Báo cáo quản trị là một thuật ngữ được nhắc đến nhiều trong lĩnh vực kinh doanh, đóng vai trò quyết định tới công việc định hướng đưa ra quyết định của nhà lãnh đạo. Để lập báo cáo quản trị cần phải thực hiện những gì? Hãy cùng với kế toán Bảo Tín tìm hiểu cách lập báo cáo quản trị mới nhất thông qua bài viết dưới đây nhé.
1. Tổng quan về báo cáo quản trị trong doanh nghiệp
Báo cáo quản trị là một bản báo cáo đóng vai trò đặc biệt quan trọng, nhằm phục vụ nhu cầu bên trong nội bộ doanh nghiệp. Được xem là nguồn dữ liệu kinh doanh để các nhà quản trị đưa ra các quyết định, chiến lược phù hợp và chính xác hơn. Một hệ thống báo cáo quản trị đầy đủ và chuyên nghiệp sẽ cung cấp cho người lãnh đạo toàn cảnh về doanh nghiệp, ở mỗi khía cạnh và góc nhìn khác nhau. Người xây dựng báo cáo sẽ thu thập dữ liệu từ các phòng ban khác nhau trong doanh nghiệp. Theo dõi đồng thời tổng hợp các chỉ số cần thiết về hiệu suất sau đó trình bày một cách dễ hiểu nhất.
Xem thêm: Hướng dẫn lập báo cáo tài chính mẫu B01-DNNKLT theo TT133
2. Cách lập báo cáo quản trị chính xác nhất
Quy trình lập báo cáo quản trị là toàn bộ quá trình thu thập, phân tích và tổng hợp dữ liệu từ tất cả các bộ phận phòng ban vận hành trong doanh nghiệp. Gồm có 6 bước như sau:
- Xác định nhu cầu sử dụng thông tin báo cáo quản trị: Người xây dựng báo cáo quản trị cần trao đổi đồng thời ghi nhận nhu cầu sử dụng thông tin từ cấp quản trị để xác định được các mục tiêu cơ bản của bảng báo cáo. Cần xác định được các thông tin cơ bản như: Ai sẽ là người xem báo cáo quản trị: Báo cáo quản trị phải cung cấp được những thông tin gì? Yêu cầu về thông tin cung cấp (giới hạn về chi phí, thời gian)?
- Xác định nội dung lập báo cáo quản trị: Là bước lên ý tưởng thiết kế nội dung bố cục của các báo cáo. Trên cơ sở nhu cầu về thông tin đã được xác định từ đó tiến hành phân tích thông tin chính, thông tin phụ và cách trình bày làm sao để phù hợp và dễ dàng truyền tải thông tin đến với người xem.
- Thu thập dữ liệu: Có thể thu thập từ nguồn dữ liệu bên trong hoặc bên ngoài, sơ cấp hay thứ cấp, người xây dựng cần phải có kế hoạch chi tiết để tập hợp được toàn bộ thông tin cần dùng cho báo cáo quản trị. Nguồn dữ liệu nội bộ có thể lấy từ hệ thống Tài chính – Kế toán, hệ thống nhân sự, kinh doanh,… hay một số bộ phận phòng ban khác có liên quan. Nguồn dữ liệu bên ngoài cần có liên quan đến chiến lược phát triển ngành nghề và lĩnh vực liên quan của doanh nghiệp. Có nhiều cách để có thể thực hiện được công việc ở bước này: có thể là cập nhật thủ công, cập nhật báo cáo trên các hệ thống phần mềm hỗ trợ. Hoặc cũng có thể thông qua việc khảo sát, điều tra, tiếp nhận dữ liệu có sẵn từ internet.
- Xử lý và phân tích dữ liệu: Từ những dữ liệu thô đã được tổng hợp, người lập báo cáo quản trị cần có những kỳ năng nhất định liên quan tới các công cụ xử lý và phân tích mới có thể tạo ra những báo cáo với những nội dung đặc thù. Ngoài ra kỹ năng đọc hiểu, phân tích và đánh giá cũng đóng vai trò quan trọng, đòi hỏi tác giả phải có tầm nhìn, kiến thức và chuyên môn vững chắc.
- Lập và trình bày báo cáo quản trị: đây chính là bước giữ vai trò quan trọng. Tại bước này sẽ khẳng định được năng lực của người xây dựng báo cáo. Có định hướng và một tư duy tốt vẫn là chưa đủ, tác giả cần diễn giải và truyền đạt được thông tin bằng văn bản tốt để hỗ trợ tối đa cho công việc của các nhà quản trị. Việc trình bày báo cáo quản trị không theo một khuôn mẫu nhất định, người lập sẽ tự tìm kiếm, tham khảo và tùy chỉnh sao cho phù hợp với nhu cầu tại đơn vị của mình. Yêu cầu đối với việc trình bày báo cáo quản trị cần phải ngắn gọn, xúc tích, rõ ràng, dễ xem và dễ hiểu.
- Lưu trữ và kiểm soát báo cáo quản trị: Báo cáo quản trị được xem là tài liệu mật tối cao của mỗi doanh nghiệp, phạm vi công bố của bản báo cáo này cũng cần phải được quy định và xác lập từ trước. Bên cạnh đó với vai trò quan trọng thì việc lưu trữ và kiểm soát báo cáo quản trị là một công việc vô cùng quan trọng. Mỗi doanh nghiệp cần phải có bộ phận , nhân sự chuyên trách và uy tín đối với công việc này.
Xem thêm: Lập mẫu báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo số lượng bằng HTKK
3. Những lưu ý khi lập báo cáo quản trị
Người lập báo cáo quản trị phải là người hiểu về công ty một cách tường tận từng chi tiết nhỏ.
Hệ thống báo cáo quản trị cần được thiết lập dựa trên các nguyên tắc sau đây:
- Xây dựng dựa trên 3 yếu tố như sau: lập – đọc – phân tích.
- Không được copy, sao chép báo cáo quản trị. Tình trạng sản xuất kinh doanh của mỗi công ty là khác nhau, không đơn vị nào giống với đơn vị nào. Vì thế nên không sao chép, copy là nguyên tắc vô cùng quan trọng. Chúng ta có thể tham khảo cách làm, quy trình xây dựng báo cáo quản trị ở những đơn vị khác, nhưng tuyệt đối đối nội dung và số liệu thì không thể sao chép được.
Xem thêm: Dịch vụ kế toán giá rẻ
Thông qua bài viết trên Bảo Tín đã cung cấp cho bạn cách lập báo cáo quản trị mới nhất hiện nay. Hy vọng với những nội dung mà chúng tôi chia sẻ ở trên sẽ giúp ích được cho bạn trong việc lập báo cáo quản trị cho doanh nghiệp mình.
