Quy định chi phí tiền lương – Những điều cần biết cho doanh nghiệp Việt Nam

Quy định chi phí tiền lương là một trong những vấn đề quan trọng mà các doanh nghiệp Việt Nam cần nắm vững khi thực hiện kế toán và nộp thuế. Vì chi phí tiền lương chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí hoạt động của doanh nghiệp, nên việc hiểu rõ các quy định pháp lý liên quan sẽ giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả và tối ưu hóa khoản chi này. Hãy cùng theo dõi và khám phá những thông tin hữu ích trong bài viết của Đại Lý Thuế Bảo Tín.

1. Chủ đề Quy định chi phí tiền lương – DN Việt phải nắm bắt

Trong hoạt động kinh doanh của mỗi doanh nghiệp, chi phí tiền lương luôn là một trong những khoản chi phí quan trọng và chiếm tỷ trọng lớn nhất. Vì vậy, việc nắm vững các quy định pháp lý về chi phí tiền lương là vô cùng cần thiết, giúp doanh nghiệp Việt Nam tuân thủ pháp luật, quản lý và sử dụng hiệu quả nguồn lực này.

1.1. Tầm quan trọng của chi phí tiền lương trong hoạt động của doanh nghiệp

Chi phí tiền lương là khoản chi phí phản ánh giá trị lao động của người lao động trong doanh nghiệp. Đây là nguồn lực then chốt, trực tiếp tác động đến năng suất, chất lượng sản phẩm/dịch vụ và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Vì vậy, việc quản lý tốt chi phí tiền lương sẽ giúp doanh nghiệp:

• Kiểm soát tốt chi phí hoạt động, từ đó nâng cao lợi nhuận
• Thu hút và duy trì nguồn nhân lực chất lượng cao
• Tăng năng suất lao động, cải thiện chất lượng sản phẩm/dịch vụ
• Đáp ứng các yêu cầu về thuế và pháp luật liên quan đến chi phí tiền lương

1.2. Sự cần thiết nắm vững các quy định pháp lý liên quan

Các quy định về chi phí tiền lương được đề cập trong Luật Thuế Thu Nhập Doanh Nghiệp, Bộ Luật Lao động và nhiều văn bản pháp luật khác. Nắm vững các quy định này sẽ giúp doanh nghiệp Việt Nam:

• Xác định đúng các khoản chi phí tiền lương được trừ khi tính thuế
• Thực hiện đúng các chế độ, chính sách liên quan đến tiền lương của người lao động
• Tránh các sai phạm và rủi ro pháp lý trong quản lý chi phí tiền lương
• Tối ưu hóa chi phí tiền lương, nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp

Như vậy, việc nắm vững quy định chi phí tiền lương là vô cùng quan trọng đối với các doanh nghiệp Việt Nam. Hãy cùng tìm hiểu sâu hơn về các quy định này trong các phần tiếp theo.

2. Quy định về loại hình hợp đồng được sử dụng

Các loại hình hợp đồng lao động được sử dụng bao gồm hợp đồng chính thức, hợp đồng thuê ngoài theo vụ việc, và hợp đồng với lao động làm việc tại nhiều nơi.

2.1. Đối với lao động ký hợp đồng chính thức

Lao động ký hợp đồng chính thức với đơn vị sử dụng lao động phải tuân thủ các quy định về thời hạn, điều kiện gia hạn, và các quyền lợi được hưởng.

Quy định về hợp đồng lao động là một nội dung quan trọng liên quan đến chi phí tiền lương trong doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần lưu ý các yêu cầu sau:

Với hợp đồng lao động xác định thời hạn:

• Đây là loại hợp đồng có thời hạn sử dụng lao động không quá 36 tháng.
• Khi hết hạn hợp đồng, nếu người lao động vẫn tiếp tục làm việc, doanh nghiệp phải ký kết hợp đồng mới trong vòng 30 ngày. 
• Nếu ký kết hợp đồng xác định thời hạn, chỉ được ký thêm 1 lần. Các lần ký kết tiếp theo phải là hợp đồng không xác định thời hạn.
• Nếu quá 30 ngày không ký kết hợp đồng mới, hợp đồng xác định thời hạn trước đó sẽ tự động chuyển thành hợp đồng không xác định thời hạn.
• Hợp đồng lao động phải được lập bằng văn bản, trừ trường hợp dưới 1 tháng có thể bằng lời nói.

Với hợp đồng lao động không xác định thời hạn: Đây là loại hợp đồng không giới hạn thời gian sử dụng lao động.

Việc am hiểu các quy định về quy định chi phí tiền lương thông qua hợp đồng lao động sẽ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật, đồng thời quản lý tốt các khoản chi phí liên quan. Từ đó, doanh nghiệp có thể tối ưu hoá chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động.

2.2. Đối với lao động thuê ngoài theo vụ việc

Đối với lao động được thuê ngoài để thực hiện các công việc hoặc dự án cụ thể, các bên phải ký kết hợp đồng thuê ngoài theo vụ việc, với thời hạn và điều khoản rõ ràng.

Về loại hợp đồng lao động đối với lao động thuê ngoài theo vụ việc, doanh nghiệp cần tuân thủ theo quy định về chi phí tiền lương. Theo đó, doanh nghiệp có thể sử dụng loại hợp đồng lao động có thời hạn, với thời hạn không quá 36 tháng, dựa trên thỏa thuận giữa người lao động và doanh nghiệp. Việc lựa chọn loại hình hợp đồng phù hợp là một yếu tố quan trọng trong quản lý chi phí tiền lương của doanh nghiệp.

Ngoài ra, doanh nghiệp cần lưu ý thực hiện đúng các quy định về chi phí tiền lương khi ký kết và quản lý hợp đồng lao động, như đảm bảo các điều khoản về mức lương, thời gian làm việc, chế độ nghỉ phép, bảo hiểm xã hội, v.v. Việc tuân thủ đầy đủ các quy định về chi phí tiền lương sẽ giúp doanh nghiệp quản lý tốt chi phí nhân sự và đảm bảo quyền lợi cho người lao động.

Tóm lại, khi sử dụng loại hợp đồng lao động có thời hạn, doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định về chi phí tiền lương, đảm bảo tính hợp pháp và bảo vệ quyền lợi của cả doanh nghiệp và người lao động.

2.3. Đối với lao động làm việc tại nhiều nơi

Đối với lao động được phân công làm việc tại nhiều địa điểm khác nhau, đơn vị sử dụng lao động cần ký kết các hợp đồng lao động phù hợp, đảm bảo quyền lợi và trách nhiệm của các bên.

Ngoài những quy định về việc người lao động có thể giao kết nhiều hợp đồng lao động, Bộ luật Lao động 2019 cũng có những quy định liên quan đến chi phí tiền lương. Theo Điều 90 của Bộ luật này, người sử dụng lao động phải trả lương đúng mức, đúng hạn cho người lao động dựa trên các yếu tố như tính chất công việc, kỹ năng, trình độ của người lao động, điều kiện lao động và quy định về mức lương tối thiểu vùng.

Việc quy định chi phí tiền lương một cách rõ ràng và công bằng là rất quan trọng để đảm bảo quyền lợi cho cả người sử dụng lao động và người lao động. Người sử dụng lao động cần xây dựng được chính sách tiền lương phù hợp, có tính cạnh tranh, để thu hút và giữ chân những nhân tài. Đồng thời, người lao động cũng cần được trả lương xứng đáng với năng lực và công sức của mình, tránh tình trạng bóc lột lao động.

Ngoài ra, Bộ luật Lao động 2019 cũng quy định về các trường hợp được trả lương cao hơn mức lương tối thiểu vùng như làm việc trong điều kiện nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm hoặc làm việc vào ban đêm, ngày lễ, Tết. Điều này nhằm đảm bảo người lao động được hưởng mức lương xứng đáng với những công việc đặc thù hoặc làm thêm giờ.

Ngoài hợp đồng lao động không xác định thời hạn và hợp đồng lao động xác định thời hạn, người lao động cũng có thể ký kết các loại hợp đồng lao động khác như hợp đồng lao động theo mùa vụ hoặc hợp đồng lao động thử việc.

Việc quy định chi phí tiền lương trong hợp đồng lao động phải tuân thủ các quy định pháp luật về mức lương tối thiểu vùng và các chế độ phụ cấp, trợ cấp khác.

• Đối với người lao động nhận lương theo sản phẩm hoặc lương khoán, mức lương phải được tính toán dựa trên mức lương theo thời gian làm việc bình thường để đảm bảo quyền lợi người lao động.
• Người sử dụng lao động có trách nhiệm xây dựng thang lương, bảng lương phù hợp với quy định pháp luật về quy định chi phí tiền lương, làm cơ sở để thỏa thuận mức lương trong hợp đồng lao động.
• Thời gian làm việc thực tế của người lao động sẽ là cơ sở để người sử dụng lao động và người lao động xác định mức lương trả cho người lao động, dựa trên mức lương theo thời gian làm việc bình thường đã ghi trong hợp đồng lao động.

Việc tuân thủ các quy định về chi phí tiền lương không chỉ là trách nhiệm của người sử dụng lao động mà còn là quyền lợi chính đáng của người lao động. Sự cân bằng giữa quyền lợi của hai bên sẽ góp phần xây dựng mối quan hệ lao động ổn định và hiệu quả.

3.  Quy định về hồ sơ chi phí lương hợp lý

Để đảm bảo tính hợp lý của chi phí tiền lương, doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định về hồ sơ, chứng từ liên quan, bao gồm:

3.1. Đối với lao động ký hợp đồng chính thức

Đối với các nhân viên chính thức trong doanh nghiệp, quy định chi phí tiền lương cần có đủ hồ sơ, chứng từ bao gồm hợp đồng lao động, bảng lương, bảng thanh toán, chứng từ nộp bảo hiểm… để chứng minh tính hợp lý của khoản chi phí tiền lương này.

1. Hợp đồng lao động đối với từng loại hình hợp đồng:
   • Các quy định cụ thể về hợp đồng lao động sẽ được xác định dựa trên từng loại hình hợp đồng như hợp đồng không xác định thời hạn, hợp đồng có thời hạn, hợp đồng thử việc, v.v.
   • Các loại hình hợp đồng này sẽ có những điều khoản riêng biệt về thời hạn, quyền lợi, nghĩa vụ của các bên.
2. Quy chế tiền lương, thưởng, phụ cấp:
   • Doanh nghiệp cần xây dựng một quy chế rõ ràng về quy định chi phí tiền lương, các chính sách thưởng, phụ cấp cho người lao động. 
   • Điều này giúp tạo công bằng và minh bạch trong việc trả lương cho người lao động.
3. Quyết định tăng lương:
   • Việc tăng lương cho người lao động phải được thực hiện thông qua một quy trình rõ ràng, có căn cứ, được ghi chép lại trong hồ sơ. 
   • Các quy định chi phí tiền lương sẽ xác định các tiêu chí và mức độ tăng lương phù hợp.
4. Bảng chấm công hàng tháng:
   • Doanh nghiệp cần lưu giữ bảng chấm công hàng tháng đầy đủ, chính xác làm căn cứ để tính toán và trả lương cho người lao động theo quy định chi phí tiền lương.
5. Bảng thanh toán tiền lương:
   • Doanh nghiệp cần lập bảng thanh toán tiền lương chi tiết cho từng người lao động, trong đó thể hiện rõ các khoản thu nhập, khấu trừ và số tiền lương thực nhận.
6. Thang bảng lương:
   • Doanh nghiệp cần xây dựng thang bảng lương rõ ràng, phù hợp với quy định chi phí tiền lương, các vị trí công việc và trình độ, kinh nghiệm của người lao động. 
   • Thang bảng lương này sẽ là cơ sở quan trọng để xác định mức lương cụ thể cho từng vị trí.
7. Phiếu chi thanh toán lương hoặc chứng từ ngân hàng nếu thanh toán qua ngân hàng:
   • Doanh nghiệp cần lập phiếu chi thanh toán lương hoặc cung cấp chứng từ ngân hàng để chứng minh việc trả lương cho người lao động theo quy định chi phí tiền lương.
8. Tờ khai thuế thu nhập cá nhân (TNCN) hàng tháng, quý:
   • Doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ nghĩa vụ về kê khai và nộp thuế TNCN cho người lao động theo quy định.
9. Tờ khai quyết toán thuế TNCN:
   • Cuối năm, doanh nghiệp cần thực hiện quyết toán thuế TNCN cho người lao động, đảm bảo chính xác và đúng quy định.
10. Các chứng từ nộp thuế TNCN:
    • Doanh nghiệp cần lưu giữ đầy đủ các chứng từ liên quan đến việc nộp thuế TNCN cho người lao động.
11. Giấy tờ đi kèm: sơ yếu lích lịch, CMND/CCCD của người lao động:
    • Doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ hồ sơ cá nhân của người lao động như sơ yếu lý lịch, CMND/CCCD.

3.2. Đối với lao động thuê ngoài theo vụ việc

Đối với các lao động được thuê theo từng vụ việc cụ thể, quy định chi phí tiền lương cần có hợp đồng thuê mướn, biên bản nghiệm thu công việc, chứng từ thanh toán… để chứng minh tính hợp lý của khoản chi phí tiền lương này.

1. Quyết định tuyển dụng: Đây là văn bản chính thức xác nhận việc tuyển dụng lao động vào công ty/tổ chức. Nội dung bao gồm thông tin về người lao động, vị trí công việc, mức lương, các chế độ đãi ngộ, v.v.
2. Hợp đồng lao động: Đối với trường hợp sử dụng lao động trên 1 tháng, lao động dưới 15 tuổi, hoặc giúp việc gia đình, cần có hợp đồng lao động được ký kết giữa người sử dụng lao động và người lao động. Hợp đồng này quy định rõ các điều khoản về quyền, nghĩa vụ của hai bên.
3. Bảng thanh toán tiền lương: Đây là văn bản chi tiết về việc tính toán, thanh toán tiền lương cho người lao động hàng tháng. Nội dung bao gồm mức lương cơ bản, phụ cấp, các khoản khấu trừ, v.v.
4. Phiếu chi thanh toán lương hoặc chứng từ ngân hàng: Nếu thanh toán tiền lương cho người lao động bằng hình thức chuyển khoản, cần lưu giữ các chứng từ ngân hàng để làm căn cứ.
5. Các tờ khai thuế TNCN: Doanh nghiệp/tổ chức cần lập và nộp các tờ khai thuế thu nhập cá nhân cho người lao động hàng tháng, hàng quý, và kê khai quyết toán cuối năm.
6. Các giấy tờ đi kèm: Sơ yếu lý lịch, CMND/CCCD của người lao động cần được lưu giữ để phục vụ công tác quản lý.

Tóm lại, việc quản lý “quy định chi phí tiền lương” đòi hỏi doanh nghiệp/tổ chức phải tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật về lao động, thuế, và các chế độ chính sách khác liên quan đến người lao động.

4. Quy định về các khoản BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ

Ngoài quy định về chi phí tiền lương, doanh nghiệp cũng cần tuân thủ các quy định về các khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn đối với lao động của doanh nghiệp.

4.1. Đối với lao động ký hợp đồng chính thức

Đối với nhân viên chính thức trong doanh nghiệp, quy định chi phí tiền lương cần bao gồm các khoản đóng góp bảo hiểm và kinh phí công đoàn theo quy định hiện hành.

• Theo quy định mới, mức đóng bảo hiểm xã hội vào quỹ tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp được giảm xuống 0% từ 01/07/2021 đến 30/06/2022. Điều này giúp giảm được một phần chi phí tiền lương mà người sử dụng lao động phải đóng góp.
• Ngoài ra, người sử dụng lao động cũng được giảm mức đóng bảo hiểm thất nghiệp từ 1% xuống 0% đối với các doanh nghiệp có tham gia bảo hiểm đến ngày 30/09/2021. Điều này cũng góp phần giảm chi phí tiền lương mà doanh nghiệp phải chi trả.
• Các chính sách giảm mức đóng bảo hiểm xã hội và bảo hiểm thất nghiệp này là một phần trong nỗ lực của Chính phủ nhằm hỗ trợ doanh nghiệp, giúp họ giảm gánh nặng chi phí tiền lương trong bối cảnh ảnh hưởng của đại dịch COVID-19.

Quy định về tỷ lệ đóng BHXH bắt buộc đối với người lao động ký hợp đồng chính thức tại Việt Nam được căn cứ theo Quyết định số 595/QĐ-BHXH như sau:

4.3. Đối với lao động thuê ngoài theo vụ việc

Đối với lao động được thuê theo từng vụ việc cụ thể, quy định chi phí tiền lương cũng cần bao gồm các khoản đóng góp bảo hiểm và kinh phí công đoàn tương ứng.

• Theo quy định mới, người lao động ký hợp đồng có thời hạn từ đủ 1 tháng trở lên sẽ bắt buộc tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp. Điều này góp phần gia tăng chi phí tiền lương mà người sử dụng lao động phải trích nộp.
• Tỷ lệ trích đóng các loại bảo hiểm này đối với người lao động ký hợp đồng có thời hạn từ đủ 1 tháng trở lên sẽ tương tự như tỷ lệ trích đóng khi ký kết hợp đồng lao động chính thức. Điều này nhằm bảo đảm sự công bằng giữa các hình thức hợp đồng lao động.
• Quy định về việc bắt buộc tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp đối với người lao động có hợp đồng từ đủ 1 tháng trở lên là một trong những nỗ lực của Chính phủ nhằm gia tăng mức chi phí tiền lương cho người lao động, đồng thời cũng góp phần bảo vệ quyền lợi của họ.

4.3. Đối với lao động làm việc tại nhiều nơi

Trường hợp lao động làm việc tại nhiều nơi, doanh nghiệp cần xác định rõ địa điểm làm việc chính để đóng góp các khoản bảo hiểm và kinh phí công đoàn đúng quy định.

• Đối với người lao động tham gia nhiều hợp đồng lao động:

Về việc quy định chi phí tiền lương, có một số lưu ý đối với người lao động tham gia nhiều hợp đồng lao động. Đối với BHXH (bao gồm ốm đau, thai sản và hưu trí – tử tuất), người lao động sẽ tham gia theo hợp đồng lao động đầu tiên được ký kết. Đối với BHYT, nếu người lao động có thêm một hoặc nhiều hợp đồng lao động không xác định thời hạn hay xác định thời hạn, họ sẽ đóng BHYT theo hợp đồng lao động có mức tiền lương cao nhất. 

Trong khi đó, đối với BHTN, người lao động sẽ đóng theo hợp đồng lao động được ký kết đầu tiên, nếu họ đang thực hiện nhiều hợp đồng lao động không xác định thời hạn hoặc có thời hạn. Việc quy định chi phí tiền lương này nhằm đảm bảo quyền lợi của người lao động khi tham gia nhiều hợp đồng.

• Đối với tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp (TNLĐ-BNN):

Riêng đối với TNLĐ-BNN, người lao động sẽ không phải đóng tiền vào quỹ này. Trách nhiệm về việc quy định chi phí tiền lương cho TNLĐ-BNN thuộc về người sử dụng lao động. Nếu người sử dụng lao động ký kết hợp đồng với nhiều người lao động, họ phải có trách nhiệm đóng bảo hiểm TNLĐ-BNN cho từng hợp đồng lao động đã ký.

• Đối với người lao động không thuộc đối tượng tham gia bảo hiểm bắt buộc:

Với người lao động cao tuổi đang hưởng lương hưu hoặc những đối tượng khác không thuộc diện tham gia BHXH, BHYT, BHTN bắt buộc, ngoài việc trả lương theo công việc, công ty có trách nhiệm chi trả thêm một khoản tiền tương ứng với mức đóng BHXH, BHYT bắt buộc, BHTN và tiền nghỉ phép hàng năm, cùng lúc với kỳ trả lương. Việc quy định chi phí tiền lương này nhằm đảm bảo quyền lợi cho người lao động.

5. Lời kết

Quy định về chi phí tiền lương là một trong những vấn đề quan trọng mà doanh nghiệp cần lưu ý khi quản lý nhân sự và tài chính. Ngoài việc tuân thủ các quy định về mức lương, doanh nghiệp cũng cần đảm bảo đóng góp đầy đủ các khoản bảo hiểm và kinh phí công đoàn theo đúng quy định pháp luật. 

Việc hiểu rõ và áp dụng đúng các quy định về chi phí tiền lương sẽ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật, bảo vệ quyền lợi cho người lao động, đồng thời quản lý tốt các khoản chi phí liên quan. Qua đó, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa chi phí, nâng cao năng suất lao động và hiệu quả hoạt động.

Hy vọng những thông tin chia sẻ trên đây về Quy định chi phí tiền lương sẽ hữu ích cho các doanh nghiệp Việt Nam trong việc xây dựng và quản lý chính sách tiền lương hiệu quả. Liên hệ với Đại lý thuế Bảo Tín nếu bạn cần thêm hỗ trợ và tư vấn về vấn đề này!