Hướng dẫn tạo mẫu bảng tính lương theo thông tư 133 trên EXCEL

Việc chấm công và tính tiền lương hầu hết được thực hiện trên Excel, đặc biệt là trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ được áp dụng theo thông tư 133. Mẫu bảng tính lương theo thông tư 133 trên EXCEL là một thống kê dùng trong quản trị nhân sự để kiểm soát lương, thưởng, bảo hiểm, số ngày làm việc, phân công của từng cá nhân trong công ty…Vì vậy để có một bảng tính lương được đúng chuẩn, chỉnh chu các chuyên viên kế toán cần phối hợp với bộ phận nhân sự để đưa ra bản mẫu chuẩn xác nhất trong quản lý thông tin và trình bày. Hãy cùng kế toán Bảo Tín theo dõi bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách tạo mẫu bảng tính lương theo thông tư 133 nhé!

1. Cách thành phần có trong bảng tính lương Excel

File tính tiền lương bằng excel cần phải có những thành phần như họ và tên, lương, phụ cấp, tổng tiền lương thực tế, số ngày công,… Trong phần này chúng ta sẽ đi qua từng thành phần cần có để cấu thành nên một bảng tính lương hoàn chỉnh v và bên cạnh sẽ là những chú ý khi làm từng phần.

Họ và tên: tên của mỗi nhân viên phải được đưa vào bảng để kiểm soát và quản lý.  Bạn cũng có thể kèm theo các chức vụ, cách liên lạc ( email, số điện thoại,..) nếu cần thiết.

Mức lương cơ bản: Mức lương này không bao gồm tiền thưởng, phụ cấp và các khoản thanh toán khác. Bạn đưa ra mức lương thỏa thuận trong hợp đồng vào mục này nhằm đảm bảo tính pháp lý. Theo nghị định 90 mức lương tối thiểu vùng đã tăng lên so với năm trước nên các doanh nghiệp cần cẩn thận cập nhật các thông tin này. Cụ thể:

Phụ cấp: các loại phụ cấp bao gồm 2 loại chính là phụ cấp yêu cầu đóng tiền bảo hiểm v và phụ cấp không yêu cầu đóng bảo hiểm. Các khoản phụ cấp cần bảo hiểm bao gồm phụ cấp chức vụ, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm, khu vực…. Phụ cấp không cần đóng bảo hiểm bao gồm tiền ăn, điện thoại, hỗ trợ xăng xe, nhà ở.

Thu nhập danh nghĩa: thu nhập danh nghĩa chính là khoản tiền trên lý thuyết mà người lao động được hưởng khi cộng các chỉ số lương cơ bản và phụ cấp khác.

Xem thêm: Hướng dẫn cách sử dụng chức năng in trên HTKK 2022

Số ngày công thực tế: lương thực tế hay còn hiểu cách khác là lương thực chưa kèm phát sinh mà các nhân viên được nhận. Đây là số tiền đúng mà người nhân viên sẽ được nhận nếu không có bất kỳ phát sinh. Có hai cách để tính lương thực tế:

Cách 1: tính theo số ngày công của từng tháng:

Cách 2: tính theo số ngày công được quy định trong quy chế của doanh nghiệp:

Nếu doanh nghiệp quy định số ngày công là 24 ngày:

Nếu doanh nghiệp quy định là 26 ngày công

Cách thứ 2 đôi khi không chính xác bởi có những tháng ít/ nhiều hơn số ngày quy định, sẽ gây ra thiệt thòi hoặc 1 món hời cho nhân viên. Như tháng 2 có 28 ngày thì khả năng số ngày công không tới 24 nên lúc chia cho 24, số tiền mà nhân viên nhận được sẽ bị chia nhỏ. Nhưng bên cạnh đó, có những tháng 31 ngày nhân viên sẽ tự động nghỉ phép vì họ đã làm đủ công trong tháng.

Lương đóng bảo hiểm: Trong phần này, doanh nghiệp sẽ chia ra từng loại bảo hiểm, đóng bao nhiêu và trừ vào lương của người lao động. Phần này sẽ giúp cho việc quản lý phí bảo hiểm trở nên khoa học, đơn giản và minh bạch hơn.

Thuế TNCN: Đây là phần thuế cần đóng nếu nhân viên ký hợp đồng lao động với công ty có thời hạn từ 03 tháng trở lên.

Thực lĩnh: đây là phần lương chính thức sẽ trao tới tay người lao động trong kỳ nhận lương của họ. Thực lĩnh sẽ bao gồm tổng lương đã tính phía trên trừ đi các khoản đóng BHXH, thuế TNCN.

Xem thêm: Hướng dẫn cách đăng nhập và mở tờ khai thuế trên HTKK

2. Hướng dẫn tạo mẫu bảng tính lương theo thông tư 133 trên EXCEL

Bước 1: Xác định bố cục chung của bảng tính lương

Thông tin đơn vị – Chứa tên và địa chỉ của đơn vị. Mục này ở góc trên bên trái (2 dòng)

Tên tiêu đề: “Bảng thanh toán tiền lương” đặt chính giữa, dòng bên dưới ghi thông tin đơn vị. Nhập tất cả các chữ cái in hoa để làm rõ nội dung này.

Mẫu bảng : Phần này sẽ được đặt trong Textbox (insert /text box). Nếu đặt trong textbox chúng ta có thể di chuyển tất cả text và đặt ở bất cứ đâu mà không lo ảnh hưởng đến các ô trong sheet

Thời gian lập bảng tính lương:  tháng nào và năm nào. Đây là căn cứ phân biệt các bảng tính lương của các tháng, các năm khác nhau. Căn cứ vào thời gian này để có thể tham chiếu chính xác các thông tin số công được tính trong bảng chấm công của tháng tương ứng, thông tin hiện tại về tình trạng của nhân viên (hệ số tăng lương, thưởng, phạt…theo tháng)

Nội dung của mẫu bảng lương cá nhân excel: Bao gồm mục đối tượng tính lương (họ tên),  thông tin tính lương (thông tin nhân viên, thông tin đăng ký bảng chấm công theo giờ…), từ đó có được số tiền tương ứng. Tổng hợp tất cả các khoản tăng (thưởng, phụ cấp,…) và giảm (tạm ứng, khấu trừ sau lương, thuế,…) để xác định số tiền lương phải trả cho từng công nhân hàng tháng.

Số tiền bằng chữ: Để xác nhận đúng tổng số tiền lương phải trả trong tháng

Thời gian lập bảng và người chịu trách nhiệm ký: phiếu lương do bộ phận nào lập, người chịu trách nhiệm về tính chính xác của kết quả trong phiếu lương … mọi người phải ký vào phiếu lương để tạo cơ sở pháp lý cho việc theo dõi cho việc tính toán và trả lương cho người lao động.

Xem thêm: Hướng dẫn sử dụng phần mềm kê khai thuế HTKK

Bước 2: Cách tham chiếu thông tin đến người lao động

Thông tin liên quan đến nhân viên bao gồm:

Cột 1: Bậc lương

Cột 2: Hệ số lương

Hai nội dung này thường được quản lý trong danh sách nhân viên hoặc trong nội dung của hợp đồng lao động

Để tham khảo thông tin này, chúng tôi sử dụng hàm Vlookup như sau:

Lookup_value: là tên của nhân viên trong cột B của bảng

Table_array: là danh sách nhân viên hoặc bảng quản trị hợp đồng nhân viên (có  thông tin về bậc lương và hệ số lương) (trong đó cột họ tên nhân viên là cột ngoài cùng bên trái)

Col_index_num: Cột chức vụ chứa thông tin về bậc lương và hệ số lương

Đối tượng cuối cùng trong hàm Vlookup sử dụng số để tra cứu chính xác tên nhân viên

Bước 3: Cách tham chiếu thông tin từ bảng chấm công

Mục số SP (cột 3) được lấy từ bảng theo dõi sản phẩm đã hoàn thành (hoặc đã bán) của từng nhân viên

Các mục của số công (cột 5, cột 7) được ghi trên bảng chấm công.

Tương tự như lấy thông tin trong bảng danh sách nhân viên, chúng ta có thể truy vấn bảng chấm công và bảng theo dõi sản phẩm đầy đủ để biết thông tin bằng cách sử dụng chức năng Vlookup

Lookup_value: là tên của nhân viên trong cột B của bảng

Table_array:là bảng chấm công, bảng theo dõi sản phẩm đầy đủ (trong đó cột  tên nhân viên là cột ngoài cùng bên trái)

Col_index_num: Cột chức vụ chứa thông tin về số công cần tính toán, số sản phẩm hoàn thành đối tượng cuối cùng trong hàm Vlookup sử dụng số để tra cứu chính xác tên nhân viên

Bước 4: Cách xác định các khoản đã tạm ứng 

Sử dụng bảng kiểm soát tạm ứng (sổ kho quỹ hoặc bảng kiểm soát tạm ứng riêng), kế toán xác định số tiền tạm ứng lương tháng này, số tạm ứng chưa thanh toán và trừ vào lương trong tháng để tính ra tổng số tạm ứng cho kỳ 1

Sử dụng hàm Vlookup để tham chiếu bảng theo dõi tạm ứng cho thông tin này

Lookup_value: là tên của nhân viên trong cột B của bảng

Table_array: là sổ quỹ hay bảng theo dõi tạm ứng (cột tên nhân viên ngoài cùng bên trái)

Col_index_num: Cột chức vụ chứa thông tin về số công cần tính toán, số sản phẩm hoàn thành 

Đối tượng cuối cùng trong hàm Vlookup sử dụng số để tra cứu chính xác tên nhân viên

Bước 5: Cách tính các khoản trích theo lương

Căn cứ vào tổng thu nhập của tháng có thu nhập được tính đóng bảo hiểm làm căn cứ tính thuế và các khoản giảm trừ khi tính thuế thu nhập cá nhân để xác định các khoản giảm trừ theo lương:

Bảo hiểm: Căn cứ mức đóng, mức đóng  bảo hiểm theo quy định mới nhất về bảo hiểm xã hội

Thuế thu nhập cá nhân: Căn cứ vào biểu thuế lũy tiến theo quy định của luật thuế thu nhập cá nhân, cách xác định thu nhập chịu thuế, các khoản giảm trừ để tính thuế thu nhập cá nhân phải nộp

Bước 6: Xác định số tiền thực lĩnh trong tháng 

Số tiền thực tế = Tổng thu nhập – Số tiền ứng trước lương kỳ I – Các khoản khấu trừ tiền lương

Chúng ta đã hoàn thành xong biểu mẫu lương trên Excel theo thông tư 133.

Cảm ơn bạn đã thực hiện theo các thủ thuật trên đây mà chúng tôi đã chia sẻ trong hướng dẫn tạo mẫu bảng lương nhân viên theo thông tư 133 trên Excel. Tôi hy vọng bài viết này hữu ích cho bạn. Trân trọng.

Tải ngay: Phần mềm HTKK