Thủ tục thành lập văn phòng đại diện

Thành lập văn phòng đại diện là một lựa chọn đúng đắn để thuận tiện hơn trong giao tiếp và phục vụ khách hàng. Vậy bạn đã biết hồ sơ và các bước thành lập văn phòng đại diện chưa? Công ty Bảo Tín sẽ hướng dẫn chi tiết cho bạn trong bài viết này.

1. Khái niệm chức năng của văn phòng đại diện

Nội dung hoạt động của văn phòng đại diện là đại diện cho quyền và lợi ích hợp pháp của công ty được ủy quyền và bảo vệ các quyền và lợi ích này. 

Văn phòng đại diện sẽ được thành lập với các chức năng: 

• Thực hiện chức năng của văn phòng liên lạc; 
• Thực hiện các hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ các công ty tiếp cận thị trường và đối tác mới. 

Văn phòng đại diện không được phép ký kết các hợp đồng riêng biệt dưới danh nghĩa của chính họ. Công ty chịu mọi nghĩa vụ tài chính phát sinh từ hoạt động của văn phòng đại diện.

Do đó việc hạch toán văn phòng đại diện được thực hiện trong trường hợp công ty muốn thành lập thêm một pháp nhân phụ thuộc với chức năng duy nhất là cho công ty, tiếp cận khách hàng và đối tác, không thực hiện chức năng kinh doanh, công ty có thể xem xét khả năng thành lập văn phòng đại diện để tránh các nghĩa vụ báo cáo thuế phức tạp. 

Ngoài ra, đối với các ngành dịch vụ không thực hiện trực tiếp tại địa điểm của đơn vị như B. du lịch, xây dựng, tư vấn, … thì cách thành lập văn phòng đại diện ở các tiểu bang liên bang khác là một ý tưởng hay. 

Phải hết sức lưu ý khi thực hiện các giao dịch với văn phòng đại diện khi ký kết hợp đồng. Hợp đồng ký với Văn phòng đại diện Văn phòng đại diện đứng tên công ty, do đó, khi trao đổi và ký hợp đồng với văn phòng đại diện, đối tác phải yêu cầu văn phòng đại diện cung cấp công văn hợp pháp của công ty. Nội dung của giấy ủy quyền này phải liên quan trực tiếp đến hợp đồng đã ký để tránh xảy ra tranh chấp dẫn đến thiệt hại về tài chính. và danh tiếng của các bên.

Xem thêm: Tư vấn thành lập công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH)

2. Điều kiện thành lập văn phòng đại diện

• Văn phòng đại diện chỉ được thành lập sau khi thành lập công ty, do đó không thể làm thủ tục thành lập công ty và đặt văn phòng đại diện cùng lúc.
• Trong tên của văn phòng đại diện phải có tên của văn phòng đại diện của công ty với việc bổ sung “văn phòng đại diện”…. 
• Văn phòng đại diện chỉ được thực hiện chức năng giao dịch. Do đó, người đứng đầu văn phòng đại diện chỉ được ký hợp đồng và đóng dấu bằng con dấu của văn phòng đại diện. Trình bày các giao dịch dịch vụ của văn phòng đại diện, chẳng hạn như giao kết hợp đồng thuê căn hộ làm văn phòng, hợp đồng lao động với nhân viên văn phòng, mua bán đồ dùng văn phòng, v.v. 
• Trưởng văn phòng đại diện không được ký hợp đồng phát sinh hoạt động thương mại. Ngược lại với địa điểm kinh doanh, các hoạt động kinh doanh vẫn tiếp tục diễn ra tại địa điểm kinh doanh. 
• Địa chỉ trụ sở chính của văn phòng đại diện. Công ty không thể là nhà tập thể, chung cư (tương tự như trụ sở công ty). 
• Văn phòng đại diện không phải làm thủ tục với cơ quan thuế. Tuy nhiên, công ty cần thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện ở quận khác thì bạn vẫn phải xác nhận nghĩa vụ thuế với cơ quan thuế cũ. Vì vậy, các công ty cần lưu ý lựa chọn địa chỉ phù hợp khi đặt văn phòng đại diện để tránh chuyển địa chỉ sang quận khác. Khác với địa điểm kinh doanh khi doanh nghiệp thay đổi địa chỉ. Địa điểm kinh doanh không phải thực hiện thủ tục xác nhận nghĩa vụ thuế với cơ quan thuế.

Xem thêm: Dịch vụ thành lập doanh nghiệp

3. Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

• Thông báo về việc thành lập Văn phòng đại diện của công ty; 
• Nghị quyết và bản sao biên bản họp hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên của chủ sở hữu công ty hoặc hội đồng thành viên hoặc Giám đốc điều hành công ty đối với công ty hợp danh, sở hữu duy nhất với trách nhiệm hữu hạn, hội đồng quản trị trong trường hợp là công ty, của Cổ đông chịu trách nhiệm cá nhân trong một công ty khi thành lập văn phòng đại diện; 
• Bản sao hợp lệ quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện; 
• Bản sao hợp lệ một trong các chứng minh thư của người quản lý văn phòng đại diện.

4. Quy trình, thủ tục thành lập văn phòng đại diện mới nhất

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện trong bài viết này áp dụng cho cả thủ tục thành lập văn phòng đại diện của công ty có vốn đầu tư của Việt Nam và thủ tục thành lập văn phòng đại diện của công ty có vốn đầu tư nước ngoài tại Việt Nam. 

Bước 1: Soạn thảo hồ sơ thành lập văn phòng đại diện 

• 01 CMND có công chứng của người đứng đầu văn phòng đại diện; 
• Tên, địa điểm văn phòng đại diện, số điện thoại của văn phòng đại diện; 
• 01 Bản sao trích lục đăng ký thương mại của công ty. 

Bước 2: Chuẩn bị và soạn thảo hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

• Khi nhận được thông tin về tên, địa điểm, số điện thoại của văn phòng đại diện và CMND có công chứng của người đứng đầu văn phòng đại diện, Văn phòng Luật sư Việt An chuẩn bị hồ sơ . 
• Hồ sơ sẽ được hoàn thành trong vòng 1 ngày và gửi cho khách hàng để ký và đóng dấu. 

Bước 3: Nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện và công bố thành lập. 

• Văn phòng đại diện được đặt tại: Hộ tịch cấp tỉnh nơi đặt văn phòng đại diện. 
• Nộp phí công bố thông tin văn phòng đại diện trên Cổng thông tin quốc gia của công ty

Bước 4: Cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện 

• Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày đăng ký có hiệu lực sau khi nhận được hồ sơ hợp lệ từ Phòng Đăng ký thương mại cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động kinh doanh của văn phòng đại diện công ty. 
• Trường hợp công ty thành lập văn phòng đại diện ở nước ngoài: Sau khi công ty đã có giấy phép hoạt động ở nước ngoài, công ty phải nộp hồ sơ đến phòng đăng ký thương mại. Cơ quan đăng ký công ty bổ sung thông tin về văn phòng đại diện của công ty vào cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký công ty. 

Bước 5: Khắc dấu cho văn phòng đại diện 

Để thuận tiện cho việc ký các hồ sơ, tài liệu liên quan đến hoạt động của Văn phòng đại diện, bạn nên khắc dấu Văn phòng đại diện

5. Thời gian thành lập văn phòng đại diện như thế nào?

• Thời gian chuẩn bị hồ sơ kể từ ngày khách hàng cung cấp đầy đủ thông tin: 1 ngày làm việc; 
• Thời gian nộp hồ sơ cấp Giấy chứng nhận khi nhận đăng ký kinh doanh đối với khu vực Hồ Chí Minh 3 – 5 ngày làm việc; 
• Thời gian nộp hồ sơ cấp Giấy chứng nhận khi nhận đăng ký kinh doanh đối với khu vực ngoại thành 7 – 10 ngày làm việc; 
• Thời gian khắc dấu pháp nhân (dấu tròn) và dấu chức danh (dấu tên) là 1 ngày làm việc; 
• Thời gian mua chữ ký số để khai thuế là 1 đến 2 ngày việc làm; 
• Thời gian mua hóa đơn và gửi hóa đơn từ 1 đến 2 ngày làm việc, do đó tổng thời gian để thành lập văn phòng đại diện và công ty có thể chính thức hoạt động là khoảng 15 đến 20 ngày làm việc theo quy định.

6. Lợi ích khi thành lập văn phòng đại diện tại Bảo Tín

Có thời gian tìm hiểu thị trường 

Đối với các công ty nước ngoài lần đầu tiên vào Việt Nam để quảng bá thương hiệu hoặc tiếp cận thị trường; Rà soát thị trường, thành lập văn phòng đại diện là phương án giúp công ty tiết kiệm chi phí, đơn giản hóa các thủ tục pháp lý. 

Thủ tục đơn giản 

So với việc thành lập hiện diện thương mại tại Việt Nam bằng các hình thức khác. thành lập công ty có vốn đầu tư nước ngoài hoặc thành lập chi nhánh; thì thủ tục mở văn phòng đại diện được coi là ít phức tạp nhất. 

Tiết kiệm chi phí 

Một ưu điểm khác của việc mở văn phòng đại diện là không bị đánh thuế vì đây không hoàn toàn là hoạt động kinh doanh; nhưng bạn chỉ cần kê khai và nộp thuế thu nhập cá nhân cho nhân viên văn phòng. 

Thành lập công ty có vốn đầu tư nước ngoài tại Việt Nam phải trải qua nhiều bước thủ tục. Thủ tục giấy tờ phức tạp và chi phí cho công việc này khá cao, tốn kém để khởi nghiệp khi chưa thực sự tìm hiểu thị trường; Đó là một bước đi khá mạo hiểm và rủi ro cho các công ty. 

Với lợi thế về chi phí đặt văn phòng đại diện tại Việt Nam, rất có thể sẽ giúp các thương nhân nước ngoài đạt được sự hài lòng về lợi nhuận. 

Giấy phép nhanh 

Thời gian xin giấy phép thành lập văn phòng đại diện khá nhanh chóng; trong thời hạn khoảng 7 ngày làm việc kể từ ngày nộp đầy đủ hồ sơ hợp lệ cho cơ quan có thẩm quyền cho phép; Văn phòng có thể xin giấy phép hoạt động kinh doanh. 

Bước đệm để bắt đầu kinh doanh do vốn nước ngoài

Theo quy định, văn phòng đại diện của công ty nước ngoài không được hoạt động kinh doanh; hoặc các hoạt động khác tạo ra để sinh lời. Nhưng đây vẫn là cơ quan thực hiện chức năng giao tiếp; tìm hiểu thị trường, khuyến khích và xúc tiến các cơ hội đầu tư kinh doanh… cho các công ty nước ngoài tại Việt Nam. 

Thông qua các hoạt động này; Hình ảnh và thương hiệu của các công ty đang dần trở nên nổi tiếng và có tiếng trên thị trường. Nhờ đó, người đứng đầu công ty có thể yên tâm thành lập công ty có vốn nước ngoài và chính thức hoạt động kinh doanh tại Việt Nam.

7. Câu hỏi thường gặp

Ưu nhược điểm khi thành lập văn phòng đại diện bao gồm?

Ưu điểm của văn phòng đại diện 

• Ưu điểm chính của văn phòng đại diện là không phải khai thuế và thủ tục thuế môn bài. 
• Các công ty có thể đặt văn phòng đại diện trong cùng một tỉnh, thành phố hoặc ở các thành phố khác nhau. 
• Các công ty có thể thành lập văn phòng đại diện ở quốc gia khác. 

Nhược điểm của văn phòng đại diện 

• Không tạo ra bất kỳ hoạt động kinh doanh nào trong văn phòng đại diện; 
• Khi chuyển trụ sở văn phòng đại diện sang quận, huyện khác vẫn phải xác nhận nghĩa vụ thuế với cơ quan thuế nơi đặt văn phòng đại diện. chủ đề cũ.

Thủ tục sau khi thành lập văn phòng đại diện là gì?

• Đăng biển hiệu tại văn phòng đại diện 
• Trên biển hiệu có các thông tin sau: tên văn phòng đại diện, địa chỉ trụ sở chính, số điện thoại, cơ quan chủ quản. 
• Có thay đổi về nội dung hoạt động và nội dung ghi trong Giấy chứng nhận hoạt động của Văn phòng đại diện thì Văn phòng đại diện phải làm thủ tục thay đổi. 
• Thủ tục thay đổi văn phòng đại diện được thực hiện tại: Phòng Đăng ký Thương mại – Sở Kế hoạch và Đầu tư.

Lý do văn phòng đại diện không phải nộp lệ phí môn bài?

Văn phòng đại diện không thực hiện bất kỳ hoạt động thương mại nào và do đó không phải nộp bất kỳ khoản thuế môn bài nào.

Một số việc cần làm sau khi có giấy phép kinh doanh?

– Mở tài khoản ngân hàng tại địa chỉ văn phòng đại diện

– Thanh toán đầy đủ các khoản lệ phí, thuế giá trị gia tăng, phát hành hóa đơn đỏ

– Tiến hành công bố con dấu công ty.

Bảo Tín luôn được đánh giá là đơn vị dịch vụ chuyên nghiệp, chất lượng dịch vụ tốt, vì luôn đáp ứng được nhu cầu của khách hàng, xử lý được những thắc mắc, hỏi đáp hay thay đổi tất cả điều chỉnh của quý khách. Tạo giải pháp giá trị có lợi để ra được kết quả tốt và luôn tuân thủ pháp luật. Bên cạnh đó, Bảo Tín luôn tìm ra những cách thức thành lập văn phòng đại diện phù hợp và cập nhập các loại tin tức nổi bật, các dịch vụ doanh nghiệp trọn gói.

Như vậy qua bài viết trên, khi muốn thành lập văn phòng đại diện trách nhiệm hữu hạn hay tư nhân, công ty cổ phần,.. thì đều cần thực hiện theo đúng trình tự, cần đánh giá những mặt lợi thế của hình thức kinh doanh, đưa ra những ưu đãi để thu hút khách hàng và khẳng định chất lượng dịch vụ. Liên hệ ngay với chúng tôi khi bạn có nhu cầu ngay nhé!