Cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh là một quy trình quan trọng giúp các hộ kinh doanh thực hiện nghĩa vụ thuế một cách hiệu quả và minh bạch. Hóa đơn điện tử không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiểu rủi ro về sai sót trong thủ tục giấy tờ. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu chi tiết các bước và lưu ý cần thiết để xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh. Hãy theo dõi và khám phá thêm thông tin hữu ích trong bài viết của Đại lý thuế Bảo Tín!

1. Căn cứ pháp lý

Nghị định số 123/2020/NĐ-CP được Chính phủ ban hành ngày 19/10/2020;
Thông tư số 78/2021/TT-BTC được Bộ Tài chính ban hành ngày 17/09/2021;
Thông tư số 40/2021/TT-BTC được Bộ Tài chính ban hành ngày 01/06/2021.

2. Hóa đơn điện tử là gì?

Cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh bắt đầu từ việc hiểu rõ hóa đơn điện tử là gì. Hóa đơn điện tử được định nghĩa là một loại hóa đơn được tạo ra, lập, xử lý và lưu trữ bằng hệ thống điện tử của tổ chức hoặc cá nhân cung cấp hàng hóa và dịch vụ. Việc sử dụng hóa đơn điện tử phải tuân thủ các quy định của pháp luật về kế toán, thuế và giao dịch điện tử.

Hóa đơn điện tử được phân thành nhiều loại khác nhau, cụ thể như sau:

Hóa đơn có mã của cơ quan thuế: Loại hóa đơn này áp dụng cho hầu hết các doanh nghiệp, tổ chức và hộ kinh doanh thông thường. Đây là loại hóa đơn phổ biến nhất mà các hộ kinh doanh cần biết khi tìm hiểu cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh.
Hóa đơn không có mã của cơ quan thuế: Loại này áp dụng cho các doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực đặc thù như điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, tài chính, bảo hiểm, y tế, thương mại điện tử, và một số ngành dịch vụ khác như vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển và đường thủy.
Hóa đơn có mã được khởi tạo từ máy tính tiền: Đối với hộ kinh doanh thực hiện kê khai thuế, loại hóa đơn này được sử dụng cho các lĩnh vực liên quan trực tiếp đến người tiêu dùng, bao gồm:
- Nhóm kinh doanh ăn uống, nhà hàng, khách sạn.
- Nhóm bán lẻ hàng hóa như trung tâm thương mại và siêu thị.
- Nhóm bán lẻ thuốc tân dược.
- Nhóm dịch vụ giải trí, vé cầu đường, vé xe buýt, và vé tham quan du lịch.
- Nhóm kinh doanh vàng bạc.

Việc nắm rõ khái niệm hóa đơn điện tử và các loại hóa đơn này sẽ giúp bạn thực hiện đúng quy trình khi tìm hiểu cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh.

3. Quy định về đối tượng hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử

Cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh không chỉ đơn thuần là một thủ tục mà còn liên quan đến các quy định pháp lý cụ thể. Dưới đây là những quy định quan trọng về đối tượng hộ kinh doanh phải sử dụng hóa đơn điện tử, giúp bạn nắm rõ hơn về nghĩa vụ của mình.

3.1. Đối tượng bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử

Theo quy định tại Điều 6 Thông tư 78/2021/TT-BTC, có ba trường hợp mà hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử:

Hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh khai thuế theo phương pháp kê khai sẽ phải sử dụng hóa đơn điện tử.
Hộ kinh doanh khai thuế theo phương pháp khoán cũng cần sử dụng hóa đơn điện tử nếu có yêu cầu từ cơ quan thuế.
Hộ kinh doanh khai thuế theo từng lần phát sinh sẽ sử dụng hóa đơn điện tử nếu có yêu cầu.

Lưu ý rằng đối với trường hợp thứ hai và thứ ba, nếu hộ kinh doanh cần hóa đơn điện tử, cơ quan thuế sẽ cấp hóa đơn điện tử lẻ theo từng lần phát sinh.

3.2. Đối tượng chưa bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử

Không phải tất cả các hộ kinh doanh đều bắt buộc phải áp dụng hóa đơn điện tử. Những hộ kinh doanh hoạt động tại địa bàn có điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn, hoặc không có cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin, phần mềm kế toán và phần mềm hóa đơn điện tử, có thể tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy.

Thời gian được phép sử dụng hóa đơn giấy đối với các hộ kinh doanh này được quy định tại Khoản 2 Điều 11 Thông tư 78/2021/TT-BTC và Khoản 1 Điều 14 Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:

Đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh hoạt động từ trước ngày 01/07/2022: Họ được phép sử dụng hóa đơn giấy trong vòng 12 tháng tính từ ngày 01/07/2022.
Đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh mới thành lập từ ngày 01/07/2022: Họ sẽ được sử dụng hóa đơn giấy trong vòng 12 tháng kể từ thời điểm đăng ký sử dụng hóa đơn.

Việc nắm rõ các quy định về đối tượng hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử sẽ giúp bạn thực hiện đúng và đủ nghĩa vụ của mình trong việc xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh.

4. Cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh

Cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh bắt đầu bằng quy trình đăng ký hóa đơn điện tử với cơ quan thuế. Để có thể sử dụng hóa đơn điện tử, hộ kinh doanh cần thực hiện các bước đăng ký cụ thể theo từng phương pháp nộp thuế.

4.1. Đăng ký hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cho hai trường hợp chính.

ĐĂNG KÝ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ ĐỐI VỚI HỘ KINH DOANH NỘP THUẾ THEO PHƯƠNG PHÁP KÊ KHAI

Trường hợp 1: Hộ kinh doanh ở khu vực khó khăn và đặc biệt khó khăn

Hộ kinh doanh ở khu vực khó khăn cần thực hiện đăng ký trên Cổng thông tin Hệ thống hóa đơn điện tử. Các bước thực hiện như sau:

Đăng Nhập vào trang Cổng thông tin Hệ thống hóa đơn điện tử.
Chọn mục ký sử dụng hóa đơn điện tử.
Điền Thông Tin cần thiết theo yêu cầu của hệ thống và nhấn gửi.

Trong vòng 15 phút kể từ khi tờ khai được gửi, hệ thống sẽ gửi email thông báo việc tiếp nhận tờ khai. Nếu tờ khai được chấp nhận, hộ kinh doanh sẽ nhận được email chứa tài khoản và mật khẩu để đăng nhập vào Cổng thông tin điện tử.

Trường hợp 2: Các trường hợp còn lại

Đối với các hộ kinh doanh đã sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử, quy trình đăng ký như sau:

Truy Cập phần mềm hóa đơn điện tử.
Chọn Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT phụ lục IA Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và kê khai thông tin đăng ký hóa đơn điện tử.

Lưu ý rằng theo khoản 3 Điều 15 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, khi tờ khai được chấp nhận, hộ kinh doanh phải ngừng sử dụng và tiêu hủy hóa đơn giấy đã mua từ cơ quan thuế nếu chưa sử dụng.

ĐĂNG KÝ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ ĐỐI VỚI HỘ KINH DOANH NỘP THUẾ THEO PHƯƠNG PHÁP KHOÁN

Đối với các hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán, việc đăng ký hóa đơn điện tử phụ thuộc vào địa điểm hoạt động:

Hộ kinh doanh có địa điểm kinh doanh cố định: Nộp hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử tại Chi cục thuế nơi có địa điểm kinh doanh.
Hộ kinh doanh không có địa điểm kinh doanh cố định: Nộp hồ sơ đăng ký tại Chi cục thuế nơi cư trú hoặc nơi đăng ký kinh doanh.

Khi nắm rõ cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh, bạn sẽ có thể thực hiện đúng quy trình và đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật.

4.2. Quy trình hộ kinh doanh xuất hóa đơn điện tử

Cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh là một quy trình gồm nhiều bước cần thiết để đảm bảo việc thực hiện đúng quy định pháp luật. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về quy trình này, giúp hộ kinh doanh có thể xuất hóa đơn điện tử một cách hiệu quả.

Bước 1: Chuẩn bị cơ sở hạ tầng

Để bắt đầu xuất hóa đơn điện tử, hộ kinh doanh cần chuẩn bị một số thiết bị và công cụ cơ bản:

Hệ thống thiết bị: Cần có các thiết bị có kết nối internet như laptop hoặc máy tính.
Hòm thư điện tử: Một địa chỉ email để nhận và gửi hóa đơn điện tử.

Bước 2: Lựa chọn đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử

Hộ kinh doanh cần lựa chọn một đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử phù hợp, thực hiện các bước sau:

Đăng ký sử dụng phần mềm: Tiến hành đăng ký phần mềm hóa đơn điện tử để phục vụ cho việc xuất hóa đơn.
Đăng ký chữ ký số: Chữ ký số phải được đăng ký theo mã số thuế của hộ kinh doanh để đảm bảo tính hợp pháp.

Bước 3: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế

Hộ kinh doanh cần thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế. Đây là bước quan trọng để đảm bảo rằng việc sử dụng hóa đơn điện tử là hợp pháp và được công nhận.

Bước 4: Tiến hành xuất hóa đơn điện tử

Cuối cùng, hộ kinh doanh có thể bắt đầu xuất hóa đơn điện tử trên phần mềm đã đăng ký:

Thêm mới hóa đơn điện tử: Nhập thông tin cần thiết để tạo hóa đơn mới.
Gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng: Sau khi hoàn tất, hóa đơn điện tử sẽ được gửi đến khách hàng qua email.

Khi nắm vững cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh, bạn sẽ thực hiện quy trình này một cách suôn sẻ và hiệu quả.

5. Câu hỏi thường gặp

Cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh có thể gây ra nhiều thắc mắc cho những người mới bắt đầu. Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp cùng với câu trả lời để giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình này.

1. Khi nào hộ kinh doanh ngừng sử dụng hóa đơn điện tử?

Theo Khoản 1, Điều 16, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hộ kinh doanh sẽ ngừng sử dụng hóa đơn điện tử trong các trường hợp sau:

Chấm dứt mã số thuế.
Cơ quan thuế xác nhận hộ kinh doanh không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký.
Thông báo tạm ngừng kinh doanh với cơ quan có thẩm quyền.
Bị cơ quan thuế yêu cầu cưỡng chế nợ thuế.
Bị phát hiện sử dụng hóa đơn điện tử để bán hàng nhập lậu, hàng cấm, hàng giả, hoặc hàng vi phạm quyền sở hữu trí tuệ.
Bị phát hiện lập hóa đơn điện tử nhằm mục đích gian lận.

2. Hộ kinh doanh cá thể có được xuất hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) không?

Theo quy định hiện hành, hộ kinh doanh cá thể không được phép xuất hóa đơn giá trị gia tăng mà chỉ có thể phát hành hóa đơn bán hàng theo mẫu quy định. Nếu hộ kinh doanh muốn xuất hóa đơn GTGT, cần chuyển đổi sang mô hình doanh nghiệp và tuân thủ các quy định liên quan đến hóa đơn GTGT.

3. Hóa đơn điện tử có bắt buộc phải lưu trữ không?

Có, hộ kinh doanh cần phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật. Thời gian lưu trữ tối thiểu là 10 năm để phục vụ cho việc kiểm tra và thanh tra của cơ quan thuế.

4. Hộ kinh doanh có thể sử dụng hóa đơn điện tử từ nhiều nhà cung cấp không?

Có, hộ kinh doanh có thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử từ nhiều nhà cung cấp khác nhau. Tuy nhiên, cần chắc chắn rằng các nhà cung cấp này đều đáp ứng đủ các yêu cầu của cơ quan thuế.

5. Làm thế nào để kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử?

Hộ kinh doanh có thể kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử thông qua các công cụ được cung cấp trên Cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế. Các thông tin trên hóa đơn cần phải khớp với dữ liệu trong hệ thống của cơ quan thuế.

Bằng cách hiểu rõ các câu hỏi này, bạn sẽ có thể thực hiện cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh một cách dễ dàng và hiệu quả hơn.

Trong thời đại công nghệ số, việc nắm rõ cách xuất hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh là vô cùng quan trọng. Qua bài viết này, bạn đã có cái nhìn tổng quan về quy trình đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử, cùng với các câu hỏi thường gặp liên quan.

Hi vọng rằng những thông tin này sẽ giúp bạn thực hiện các thủ tục một cách dễ dàng và hiệu quả. Nếu bạn còn thắc mắc hoặc cần thêm thông tin chi tiết, đừng ngần ngại liên hệ với các chuyên gia hoặc dịch vụ tư vấn miễn phí của Đại lý thuế Bảo Tín để được hỗ trợ. Chúc bạn thành công trong việc áp dụng hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh của mình!