chỉ đảm bảo tính pháp lý, mà còn giúp doanh nghiệp quản lý tài chính, thuế và chứng từ kế toán một cách chặt chẽ.
2. Cách xuất hóa đơn quà tặng cho nhân viên
Khi doanh nghiệp muốn tặng quà cho nhân viên, việc xuất hóa đơn chính xác là điều cần thiết. Sau đây là hướng dẫn chi tiết về cách thức xuất hóa đơn quà tặng cho nhân viên.
2.1. Ghi thông tin người mua trên hóa đơn
Trên hóa đơn, phần thông tin người mua cần ghi tên của doanh nghiệp đang tặng quà cho nhân viên. Không ghi tên của cá nhân nhận quà, mà chỉ ghi tên pháp nhân là doanh nghiệp.
- Ghi rõ đầy đủ tên doanh nghiệp, không viết tắt.
- Sử dụng tên doanh nghiệp đã đăng ký kinh doanh chính thức.
- Nếu doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, ghi tên chi nhánh cụ thể đang tặng quà.
2.2. Thể hiện hình thức thanh toán là “không thu tiền”
Khi xuất hóa đơn quà tặng, phần “Hình thức thanh toán” sẽ không ghi “Tiền mặt” hay “Chuyển khoản” vì đây là hàng hóa được tặng miễn phí, không thu tiền. Thay vào đó, ghi rõ “Không thu tiền”.
- Không được ghi Tiền mặt (TM) hay Chuyển khoản (CK).
- Ghi rõ “Không thu tiền” để phân biệt với các giao dịch bán hàng thông thường.
- Điều này thể hiện rõ mục đích tặng quà, không phải bán hàng.
2.3. Ghi chú “Hàng tặng không thu tiền”
Trong mục “Tên hàng hóa, dịch vụ”, cần ghi thêm dòng chú thích “Hàng tặng không thu tiền”. Điều này giúp doanh nghiệp có căn cứ hạch toán khoản chi phí tặng quà cho nhân viên.
- Ghi “Hàng tặng không thu tiền” để phân biệt với các mặt hàng bán ra.
- Đây là căn cứ để doanh nghiệp hạch toán khoản chi phí tặng quà.
- Giúp minh chứng rõ ràng cho mục đích tặng quà, không phải giao dịch mua bán thông thường.
2.4. Phần đơn giá
Mặc dù đây là quà tặng, nhưng doanh nghiệp vẫn cần ghi đơn giá của hàng hóa trên hóa đơn. Đơn giá được ghi chính là giá của hàng hóa tại thời điểm phát sinh, không phải là giá ưu đãi hay giá 0 đồng.
- Ghi đúng đơn giá của hàng hóa tại thời điểm phát sinh
- Không ghi giá ưu đãi hoặc giá 0 đồng
2.5. Ghi nhận thành tiền
Phần thành tiền, thuế GTGT và tổng thanh toán trên hóa đơn sẽ được ghi nhận như hóa đơn bán hàng thông thường. Doanh nghiệp cần lưu ý đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của các thông tin này.
- Ghi nhận đầy đủ thông tin về thành tiền, thuế GTGT và tổng thanh toán
- Kiểm tra kỹ các con số để đảm bảo tính chính xác
Tóm lại, việc xuất hóa đơn quà tặng cho nhân viên cần tuân thủ các quy định về hóa đơn chứng từ, đảm bảo tính hợp pháp và phù hợp với yêu cầu của cơ quan thuế. Doanh nghiệp cần lưu ý các điểm như ghi đúng thông tin người mua, thể hiện “không thu tiền”, ghi chú “hàng tặng không thu tiền”, ghi đúng đơn giá và các thông tin về thành tiền, thuế GTGT.
3. Cách hạch toán hàng biếu tặng cho nhân viên
Khi doanh nghiệp muốn tặng quà cho nhân viên, việc hạch toán các khoản chi phí liên quan đến xuất hóa đơn quà biếu tặng cho nhân viên là rất quan trọng. Dưới đây là ba trường hợp cụ thể về cách hạch toán hàng biếu tặng cho nhân viên.
3.1. Trường hợp hàng cho biếu tặng ngay cho nhân viên không qua kho
Trong trường hợp doanh nghiệp mua hàng hóa trực tiếp để tặng cho nhân viên mà không đưa vào kho, khi xuất hóa đơn quà biếu tặng cho nhân viên, doanh nghiệp sẽ ghi nhận chi phí vào tài khoản chi phí quà biếu, tặng khác. Đây là cách hạch toán đơn giản và tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp.
- Lưu ý: Doanh nghiệp cần lưu giữ đầy đủ hóa đơn, chứng từ mua hàng để chứng minh tính hợp pháp của khoản chi phí này.
- Ghi nhận chi phí quà biếu, tặng cho nhân viên vào tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp.
- Đảm bảo rõ ràng, minh bạch trong việc xuất hóa đơn quà biếu tặng cho nhân viên.
Nợ 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Nợ 133 (nếu có) – Thuế GTGT được khấu trừ
Có 111, 112, 331 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, phải trả cho người bán
Có 33311 – Thuế GTGT đầu ra
Ví dụ:
Công Bảo Tín mua quà lưu niệm trực tiếp để tặng nhân viên nhân dịp kỷ niệm ngày thành lập công ty. Giá trị tính thuế trên hóa đơn là 80.000.000đ, VAT là 8.000.000đ, đã được thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng.
→ Cách hạch toán hàng hóa trong trường hợp này như sau:
Nợ TK 642: 80.000.000đ
Nợ TK 133: 8.000.000đ
Có TK 112: 88.000.000đ
3.2. Trường hợp mua hàng về nhập kho, sau đó xuất để cho biếu tặng nhân viên
Nếu doanh nghiệp mua hàng hóa về nhập kho trước, sau đó mới xuất ra để tặng cho nhân viên, khi lập hóa đơn xuất kho, doanh nghiệp sẽ ghi nhận giá trị của hàng hóa xuất kho vào tài khoản chi phí quà biếu, tặng.
- Ghi nhận giá trị hàng hóa xuất kho vào tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp.
- Lưu giữ đầy đủ chứng từ liên quan như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hóa đơn mua hàng.
- Chú ý ghi rõ mục đích sử dụng của hàng hóa xuất kho là để tặng cho nhân viên.
Nợ 152, 153, 156, 211 – NVL, CCDC, HH, TSCĐ
Nợ 133 (nếu có) – Thuế GTGT được khấu trừ
Có 111, 112, 331 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, phải trả cho người bán
Nợ 642 – Chi phí quản lý DN
Có 152, 153, 156, 211 – NVL, CCDC, HH, TSCĐ
Có 33311 – Thuế GTGT đầu ra
Ví dụ:
Công Bảo Tín nhập kho 1 lô bánh trung thu để tặng cho nhân viên nhân dịp mừng tết trung thu. Giá trị tính thuế trên hóa đơn là 60.000.000đ, VAT là 6.000.000đ, chưa thanh toán cho bên cung cấp.
→ Cách hạch toán hàng hóa trong trường hợp này như sau:
- Khi mua hàng về:
Nợ TK 156: 60.000.000đ
Nợ TK 1331: 6.000.000đ
Có TK 331: 66.000.000đ
- Khi xuất cho biếu tặng:
Nợ TK 642 : 66.000.000
Có TK 156: 60.000.000đ
Có TK 3331: 6.000.000đ
3.3. Trường hợp hàng cho biếu tặng bằng quỹ khen thưởng phúc lợi
Nếu doanh nghiệp sử dụng quỹ khen thưởng, phúc lợi để mua hàng hóa tặng cho nhân viên, khi lập hóa đơn xuất kho, doanh nghiệp sẽ ghi nhận giá trị của hàng hóa xuất kho vào tài khoản chi phí khen thưởng, phúc lợi.
- Ghi nhận giá trị hàng hóa xuất kho vào tài khoản 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi.
- Lưu giữ đầy đủ chứng từ liên quan như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hóa đơn mua hàng.
- Chú ý ghi rõ mục đích sử dụng của hàng hóa xuất kho là để tặng cho nhân viên.
Nợ 353 – Quỹ khen thưởng & phúc lợi
Có 5111 – Doanh thu bán hàng & cung cấp dịch vụ
Có 3331 – Thuế GTGT phải nộp
Nợ 632 – Giá vốn hàng bán
Có 152, 153, 155, 156 – Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, thành phẩm, hàng hóa
Ví dụ:
Công ty Bảo Tín sử dụng 100 triệu đồng từ quỹ khen thưởng, phúc lợi để mua 1.000 chiếc áo thun làm quà tặng cho nhân viên nhân dịp Tết Nguyên Đán. Giá trị tính thuế VAT của 1.000 chiếc áo thun là 90 triệu đồng, trong đó VAT là 9 triệu đồng.
→ Cách hạch toán hàng hóa trong trường hợp này như sau:
- Khi nhập kho 1.000 chiếc áo thun:
Nợ TK 156 – Hàng hóa: 90.000.000 đồng
Nợ TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ: 9.000.000 đồng
Có TK 331 – Phải trả cho người bán: 99.000.000 đồng
- Khi xuất kho 1.000 chiếc áo thun để tặng cho nhân viên:
Nợ TK 642 – Chi phí khen thưởng, phúc lợi: 99.000.000 đồng
Có TK 156 – Hàng hóa: 90.000.000 đồng
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp: 9.000.000 đồng
Trong trường hợp này, Công ty Bảo Tín sử dụng 100 triệu đồng từ quỹ khen thưởng, phúc lợi để mua 1.000 chiếc áo thun làm quà tặng cho nhân viên. Khi xuất kho, Công ty ghi nhận giá trị của hàng hóa vào tài khoản chi phí khen thưởng, phúc lợi (TK 642).
Tóm lại, doanh nghiệp cần lưu ý các quy định về hạch toán, xuất hóa đơn quà biếu tặng cho nhân viên nhằm đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch của các khoản chi phí này.
4. Cách ghi nhận là chi phí được trừ đối với quà tặng cho nhân viên
Theo quy định về thuế thu nhập doanh nghiệp, chi phí quà tặng cho nhân viên, bao gồm cả chi phí xuất hóa đơn quà biếu tặng cho nhân viên, được coi là khoản chi phí hợp lý, hợp lệ và được trừ khi tính thu nhập chịu thuế. Tuy nhiên, có một số lưu ý cần chú ý khi ghi nhận các khoản chi phí này.
4.1. Đối với chi phí quà tặng tết nguyên đán
Các khoản chi phí quà tặng tết nguyên đán cho nhân viên, bao gồm cả chi phí xuất hóa đơn quà biếu tặng cho nhân viên, được coi là chi phí hợp lý, hợp lệ và được trừ khi tính thu nhập chịu thuế. Tuy nhiên, cần lưu ý, để chi phí mua quà tặng Tết cho nhân viên được tính vào chi phí hợp lý của doanh nghiệp, cần có các chứng từ sau:
- Hợp đồng mua bán (nếu có): Doanh nghiệp cần có hợp đồng mua bán với nhà cung cấp quà tặng, thể hiện rõ số lượng, đơn giá, tổng giá trị của các mặt hàng quà tặng.
- Hóa đơn mua quà tặng: Doanh nghiệp cần có hóa đơn mua quà tặng từ nhà cung cấp, thể hiện rõ số lượng, đơn giá, tổng giá trị của các mặt hàng quà tặng.
- Chứng từ thanh toán: Doanh nghiệp cần có chứng từ thanh toán (phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi) cho nhà cung cấp, thể hiện rõ số tiền đã thanh toán.
- Hóa đơn đầu ra: Doanh nghiệp cần có hóa đơn đầu ra khi xuất quà tặng cho nhân viên, thể hiện rõ số lượng, đơn giá, tổng giá trị của các mặt hàng quà tặng.
- Danh sách nhân viên được nhận quà và được ký xác nhận: Doanh nghiệp cần có danh sách nhân viên được nhận quà tặng, và có chữ ký xác nhận của từng nhân viên.
- Quyết định của công ty về quà tặng cho nhân viên: Doanh nghiệp cần có quyết định của công ty về chính sách quà tặng Tết cho nhân viên, bao gồm mức giá trị quà tặng, đối tượng được tặng quà, và các quy định liên quan.
- Các quy chế, quy định nội bộ liên quan: Doanh nghiệp cần có các quy chế tài chính, quy chế chi tiêu nội bộ, quy chế lương thưởng, thỏa ước lao động tập thể và hợp đồng lao động của nhân viên… để chứng minh tính hợp lý của việc chi quà tặng Tết.
Với đầy đủ các chứng từ này, doanh nghiệp có thể tính chi phí mua quà tặng Tết cho nhân viên vào chi phí hợp lý, được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.
4.2. Đối với chi phí quà biếu tặng là bánh trung thu
Chi phí quà biếu tặng là bánh trung thu cho nhân viên, bao gồm cả chi phí xuất hóa đơn quà biếu tặng cho nhân viên, cũng được coi là chi phí hợp lý, hợp lệ và được trừ khi tính thu nhập chịu thuế. Tuy nhiên, cần lưu ý:
- Các khoản chi này phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định.
- Tổng số chi có tính chất phúc lợi, bao gồm cả chi quà tặng, không vượt quá 1 tháng lương bình quân thực tế trong năm tính thuế của doanh nghiệp.
Ví dụ:
Công ty Bảo Tín chi 2.000.000 đồng/người làm quà tặng bánh trung thu.
Tổng thu nhập trong năm của người nhận quà là 100.000.000 đồng, làm việc 12 tháng.
Vậy lương bình quân 1 tháng là 100.000.000 đồng / 12 tháng = 8.333.333 đồng/tháng.
→ Khoản chi quà tặng 2.000.000 đồng/người nhỏ hơn 1 tháng lương bình quân, nên được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN và được khấu trừ thuế GTGT. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn phải lập hóa đơn GTGT như bán hàng thông thường cho các khoản chi này.
4.3. Đối với chi phí quà biếu tặng 8/3, 20/10, 1/6, sinh nhật cho nhân viên
Chi phí quà biếu tặng nhân dịp 8/3, 20/10, 1/6 và sinh nhật cho nhân viên, bao gồm cả chi phí xuất hóa đơn quà biếu tặng cho nhân viên, cũng được coi là chi phí hợp lý, hợp lệ và được trừ khi tính thu nhập chịu thuế. Tuy nhiên, cần lưu ý: Nếu chi phí phúc lợi sinh nhật cho nhân viên có giá trị dưới 200.000 đồng/người, doanh nghiệp có thể chủ động tổng hợp các khoản chi phí và lập chung thành một hóa đơn. (Theo Nghị quyết 119/2018/NĐ-CP).
Tóm lại, để các khoản chi phí quà tặng, bao gồm cả chi phí xuất hóa đơn quà biếu tặng cho nhân viên, được coi là chi phí hợp lý, hợp lệ và được trừ khi tính thu nhập chịu thuế, doanh nghiệp cần tuân thủ đầy đủ các quy định về mức giới hạn, hóa đơn chứng từ và thông tin người nhận.
5. Các câu hỏi thường gặp về việc xuất hóa đơn quà biếu tặng cho nhân viên
Việc xuất hóa đơn quà biếu tặng cho nhân viên là một thủ tục quan trọng để doanh nghiệp được ghi nhận chi phí này là chi phí được trừ khi tính thuế. Sau đây là một số câu hỏi thường gặp liên quan đến vấn đề này:
Câu hỏi 1: Doanh nghiệp cần xuất hóa đơn như thế nào khi mua quà biếu tặng cho nhân viên?
Trả lời: Đối với những khoản quà tặng có giá trị dưới 200.000 đồng/người, doanh nghiệp có thể tổng hợp và lập chung thành một hóa đơn theo quy định tại Nghị quyết 119/2018/NĐ-CP. Việc xuất hóa đơn quà biếu tặng cho nhân viên cần đảm bảo đầy đủ thông tin và tuân thủ các quy định về hóa đơn.
Câu hỏi 2: Khi nào thì khoản chi phí quà biếu tặng cho nhân viên được ghi nhận là chi phí được trừ?
Trả lời: Để khoản chi phí quà biếu tặng cho nhân viên được ghi nhận là chi phí được trừ, doanh nghiệp cần đảm bảo các điều kiện như: có hóa đơn, chứng từ hợp pháp; tổng mức chi phí không vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế thanh toán; mức chi phí cho mỗi cá nhân không vượt quá 03 lần lương cơ sở do Nhà nước quy định.
Câu hỏi 3: Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi xuất hóa đơn quà biếu tặng cho nhân viên?
Trả lời: Khi xuất hóa đơn quà biếu tặng cho nhân viên, doanh nghiệp cần lưu ý ghi đầy đủ thông tin trên hóa đơn, bao gồm: tên người nhận quà, số lượng, giá trị quà tặng. Đồng thời, doanh nghiệp phải lưu trữ đầy đủ hóa đơn, chứng từ liên quan để đảm bảo tính hợp pháp của khoản chi phí này.
Câu hỏi 4: Doanh nghiệp có được tổng hợp nhiều khoản quà tặng thành một hóa đơn không?
Trả lời: Đúng vậy, đối với những khoản quà tặng có giá trị dưới 200.000 đồng/người, doanh nghiệp có thể tổng hợp và lập chung thành một hóa đơn. Việc này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí khi xuất hóa đơn quà biếu tặng cho nhân viên.
Câu hỏi 5: Ngoài việc xuất hóa đơn, doanh nghiệp còn cần lưu ý gì khi chi phí quà biếu tặng cho nhân viên?
Trả lời: Bên cạnh việc xuất hóa đơn quà biếu tặng cho nhân viên, doanh nghiệp cần lưu ý các yêu cầu khác như: tổng mức chi phí không vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế thanh toán; mức chi phí cho mỗi cá nhân không vượt quá 03 lần lương cơ sở do Nhà nước quy định. Các khoản chi phí này cũng phải phù hợp với điều kiện, hoàn cảnh của doanh nghiệp và không được sử dụng với mục đích trục lợi.
6. Lời kết
Xuất hóa đơn quà biếu tặng cho nhân viên là một vấn đề mà nhiều doanh nghiệp và kế toán viên gặp phải. Tuy nhiên, với sự hướng dẫn chi tiết ở trên, bạn đã nắm rõ được các trường hợp và cách thực hiện đúng quy định, bảo vệ được quyền lợi của doanh nghiệp. Quan trọng nhất là doanh nghiệp cần chú ý các điều kiện để được trừ thuế khi chi tiền mua quà tặng nhân viên, đồng thời lưu giữ đầy đủ hóa đơn, chứng từ.
Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần hiểu rõ các quy định về mức hạn mức được trừ khi tặng quà cho nhân viên. Từ đó, có thể lập kế hoạch và quản lý chi phí hợp lý, đảm bảo tuân thủ pháp luật.
Hy vọng những thông tin trên đã giúp ích cho bạn trong quá trình tìm lời giải đáp cho thắc mắc xuất hóa đơn quà biếu tặng cho nhân viên như thế nào? Nếu còn vấn đề gì chưa rõ, hãy liên hệ với Đại lý thuế Bảo Tín để được tư vấn chi tiết.
