Thay đổi địa chỉ công ty không phải là điều cần thiết hiếm gặp đối với các công ty trong quá trình hoạt động kinh doanh, đặc biệt là trong bối cảnh kinh tế đang thay đổi như hiện nay. Tuy nhiên, việc thay đổi địa chỉ của công ty cũng vậy. Các quận, huyện khác nhau, các tỉnh thành khác nhau có quy định khác nhau nên bạn rất dễ mắc sai lầm nếu không tìm hiểu kỹ.

Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty, trụ sở chính

1. Quy trình thay đổi địa chỉ công ty mới nhất

Bước 1: Chốt thuế khi thay đổi địa chỉ công ty khác quận/huyện/tỉnh/thành phố

Trong bước này, các công ty thay đổi địa chỉ của họ sang quận / huyện và tỉnh khác phải gửi thông báo bằng Mẫu số .08. Cơ quan thuế là cơ quan quản lý thực hiện “thủ tục đóng” thuế quận / huyện trước đây và làm đơn xin chuyển địa điểm về quận / huyện / thành phố mới.

Thời gian thực hiện thủ tục này thông thường từ 5-10 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ đăng ký

Lưu ý: Đối với các công ty thay đổi địa chỉ trụ sở chính trong cùng quận thì không cần làm thủ tục này.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ thay đổi trụ sở chính

Sau khi hoàn thành việc đóng thuế quận / huyện / tỉnh / thành phố cũ và nhận được công văn của cơ quan thuế chuyển đến địa chỉ mới, công ty sẽ viết hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty để tiến hành. Đăng ký kinh doanh với nội dung thay đổi địa chỉ.

Bước 3: Nộp đơn xin chuyển đến Văn phòng đăng ký

Đơn xin được nộp trực tuyến trên đường dây sau khi đơn đã được chấp nhận. đủ điều kiện, hãy tiến hành quy trình nộp đơn đăng ký giấy cho Cơ quan đăng ký.

Bước 4: Phòng đăng ký thương mại kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ thay đổi địa chỉ

Khi nhận được hồ sơ đăng ký, Văn phòng đăng ký sẽ kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ trước khi chấp nhận và cấp giấy xác nhận về việc thay đổi địa chỉ công ty

Bước 5: Cấp giấy chứng nhận trích lục sổ đăng ký thương mại ghi địa chỉ mới của công ty

Nếu hồ sơ công ty hợp lệ thì nộp hồ sơ giấy cho Văn phòng Kế hoạch và Đầu tư để được cấp giấy chứng nhận. đăng ký công ty.

Xem thêm: Dịch vụ thành lập công ty trọn gói

2. Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty

Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty

Trường hợp thay đổi địa chỉ công ty trong cùng quận, huyện, hồ sơ gồm:

01 Thông báo thay đổi địa chỉ ghi rõ: tên, mã số công ty, mã số thuế; địa chỉ di dời dự định; Họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật
01 Nghị quyết của chủ sở hữu về việc thay đổi trụ sở đăng ký (trường hợp Tổng công ty có 1 thành viên), đại hội đồng cổ đông (trường hợp tổng công ty có 2 thành viên), các cổ đông (đối với trường hợp là Tổng công ty), Đại hội đồng cổ đông (đối với tổng công ty)
01 bản sao biên bản họp về việc thay đổi địa chỉ công ty;
01 Đơn chính thức gốc (Mẫu 09) công văn Cơ quan thuế để được chấp thuận chuyển quận (áp dụng nếu công ty chuyển đến quận khác)

Trường hợp công ty khách hàng thay đổi địa chỉ tại tỉnh / thành phố, hồ sơ gồm:

01 Thông báo thay đổi địa chỉ ghi rõ: tên, mã số công ty, mã số thuế; địa chỉ di dời dự định; họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật
01 quy chế công ty sửa đổi (bản sao)
Danh sách người được ủy quyền đại diện (Công ty TNHH có 1 thành viên hợp danh), danh sách thành viên hợp danh (Công ty TNHH có 2 thành viên hợp danh trở lên), danh sách thành viên (công ty) , danh sách thành viên hợp danh (công ty hợp danh)
01 Nghị quyết của chủ sở hữu (đối với công ty TNHH 1 thành viên), hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH 2 thành viên), các thành viên hợp danh ( đối với công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần), đại hội đồng (đối với công ty cổ phần)
01 bản sao biên bản họp về việc chuyển địa điểm của công ty

3. Thủ tục thuế khi thay đổi địa chỉ công ty

Tại cơ quan thuế mới

Sau khi thay đổi trụ sở chính và được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh mới, công ty không phải làm thủ tục đăng ký thuế với cơ quan thuế mới.

Trường thông tin thay đổi hóa đơn

Nếu công ty sử dụng và tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy thì công ty ghi địa chỉ, đóng dấu địa chỉ trên hóa đơn và Thông báo thay đổi thông tin hóa đơn đã được cấp cho cơ quan quản lý thuế mới.
Trường hợp công ty sử dụng hóa đơn điện tử, công ty sẽ gửi thông báo đến cơ quan quản lý thuế mới về việc thay đổi thông tin của hóa đơn đã phát hành.
Trường hợp công ty đã hủy hóa đơn tại cơ quan thuế cũ (nơi chuyển đến) thì công ty ra thông báo phát hành hóa đơn mới để sử dụng

Thay đổi thông tin hồ sơ thuế TNCN

Công ty phát hành hồ sơ thuế TNCN tại cơ quan mới từ cơ quan quản lý thuế nơi chuyển đến khớp với số biên lai của Bảng biên lai chưa sử dụng (trường hợp báo cáo tình hình sử dụng biên lai thuế thu nhập doanh nghiệp) hoặc số mới (trường hợp đã hủy biên lai)

Lưu ý: Thủ tục khi thay đổi địa điểm.

Khi nộp hồ sơ đóng thuế, chi cục thuế cũ sẽ kiểm tra tình trạng nộp thuế, tình trạng nộp hồ sơ đăng ký công ty, trường hợp có sai sót, thiếu sót thì chi cục thuế quận, huyện cũ sẽ yêu cầu doanh nghiệp hoàn thiện.

4. Thời gian hoàn thành hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty

Thời hạn thay đổi địa chỉ công ty được tính như sau:

Thời hạn nộp hồ sơ đăng ký chuyển đổi trụ sở chính: 01 ngày làm việc;
Thời hạn nộp hồ sơ đến cơ quan thuế đến khi nhận được công văn chuyển quận / huyện / cả nước / thành phố (trường hợp chuyển địa chỉ sang quận / huyện / quận / thành phố khác): 10-15 ngày làm việc;
Thời hạn Đối với việc thay đổi địa chỉ trên ĐKKD: 3-5 ngày làm việc;
Thời hạn thay đổi tem công ty (nếu tem cũ có thông tin quận / huyện / tỉnh / thành phố): 1 ngày làm việc.

Vì vậy: Tổng thời gian thay đổi địa chỉ công ty khoảng 5 đến 20 ngày làm việc tùy thuộc vào việc cơ quan thuế có cần chuyển hay không.

5. Những việc quan trọng cần làm sau khi thay đổi địa chỉ công ty

Về con dấu của công ty

Nếu địa điểm của công ty được chuyển đến một quận / huyện, tỉnh hoặc thành phố khác, công ty phải hoàn tất quy trình khắc lại con dấu và đăng ký lại việc sử dụng con dấu trên cơ sở dữ liệu quốc gia – Sở Kế hoạch và Đầu tư.

Về hóa đơn công ty

Công ty có thể tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ nhưng cần khắc thêm tem tên công ty, địa chỉ mới và đóng dấu lên hóa đơn cũ, sau đó gửi (Thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn) đến Bộ Tài chính để được phê duyệt xin hóa đơn cũ để tiếp tục sử dụng

Nếu công ty chuyển sang quận / huyện / tỉnh khác:

Nộp thông báo sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế để chuyển
Đóng dấu địa chỉ mới trên hóa đơn
Gửi danh sách các hóa đơn chưa sử dụng
Gửi thông báo điều chỉnh hóa đơn cho cơ quan thuế

Nếu khách hàng không muốn tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ mà muốn sử dụng hóa đơn Đơn hàng mới thì khách hàng phải:

Gửi thông báo hủy hóa đơn đến cơ quan thuế Gửi cơ quan thuế
Gửi thông báo thanh toán mới.

Các vấn đề khác về việc thay đổi địa chỉ trụ sở công ty.

Thay đổi địa chỉ doanh nghiệp sang quận / tỉnh khác yêu cầu thay đổi sức khỏe, nhà cung cấp dịch vụ an sinh xã hội
Thay đổi thông tin địa chỉ chủ tài khoản cho các tài khoản ngân hàng của công ty;
Thỏa thuận thay đổi địa chỉ với các hợp đồng đã ký và công việc đang thực hiện;
Thay thế bất kỳ thông tin liên quan nào bằng địa chỉ công ty;

6. Dịch vụ thay đổi địa chỉ công ty tại Bảo Tín

Tư vấn quy trình và thủ tục thay đổi địa chỉ kinh doanh từ cùng quận / huyện, khác quận / huyện, khác tỉnh / thành phố.
Tư vấn về những văn phòng ảo ở các địa chỉ theo nhu cầu khách hàng.
Hướng dẫn khách hàng chuẩn bị hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty;
Lập và xuất trình hồ sơ với cơ quan thuế để được chấp thuận bằng văn bản về việc chuyển quận, huyện;
Tạo hồ sơ thay đổi địa chỉ của công ty và nộp đơn theo Văn phòng đăng ký thương mại nơi công ty có trụ sở đăng ký, giấy chứng nhận đăng ký được cấp
Theo dõi quá trình, bổ sung hoặc chỉnh sửa đăng ký (nếu có) khi có yêu cầu từ chuyên gia – Nhận thông báo chính thức từ cơ quan thuế và giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh mới đã thay đổi địa chỉ công ty;
Ngoài con dấu mới của công ty, đăng mẫu con dấu trên cổng thông tin quốc gia: Tư vấn các vấn đề pháp lý liên quan khác sau khi thay đổi địa chỉ công ty;

7. Câu hỏi thường gặp

Thời gian hoàn thành hồ sơ thay đổi địa chỉ là bao lâu?

Trả lời: Thời hạn thay đổi địa chỉ công ty được tính như sau:

Thời hạn nộp hồ sơ đăng ký chuyển đổi trụ sở chính: 01 ngày làm việc;
Thời hạn nộp hồ sơ đến cơ quan thuế đến khi nhận được công văn chuyển quận / huyện / cả nước / thành phố (trường hợp chuyển địa chỉ sang quận / huyện / quận / thành phố khác): 10-15 ngày làm việc;
Thời hạn Đối với việc thay đổi địa chỉ trên ĐKKD: 3-5 ngày làm việc;
Thời hạn thay đổi tem công ty (nếu tem cũ có thông tin quận / huyện / tỉnh / thành phố): 1 ngày làm việc.