Phép năm chưa nghỉ của NLĐ: Quy định, cách tính và phương pháp kế toán

Phép năm chưa nghỉ của NLĐ (người lao động) đang là một trong những chủ đề được quan tâm nhiều trong lĩnh vực quản lý nhân sự tại Việt Nam. Với những quy định pháp lý mới, nhiều doanh nghiệp đang phải lưu ý và điều chỉnh chính sách phép năm cho nhân viên. Hãy theo dõi và khám phá bài viết để cập nhật những kiến thức mới nhất về phép năm chưa nghỉ của NLĐ cũng như những quy định pháp lý liên quan. Đại Lý Thuế Bảo Tín luôn sẵn sàng hỗ trợ các doanh nghiệp Việt Nam trong việc tuân thủ pháp luật về lao động và quản trị nhân sự hiệu quả.

1. Chế độ nghỉ phép năm của người lao động

Chế độ nghỉ phép năm của người lao động là một trong những quyền lợi quan trọng được quy định trong Bộ luật Lao động. Nó đảm bảo quyền nghỉ ngơi và tái tạo sức lao động cho người lao động sau một thời gian làm việc. Dưới đây là các thông tin chi tiết về chế độ nghỉ phép năm của người lao động.

1.1. Chế độ nghỉ phép năm của người lao động là gì?

Phép năm chưa nghỉ của NLĐ là quyền lợi được hưởng trong 1 năm làm việc tại 1 tổ chức/doanh nghiệp. Theo Bộ luật Lao động 2019, NLĐ làm việc đủ 12 tháng trong năm được nghỉ phép hưởng nguyên lương:

•   12 ngày đối với NLĐ làm việc trong điều kiện bình thường
•   14 ngày đối với NLĐ chưa thành niên, người khuyết tật, người làm công việc độc hại, nguy hiểm, nặng nhọc
•   16 ngày đối với NLĐ làm các công việc độc hại, nguy hiểm, nặng nhọc

Trường hợp NLĐ làm việc chưa đủ 12 tháng trong năm thì số ngày nghỉ phép được tính theo tỷ lệ tương ứng với số tháng làm việc. Đối với NLĐ đi bằng đường bộ, đường sắt, đường thủy mà số ngày đi đường cả đi và về trên 2 ngày thì từ ngày thứ 3 trở đi được tính thêm thời gian đi đường ngoài ngày nghỉ hằng năm, chỉ được tính cho 1 lần nghỉ trong năm. Nhóm NLĐ làm việc cứ đủ 5 năm cho 1 tổ chức/doanh nghiệp thì số ngày nghỉ phép được tăng thêm 1 ngày

1.2. Thời điểm nghỉ phép năm

Người lao động có quyền lựa chọn thời điểm nghỉ phép năm, nhưng phải được sự đồng ý của người sử dụng lao động. Việc nghỉ phép năm thường được thực hiện vào những thời điểm có ít công việc hoặc vào những dịp lễ, tết.

Thời gian nghỉ phép năm của người lao động được tính vào thời gian làm việc và được hưởng nguyên lương. Người sử dụng lao động không được trừ lương khi người lao động nghỉ phép năm.

1.3. Nghỉ phép năm chưa sử dụng hết

Người lao động có quyền yêu cầu người sử dụng lao động bố trí thời gian để nghỉ phép năm chưa nghỉ hết trong năm trước. Trường hợp không thể bố trí được, người lao động sẽ được thanh toán bằng tiền đối với số ngày nghỉ phép năm chưa nghỉ.

Trường hợp người lao động không thể sử dụng hết số ngày nghỉ phép năm do yêu cầu của công việc, số ngày nghỉ phép năm chưa sử dụng hết sẽ được thanh toán bằng tiền. Tuy nhiên, số ngày nghỉ phép năm chưa sử dụng hết không được quá 06 ngày làm việc.

Như vậy, chế độ nghỉ phép năm của người lao động được Bộ luật Lao động quy định khá chi tiết, đảm bảo quyền lợi và sức khỏe của người lao động. Đây là một trong những chính sách quan trọng nhằm nâng cao chất lượng cuộc sống và tăng cường sức lao động cho người lao động.

2. Quy định về ngày phép năm chưa nghỉ của người lao động

Phép năm chưa nghỉ của người lao động (NLĐ) là một vấn đề quan trọng được quy định cụ thể trong pháp luật lao động. Các quy định này nhằm đảm bảo quyền lợi và sức khỏe của NLĐ, đồng thời cũng tạo ra khuôn khổ pháp lý để doanh nghiệp quản lý việc nghỉ phép năm của nhân viên một cách hiệu quả.

2.1. Căn cứ pháp lý quy định về chế độ nghỉ phép năm của NLĐ

Việc nghỉ phép năm của NLĐ được quy định tại Bộ luật Lao động. Ngoài ra, một số văn bản pháp luật khác như Nghị định, Thông tư cũng có quy định chi tiết về chế độ nghỉ phép năm.

• Căn cứ pháp lý chính: Bộ luật Lao động
• Các văn bản pháp luật liên quan khác: Nghị định, Thông tư

2.2. Cách tính lương ngày phép chưa nghỉ của NLĐ

Đối với những ngày phép năm mà NLĐ chưa được nghỉ, khi chấm dứt hợp đồng lao động, NLĐ sẽ được thanh toán tiền lương tương ứng với số ngày phép chưa nghỉ. Cách tính lương cho những ngày phép năm chưa nghỉ này được thực hiện như sau:

• Lương ngày = Lương tháng / Số ngày làm việc thực tế trong tháng
• Số tiền thanh toán = Lương ngày x Số ngày phép năm chưa nghỉ

Công thức tính lương ngày phép chưa nghỉ của NLĐ

2.3. Quy định thanh toán tiền lương những ngày phép năm chưa nghỉ của NLĐ

Khi chấm dứt hợp đồng lao động, ngoài việc thanh toán các khoản lương, trợ cấp theo quy định, người sử dụng lao động còn phải thanh toán tiền lương tương ứng với số ngày phép năm mà NLĐ chưa được nghỉ. Việc thanh toán này phải được thực hiện cùng với việc chi trả các khoản khác khi chấm dứt hợp đồng.

Theo Khoản 1 Điều 48 Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14, đối với người lao động đã nghỉ việc (thôi việc hoặc mất việc):

• Trong thời hạn 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, 2 bên phải thanh toán đầy đủ các khoản tiền có liên quan đến quyền lợi của mỗi bên.
• Trường hợp có thể kéo dài nhưng không được quá 30 ngày:
  •     Do thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh nguy hiểm;
  •     Người sử dụng lao động thay đổi cơ cấu, công nghệ;
  •     Người sử dụng lao động không phải là cá nhân giải thể;
  •     Chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, bán, cho thuê, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp, chuyển nhượng quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản của doanh nghiệp.

Đối với người lao động đang còn làm việc, Điều 113 Bộ luật Lao động 2019 chỉ quy định việc thanh toán tiền lương cho những ngày phép năm chưa nghỉ hết của người lao động thôi việc hoặc mất việc làm. Do đó, những người lao động đang còn làm việc tại công ty sẽ không được thanh toán tiền lương cho ngày phép năm chưa nghỉ.

Tóm lại, các quy định về phép năm chưa nghỉ của NLĐ là rất cụ thể và rõ ràng, nhằm bảo vệ quyền lợi hợp pháp của người lao động. Doanh nghiệp cần tuân thủ đầy đủ các quy định này để đảm bảo quyền lợi cho NLĐ và tránh các rủi ro pháp lý.

3. Các nghiệp vụ kế toán đối với phần tiền lương những ngày phép năm chưa nghỉ của NLĐ

Khi nhân viên có những ngày phép năm chưa nghỉ hết, doanh nghiệp cần thực hiện các nghiệp vụ kế toán cụ thể liên quan đến phần tiền lương này. Những nghiệp vụ này bao gồm việc xác định chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, cách hạch toán chi phí phát sinh và xử lý thuế thu nhập cá nhân.

3.1. Chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

Theo quy định, phần tiền lương trả cho những ngày phép năm chưa nghỉ của nhân viên được coi là chi phí hợp lý, được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Điều này có nghĩa là khoản chi phí này sẽ giúp doanh nghiệp giảm trừ thu nhập chịu thuế, góp phần tiết kiệm chi phí thuế.

• Phần tiền lương trả cho những ngày phép năm chưa nghỉ của NLĐ được coi là chi phí hợp lý, hợp lệ khi tính thuế TNDN.
• Chi phí này được ghi nhận vào các khoản mục chi phí lương, thưởng tương ứng.
• Doanh nghiệp cần lưu giữ đầy đủ hồ sơ, chứng từ liên quan để chứng minh tính hợp lý của khoản chi phí này.

Căn cứ các quy định về phép năm chưa nghỉ của NLĐ, Đối với NLĐ thôi việc hoặc mất việc:

•     Phần tiền lương chi trả cho những ngày phép năm chưa nghỉ hết là phù hợp quy định
•     Khoản chi phí này được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN

Đối với NLĐ đang còn làm việc tại công ty, quy định về phép năm chưa nghỉ của NLĐ cũng được quy định cụ thể như sau:

• Phần tiền lương chi trả cho những ngày phép năm chưa nghỉ hết không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN
• Tuy nhiên, nếu người sử dụng lao động thỏa thuận thanh toán tiền lương cho những ngày phép năm chưa nghỉ hết cho NLĐ đang còn làm việc tại công ty theo hướng có lợi cho NLĐ, được quy định trong hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể, quy chế tài chính… thì khoản chi phí này được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN.

3.2. Cách hạch toán chi phí phát sinh 

Khi trả lương cho những ngày phép năm chưa nghỉ của nhân viên, doanh nghiệp cần thực hiện hạch toán kế toán chính xác. Cụ thể, khoản chi phí này sẽ được ghi nhận vào các tài khoản liên quan như chi phí lương, tiền lương phải trả, … tùy theo đặc thù hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

• Hạch toán vào các tài khoản chi phí lương, tiền lương phải trả, …
• Căn cứ vào hợp đồng lao động, bảng chấm công và các chứng từ liên quan để xác định chính xác số tiền cần trả.
• Đảm bảo ghi chép đầy đủ, rõ ràng theo đúng chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành.

Trường hợp 1: Công ty sản xuất trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân

• Hàng tháng, kế toán trích trước tiền lương nghỉ phép:

Nợ TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp

Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang

Có TK 335 – Số tiền lương nghỉ phép được trích trước

• Khi tính tiền lương nghỉ phép thực tế phải trả:
  • Nếu số phải trả lớn hơn số đã trích trước:

Nợ TK 622, TK 154, TK 335

Có TK 334 – Tổng lương nghỉ phép phải trả

• Nếu số phải trả nhỏ hơn số đã trích trước:

Nợ TK 335

Có TK 334, TK 622, TK 154

Trường hợp 2: Cuối năm, tính tiền lương nghỉ phép thực tế phải trả

Nợ TK 622, 623, 627, 641, 642 – Tổng lương nghỉ phép thực tế phải trả

Nợ TK 154, 642 – Tổng lương nghỉ phép thực tế phải trả

Có TK 334 – Tổng lương nghỉ phép phải trả

3.3. Thuế TNCN 

Phần tiền lương trả cho những ngày phép năm chưa nghỉ của nhân viên cũng phải chịu sự điều chỉnh của thuế thu nhập cá nhân (TNCN). Doanh nghiệp cần tính toán và khấu trừ đúng mức thuế TNCN trước khi chi trả cho nhân viên.

• Tính và khấu trừ đúng mức thuế TNCN trước khi chi trả tiền lương.
• Căn cứ vào mức lương, số ngày phép năm chưa nghỉ và các quy định về thuế TNCN hiện hành.
• Kê khai, nộp đầy đủ số thuế TNCN đã khấu trừ cho cơ quan thuế theo quy định.

Khi thanh toán tiền lương của tháng và tiền lương cho những ngày phép năm chưa nghỉ của NLĐ, nếu có nhân viên phát sinh thuế thu nhập cá nhân phải nộp, kế toán sẽ:

• Xác định số tiền thuế TNCN phải khấu trừ và trừ vào lương phải trả cho nhân viên:

Nợ TK 334 – Số tiền thuế TNCN khấu trừ

Có TK 3335 – Số tiền thuế TNCN khấu trừ

• Nộp tiền thuế TNCN thay nhân viên:

Nợ TK 3335 – Số tiền thuế TNCN phải nộp

Có TK 111, 112 – Số tiền thuế TNCN phải nộp

Cách tính thuế thu nhập cá nhân:

Đối với lao động đang còn làm việc tại doanh nghiệp, thu nhập từ tiền lương, tiền công và tiền lương những ngày phép năm chưa nghỉ của NLĐ được áp dụng theo biểu lũy tiến từng phần, cụ thể:

• Thuế TNCN phải nộp = Thu nhập tính thuế x Thuế suất
• Thu nhập tính thuế = Thu nhập chịu thuế – Các khoản giảm trừ
• Thu nhập chịu thuế = Tổng thu nhập – Các khoản được miễn thuế

Bảng thuế suất thuế TNCN (theo biểu lũy tiến từng phần):

Dưới đây là bảng thuế suất thuế TNCN (theo biểu lũy tiến từng phần) với các cột: bậc thuế, phần thu nhập tính thuế/năm (Triệu đồng), phần thu nhập tính thuế/ tháng (Triệu đồng), thuế suất (%):

Đối với lao động đã nghỉ việc:

• Nếu doanh nghiệp chi trả cho người lao động trước khi chấm dứt hợp đồng lao động, doanh nghiệp tổng hợp các khoản thu nhập từ tiền lương, tiền công phát sinh trong kỳ cùng với tiền lương những ngày phép chưa nghỉ để khấu trừ theo biểu lũy tiến từng phần.
• Nếu doanh nghiệp chi trả tiền lương những ngày phép chưa nghỉ sau khi chấm dứt hợp đồng lao động, và khoản chi cho người lao động từ 2.000.000 đồng trở lên, doanh nghiệp khấu trừ thuế TNCN theo mức 10% khi chi trả.

Tóm lại, việc xử lý nghiệp vụ kế toán đối với phần tiền lương những ngày phép năm chưa nghỉ của NLĐ là một công việc cần được doanh nghiệp thực hiện một cách cẩn trọng và đúng quy định. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà còn đảm bảo tính tuân thủ pháp luật.

4. Ví dụ trường hợp cụ thể cách tính tiền phép năm chưa nghỉ của NLĐ

Năm 2024, chị T làm việc cho công ty BẢO TÍN từ ngày 01/02/2024 đến 30/11/2024, chức vụ nhân viên kinh doanh, số ngày làm việc trong tháng là 26 ngày, trong năm chị T đã nghỉ 4 ngày phép. Tiền lương các ngày phép chưa nghỉ được công ty chi trả cùng lương tháng 11/2024.

• Mức lương cơ bản: 7.000.000 đồng/tháng;
• Tiền ăn: 700.000 đồng; 
• Điện thoại: 1.000.000 đồng;
• Xăng xe: 1.000.000 đồng;
• Thưởng doanh số: 3.000.000 đồng.

→ Tổng: 12.700.000 đồng.

Như vậy:

• Số ngày nghỉ phép trong năm của chị T = (12 ngày phép / 12) x 10 tháng = 10 ngày
• Số ngày phép chưa nghỉ trong năm của chị T = 10 ngày – 4 ngày = 6 ngày
• Tiền lương ngày phép chưa nghỉ của chị T = 7.000.000 / 26 ngày x 6 ngày = 1.615.385 đồng
• Thu nhập chịu thuế = 12.700.000 + 1.615.385 – 700.000 = 13.615.385 đồng
• Thu nhập tính thuế = 13.615.385 – 11.000.000 – (7.000.000 x 10.5%) = 1.880.385 đồng
• Thuế TNCN = 1.880.385 x 5% = 94.019 đồng
• Công ty tính tiền lương ngày phép vào chi phí công ty:
  • Nợ TK 642: 1.615.385 đồng;
  • Có TK 334: 1.615.385 đồng.
• Công ty khấu trừ thuế TNCN của chị T:
  • Nợ TK 334: 94.019 đồng;
  • Có TK 3335: 94.019 đồng.
• Công ty Nộp thuế TNCN thay chị T:
  • Nợ TK 3335: 94.019 đồng;
  • Có TK 111: 94.019 đồng.

5. Câu hỏi thường gặp về các vấn đề phép năm chưa nghỉ của NLĐ

Phép năm chưa nghỉ của NLĐ là một chủ đề được quan tâm hiện nay do các quy định về nghỉ phép năm có ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của người lao động. Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp và câu trả lời ngắn gọn về vấn đề này.

Câu hỏi 1: Theo quy định pháp luật hiện hành, NLĐ được nghỉ phép năm bao nhiêu ngày?

Trả lời: Theo Bộ luật Lao động, NLĐ được nghỉ phép năm chưa nghỉ ít nhất 12 ngày làm việc trong một năm.

Câu hỏi 2: Nếu NLĐ không nghỉ phép năm thì sẽ được xử lý như thế nào?

Trả lời: Nếu NLĐ không nghỉ phép năm chưa nghỉ thì sẽ được công ty/đơn vị sử dụng lao động thanh toán tiền lương tương ứng với số ngày phép năm chưa nghỉ.

Câu hỏi 3: Doanh nghiệp có được bắt buộc NLĐ nghỉ phép năm vào thời điểm nào?

Trả lời: Doanh nghiệp không được bắt buộc NLĐ nghỉ phép năm chưa nghỉ vào thời điểm cụ thể. Thời điểm nghỉ phép năm do NLĐ và người sử dụng lao động thỏa thuận.

Câu hỏi 4: Trong trường hợp NLĐ nghỉ phép năm nhưng vẫn phải làm việc thì sẽ được xử lý như thế nào?

Trả lời: Trong trường hợp NLĐ nghỉ phép năm chưa nghỉ nhưng vẫn phải làm việc, NLĐ sẽ được công ty/đơn vị sử dụng lao động trả thêm tiền lương cho những ngày làm việc trong thời gian nghỉ phép.

Câu hỏi 5: Nếu NLĐ nghỉ phép năm nhưng không được trả lương thì có vi phạm pháp luật không?

Trả lời: Nếu NLĐ nghỉ phép năm chưa nghỉ nhưng không được trả lương, đây là hành vi vi phạm pháp luật lao động và NLĐ có thể khiếu nại, khởi kiện người sử dụng lao động.

6. Lời kết

Phép năm chưa nghỉ của NLĐ là chủ đề quan trọng trong lĩnh vực lao động và được quy định cụ thể trong Bộ luật Lao động. Việc hiểu rõ các quy định về phép năm chưa nghỉ của NLĐ sẽ giúp các doanh nghiệp tuân thủ pháp luật, đảm bảo quyền lợi cho người lao động, đồng thời cũng hạn chế các tranh chấp, rủi ro pháp lý có thể xảy ra.

Bên cạnh đó, các doanh nghiệp cần nắm vững cách tính và kế toán cho khoản chi phí liên quan đến phép năm chưa nghỉ của NLĐ để đảm bảo tính tuân thủ và minh bạch trong công tác tài chính – kế toán. Việc quản lý và ghi chép hợp lý các khoản chi phí này sẽ giúp doanh nghiệp chuẩn bị tốt các hồ sơ, tài liệu khi cơ quan thuế kiểm tra.

Hy vọng những thông tin Đại lý thuế Bảo Tín cung cấp trong bài viết sẽ giúp ích cho các doanh nghiệp Việt Nam trong việc hiểu rõ và tuân thủ đúng quy định pháp luật về phép năm chưa nghỉ của NLĐ. Mọi thắc mắc cần được giải đáp, liên hệ ngay đến Đại lý thuế Bảo Tín để được hỗ trợ tư vấn hoàn toàn miễn phí!