Chứng từ khấu trừ thuế TNCN (thu nhập cá nhân) là một khái niệm không xa lạ với các doanh nghiệp Việt Nam. Tuy nhiên, việc tuân thủ đúng quy định khi mua và sử dụng chúng vẫn là một thách thức đối với nhiều đơn vị. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ 3 lưu ý quan trọng mà các doanh nghiệp cần biết khi mua chứng từ khấu trừ thuế TNCN. Theo dõi và khám phá ngay nội dung chi tiết trong bài viết của Đại Lý Thuế Bảo Tín để nâng cao hiểu biết về thủ tục, quy định liên quan đến chứng từ khấu trừ thuế TNCN nhé!
1. Giới thiệu về chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN)
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là một khái niệm quan trọng trong lĩnh vực kế toán và thuế dành cho doanh nghiệp Việt Nam. Hiểu rõ về vai trò và cách thức sử dụng chứng từ khấu trừ này sẽ giúp các doanh nghiệp tuân thủ đúng các quy định của pháp luật về quản lý thuế.
1.1. Định nghĩa về chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là loại chứng từ được sử dụng khi doanh nghiệp chi trả tiền lương, thù lao hoặc các khoản thu nhập khác cho các cá nhân. Trên chứng từ này sẽ thể hiện số thuế TNCN mà doanh nghiệp đã khấu trừ trước khi chi trả cho cá nhân nhận thu nhập.
- Chứng từ khấu trừ thuế TNCN bao gồm các loại như: Phiếu chi, Bảng kê chi tiết khoản chi, Hợp đồng lao động, v.v.
- Chứng từ này thường được lập khi doanh nghiệp thực hiện các khoản chi trả sau: Tiền lương, tiền thưởng, tiền bản quyền, tiền hoa hồng, v.v.
1.2. Tầm quan trọng của việc sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN đúng cách là yêu cầu bắt buộc đối với doanh nghiệp Việt Nam theo quy định của pháp luật về quản lý thuế. Việc tuân thủ sẽ giúp doanh nghiệp:
- Tính đúng số thuế TNCN phải nộp cho cơ quan thuế
- Lưu trữ được đầy đủ hồ sơ, chứng từ liên quan đến việc khấu trừ thuế TNCN
- Tránh các rủi ro về vi phạm pháp luật về thuế và các hình thức xử phạt
Hiểu rõ và sử dụng đúng cách chứng từ khấu trừ thuế TNCN là một trong những yêu cầu quan trọng đối với mọi doanh nghiệp Việt Nam.
2. Các loại chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Để thực hiện nghĩa vụ khai, nộp thuế thu nhập cá nhân (TNCN), các tổ chức, cá nhân có trách nhiệm khấu trừ và cấp các loại chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho người lao động. Các loại chứng từ khấu trừ thuế TNCN chính bao gồm phiếu lương, biên lai thu tiền và hóa đơn điện tử.
2.1. Phiếu lương
Phiếu lương là một trong những chứng từ khấu trừ thuế TNCN quan trọng, thường được cấp hàng tháng cho người lao động. Phiếu lương thể hiện đầy đủ các thông tin như tên người lao động, mã số thuế, thu nhập, các khoản khấu trừ (bảo hiểm, thuế TNCN…), và số tiền lương/thù lao sau cùng được chi trả. Phiếu lương là căn cứ để người lao động kiểm tra, theo dõi việc khấu trừ thuế TNCN đúng và đủ.
Nội dung chính của phiếu lương bao gồm:
- Tên, mã số thuế của người lao động
- Tên, mã số thuế của đơn vị chi trả lương
- Thời gian tính lương (tháng/năm)
- Các khoản thu nhập chịu thuế TNCN
- Các khoản giảm trừ (bảo hiểm, giảm trừ gia cảnh…)
- Số thuế TNCN đã khấu trừ
- Số tiền lương/thù lao sau cùng chi trả
2.2. Biên lai thu tiền
Biên lai thu tiền là chứng từ xác nhận việc thu tiền từ người lao động, bao gồm cả khoản thu nhập chịu thuế TNCN. Biên lai thu tiền phản ánh các thông tin như tên, mã số thuế của người nộp tiền, số tiền thu, mục đích thu tiền. Đây là chứng từ quan trọng để người lao động lưu giữ và làm căn cứ kê khai, quyết toán thuế TNCN.
Nội dung chính của biên lai thu tiền bao gồm:
- Tên, mã số thuế của người nộp tiền
- Số tiền thu, mục đích thu tiền
- Ngày thu tiền
- Chữ ký, con dấu của bên thu tiền
2.3. Hoá đơn điện tử
Hóa đơn điện tử cũng được coi là một trong những chứng từ khấu trừ thuế TNCN. Hóa đơn điện tử phản ánh các thông tin về giá trị hàng hóa, dịch vụ, bao gồm cả khoản thu nhập chịu thuế TNCN như tiền công, tiền thù lao. Hóa đơn điện tử được sử dụng làm căn cứ để người lao động kê khai, quyết toán thuế TNCN.
Nội dung chính của hóa đơn điện tử bao gồm:
- Tên, mã số thuế của bên bán và bên mua
- Loại hàng hóa, dịch vụ
- Đơn giá, số lượng, thành tiền
- Ngày lập hóa đơn
- Các khoản thuế, phí (bao gồm cả thuế TNCN)
Như vậy, các loại chứng từ khấu trừ thuế TNCN như phiếu lương, biên lai thu tiền và hóa đơn điện tử đóng vai trò quan trọng trong việc kê khai, nộp và quyết toán thuế TNCN của người lao động. Các chứng từ này cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết về thu nhập chịu thuế, khoản khấu trừ và số thuế TNCN đã nộp.
3. Cách viết Chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là một tài liệu quan trọng trong việc quản lý và kê khai thuế thu nhập cá nhân. Đoạn này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách thức điền thông tin vào chứng từ này.
3.1. Nguyên tắc viết từng vị trí
Khi viết chứng từ khấu trừ thuế TNCN, cần tuân thủ các nguyên tắc cụ thể ở từng vị trí trên mẫu chứng từ. Điều này sẽ đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của thông tin khai báo. Nội dung chứng từ khấu trừ thuế TNCN gồm 3 phần như sau:
THÔNG TIN TỔ CHỨC, CÁ NHÂN TRẢ THU NHẬP
- [01] Tên tổ chức, cá nhân trả thu nhập: <Tên doanh nghiệp (ghi chữ in hoa)>
- [02] Mã số thuế: <Mã số thuế doanh nghiệp>
- [03] Địa chỉ: <Địa chỉ trụ sở doanh nghiệp>
- [04] Điện thoại: <Số điện thoại để thuế liên hệ với doanh nghiệp>
THÔNG TIN NGƯỜI NỘP THUẾ:
- [05] Họ và tên: <Tên người nộp thuế yêu cầu cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN (ghi chữ in hoa)>
- [06] Mã số thuế: <Mã số thuế người nộp thuế>
- [07] Quốc tịch: <Quốc tịch người nộp thuế>
- [08] Cá nhân cư trú: X
- [09] Cá nhân không cư trú
(Đánh dấu X mục 08 nếu người nộp thuế là cá nhân cư trú hoặc mục 09 nếu người nộp thuế là cá nhân không cư trú)
- [10] Địa chỉ hoặc điện thoại liên hệ: <Ghi địa chỉ hoặc số điện thoại liên hệ của người nộp thuế>
- [11] Số CMND hoặc số hộ chiếu: <Số Chứng minh nhân dân hay số Hộ chiếu của người nộp thuế>
- [12] Nơi cấp: <Nơi cấp Chứng minh nhân dân hay Hộ chiếu của người nộp thuế>
- [13] Ngày cấp: <Ngày cấp Chứng minh nhân dân hay Hộ chiếu của người nộp thuế
THÔNG TIN THUẾ THU NHẬP CÁ NHÂN KHẤU TRỪ:
- [14] Khoản thu nhập: <Ghi rõ loại thu nhập các cá nhân nhận được (*)>
- [15] Thời điểm trả thu nhập: <Là thời điểm, khoảng thời gian tổ chức, cá nhân trả thu nhập của tháng trong năm dương lịch >
- [16] Tổng thu nhập chịu thuế đã trả: <Thu nhập chịu thuế của người lao động>
- [17] Số thuế TNCN đã khấu trừ: <Số tiền thuế TNCN công ty đã khấu trừ của người lao động>
- [18] Số thu nhập cá nhân còn được nhận: [(16)-(17)]
Các khoản thu nhập: Thu nhập từ tiền lương, tiền công; Thu nhập từ thừa kế; Thu nhập từ chuyển nhượng vốn,…
3.2. Ví dụ minh họa
Để việc ghi chép chứng từ khấu trừ thuế TNCN trở nên dễ hiểu hơn, đoạn này sẽ cung cấp các ví dụ cụ thể về cách điền thông tin vào từng phần của mẫu chứng từ.
Ví dụ: Tháng 8/2024, công ty Bảo Tín (mã số thuế 097686854321 và địa chỉ 420 đường X, phường Y, quận Z, TP.HCM) trả hoa hồng từ việc bán được căn hộ cho Lê Minh C là 10.000.000đ và khấu trừ 10% tiền hoa hồng chi trả cho Lê Minh C để đóng thuế TNCN. Lê Minh C yêu cầu công ty Bảo Tín cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN. Cách viết chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho Lê Minh C.
Biết thông tin của Lê Minh C như sau:
+ Chứng minh dân dân: 08061992 do CA.TPHCM cấp ngày 21/11/2015.
+ Quốc tịch Việt Nam.
+ Mã số thuế: 19920806.
+ Thông tin liên hệ: 0968xxxxxx.
Cách viết chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho Lê Minh C như sau:
THÔNG TIN TỔ CHỨC, CÁ NHÂN TRẢ THU NHẬP
- [01] Tên tổ chức, cá nhân trả thu nhập: công ty Bảo Tín
- [02] Mã số thuế: 097686854321
- [03] Địa chỉ: 420 Đường X, Phường Y, Quận Z, TP.HCM
- [04] Điện thoại: 0908123123
THÔNG TIN NGƯỜI NỘP THUẾ:
- [05] Họ và tên: Lê Minh C
- [06] Mã số thuế: 19920806
- [07] Quốc tịch: Việt Nam
- [08] Cá nhân cư trú: X
- [09] Cá nhân không cư trú
- [10] Địa chỉ hoặc điện thoại liên hệ: 0968xxxxxx
- [11] Số CMND hoặc số hộ chiếu: 08061992
- [12] Nơi cấp: CA.TPHCM
- [13] Ngày cấp: 21/11/2015
THÔNG TIN THUẾ THU NHẬP CÁ NHÂN KHẤU TRỪ:
- [14] Khoản thu nhập: Thuế thu nhập từ tiền lương, tiền công
- [15] Thời điểm trả thu nhập: 8/2025
- [16] Tổng thu nhập chịu thuế đã trả: 10.000.000
- [17] Số thuế TNCN đã khấu trừ: 1.000.000
- [18] Số thu nhập cá nhân còn được nhận: 9.000.000
4. Ưu điểm và lợi ích khi sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho cá nhân và tổ chức liên quan đến quản lý và kê khai thuế thu nhập cá nhân. Dưới đây sẽ tìm hiểu các ưu điểm chính của việc sử dụng chứng từ này.
4.1. Tăng cường tính minh bạch trong quản lý tài chính
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là văn bản ghi chép đầy đủ các khoản thu nhập, số tiền thuế đã khấu trừ và các thông tin liên quan. Điều này giúp tăng cường tính minh bạch và trách nhiệm giải trình trong quản lý tài chính, đặc biệt đối với các cá nhân và doanh nghiệp.
- Lưu giữ chứng từ khấu trừ thuế TNCN đầy đủ
- Dễ dàng theo dõi và quản lý các khoản thu nhập, thuế TNCN đã khấu trừ
- Tăng cường trách nhiệm giải trình khi cần kiểm tra, thanh tra
4.2. Giảm thiểu rủi ro về thuế
Với việc ghi chép chính xác các thông tin vào chứng từ khấu trừ thuế TNCN, cá nhân và doanh nghiệp có thể hạn chế được các sai sót hoặc rủi ro về thuế TNCN, đồng thời dễ dàng thực hiện các thủ tục kê khai, quyết toán thuế.
- Tránh các sai sót trong kê khai, nộp thuế TNCN
- Dễ dàng thực hiện các thủ tục kê khai, quyết toán thuế TNCN
4.3. Thuận lợi trong việc kê khai và quyết toán thuế TNCN
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là căn cứ quan trọng để cá nhân và doanh nghiệp hoàn thành các thủ tục kê khai, quyết toán thuế TNCN. Việc lưu giữ và cung cấp chứng từ này sẽ giúp quá trình này diễn ra một cách suôn sẻ.
- Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là tài liệu bắt buộc khi kê khai, quyết toán thuế
- Cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết để hoàn thành các thủ tục liên quan đến thuế TNCN
- Thuận lợi trong việc kiểm tra, thanh tra các khoản thuế TNCN đã nộp
Có thể thấy, chứng từ khấu trừ thuế TNCN đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và kê khai thuế TNCN của cá nhân và doanh nghiệp. Việc sử dụng chứng từ này một cách hiệu quả sẽ mang lại nhiều lợi ích quan trọng về tính minh bạch, giảm thiểu rủi ro và thuận lợi trong thực hiện các thủ tục liên quan.
5. Một số câu hỏi thường gặp về chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là một trong những vấn đề quan trọng và thường gây nhiều băn khoăn cho các doanh nghiệp khi thực hiện nghĩa vụ nộp thuế thu nhập cá nhân. Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp và giải đáp cụ thể về chứng từ khấu trừ thuế TNCN.
Câu hỏi 1: Chứng từ khấu trừ thuế TNCN bao gồm những thông tin gì?
Trả lời: Chứng từ khấu trừ thuế TNCN bao gồm các thông tin như: họ tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp thuế; tổng thu nhập, các khoản giảm trừ, thuế TNCN phải nộp; tên và mã số thuế của đơn vị trả thu nhập.
Câu hỏi 2: Chứng từ khấu trừ thuế TNCN có bắt buộc phải lập không?
Trả lời: Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là bắt buộc phải lập khi đơn vị trả thu nhập thực hiện khấu trừ thuế TNCN trước khi chi trả thu nhập cho cá nhân.
Câu hỏi 3: Đơn vị trả thu nhập có phải lưu giữ chứng từ khấu trừ thuế TNCN không?
Trả lời: Đơn vị trả thu nhập có trách nhiệm lưu giữ chứng từ khấu trừ thuế TNCN trong thời hạn 10 năm, phục vụ cho công tác kê khai, quyết toán thuế.
Câu hỏi 4: Cá nhân có nhận được chứng từ khấu trừ thuế TNCN không?
Trả lời: Cá nhân nhận thu nhập sẽ được đơn vị trả thu nhập cung cấp bản sao chứng từ khấu trừ thuế TNCN.
Câu hỏi 5: Chứng từ khấu trừ thuế TNCN có mẫu chuẩn không?
Trả lời: Chứng từ khấu trừ thuế TNCN không có mẫu chuẩn, nhưng phải đảm bảo các thông tin bắt buộc theo quy định.
6. Lời kết
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là một trong những yếu tố quan trọng trong quá trình kê khai và nộp thuế của mỗi doanh nghiệp. Việc nắm rõ các lưu ý quan trọng về chứng từ này sẽ giúp các doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định pháp luật, tránh được những vi phạm và rủi ro không đáng có.
Ngoài 3 lưu ý đã được Đại lý thuế Bảo Tín chia sẻ, doanh nghiệp cần chú ý thường xuyên cập nhật các quy định mới về thuế TNCN để điều chỉnh và thực hiện kịp thời. Mọi thắc mắc hoặc cần hỗ trợ, các doanh nghiệp vui lòng liên hệ với đội ngũ tư vấn Thuế – Kế toán chuyên nghiệp của Đại lý thuế Bảo Tín. Chúc các doanh nghiệp áp dụng thành công những lưu ý trên và hoàn thành tốt nghĩa vụ thuế TNCN.
