Thời điểm lập hóa đơn điện tử bán hàng: Cập nhật chi tiết quy định 10 ngành hàng phổ biến

Thời điểm lập hóa đơn điện tử là một trong những vấn đề quan trọng mà doanh nghiệp cần nắm rõ để tuân thủ đúng quy định pháp luật về hóa đơn. Trong bài viết này, Đại Lý Thuế Bảo Tín sẽ chia sẻ 10 trường hợp cụ thể về thời điểm lập hóa đơn điện tử bán hàng để các bạn doanh nghiệp tham khảo và áp dụng hiệu quả. Hãy theo dõi và khám phá những thông tin hữu ích trong bài viết của Đại Lý Thuế Bảo Tín để đảm bảo tuân thủ đúng quy định về hóa đơn điện tử trong kinh doanh của mình nhé!

1. Hóa đơn điện tử – bước tiến cho doanh nghiệp

Sự phát triển của công nghệ số đã mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, trong đó việc áp dụng hóa đơn điện tử là một trong những bước tiến quan trọng. Hóa đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tăng tính minh bạch mà còn đáp ứng các yêu cầu về quản lý, kế toán và tuân thủ pháp luật.

1.1. Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử đang dần trở thành xu hướng tất yếu của các doanh nghiệp Việt Nam trong bối cảnh số hóa và đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin. Việc chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao tính minh bạch và hiệu quả quản lý trong doanh nghiệp, đồng thời cũng giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định về thời điểm lập hóa đơn điện tử bán hàng.

Hóa đơn điện tử là hóa đơn được lập, gửi, nhận và lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử thay vì bản giấy truyền thống. Việc lập hóa đơn điện tử bán hàng mang lại nhiều lợi ích như:

• Tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ và vận chuyển
• Tăng tính minh bạch và dễ dàng kiểm soát
• Rút ngắn thời gian xử lý và luân chuyển hóa đơn
• Giảm thiểu rủi ro thất lạc, hư hỏng hóa đơn giấy

1.2. Có bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử không?

Từ ngày 01/07/2022, việc sử dụng hóa đơn điện tử trở thành bắt buộc đối với hầu hết các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân kinh doanh. Tuy nhiên, vẫn còn một số trường hợp được miễn sử dụng hóa đơn điện tử như:

• Doanh nghiệp mới thành lập trong 12 tháng đầu
• Doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ trong một số ngành
• Một số hoạt động bán lẻ cho người tiêu dùng cuối cùng

1.3. Tầm quan trọng của việc lập hóa đơn đúng thời điểm

Việc lập hóa đơn điện tử bán hàng đúng thời điểm là vô cùng quan trọng, đặc biệt đối với doanh nghiệp. Lập hóa đơn kịp thời giúp:

• Đảm bảo tính hợp pháp và tuân thủ pháp luật
• Tăng tính chính xác trong kế toán, quản lý dòng tiền
• Tránh các vấn đề về thuế và rắc rối pháp lý
• Cung cấp thông tin chính xác, kịp thời cho khách hàng

Việc áp dụng hóa đơn điện tử đang trở thành xu hướng tất yếu, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả kinh doanh và tuân thủ pháp luật. Vì vậy, các doanh nghiệp cần chủ động triển khai việc lập hóa đơn điện tử bán hàng đúng thời điểm.

2. Thời điểm lập hóa đơn điện tử bán hàng

Việc xác định thời điểm lập hóa đơn điện tử bán hàng là rất quan trọng, vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến việc kê khai, nộp thuế và quản lý doanh thu của doanh nghiệp. Luật pháp đã quy định cụ thể các trường hợp cần lập hóa đơn điện tử, và đây là những điểm cần lưu ý khi thực hiện.

Trường hợp 1: Khi giao hàng, cung cấp dịch vụ hoặc thu tiền trước

Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần lập hóa đơn điện tử ngay khi giao hàng, cung cấp dịch vụ hoặc thu tiền trước. Thời điểm lập hóa đơn phải được thực hiện kịp thời, không chậm trễ, nhằm đảm bảo tính chính xác và kịp thời trong quá trình kê khai, nộp thuế. Việc lập hóa đơn điện tử ngay tại thời điểm này cũng giúp doanh nghiệp quản lý tốt doanh thu và hạch toán kế toán một cách chính xác.

• Lập hóa đơn điện tử ngay khi giao hàng, cung cấp dịch vụ hoặc thu tiền trước
• Đảm bảo tính chính xác và kịp thời trong quá trình kê khai, nộp thuế
• Quản lý tốt doanh thu và hạch toán kế toán

Trường hợp 2: Khi chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản

Trong trường hợp chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng tài sản, doanh nghiệp cần lập hóa đơn điện tử tại thời điểm chuyển giao. Thời điểm này được coi là thời điểm hoàn thành việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ, do đó doanh nghiệp cần lập hóa đơn điện tử để ghi nhận doanh thu và kê khai nộp thuế.

• Lập hóa đơn điện tử tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản
• Đây là thời điểm hoàn thành việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ
• Ghi nhận doanh thu và kê khai nộp thuế chính xác

Trường hợp 3: Khi hoàn thành dịch vụ

Đối với các loại hình dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn điện tử bán hàng là khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ. Ví dụ như dịch vụ sửa chữa, bảo trì, tư vấn, thiết kế,… Khi khách hàng đã nhận đủ dịch vụ như đã thỏa thuận, doanh nghiệp cần lập hóa đơn điện tử để ghi nhận doanh thu.

• Lập hóa đơn điện tử khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ
• Đảm bảo ghi nhận doanh thu chính xác

Trường hợp 4: Khi có đủ điều kiện để lập hóa đơn

Trong một số trường hợp đặc biệt, thời điểm lập hóa đơn điện tử bán hàng được xác định khi doanh nghiệp đã có đủ các điều kiện cần thiết để lập hóa đơn, bất kể đã giao hàng, cung cấp dịch vụ hay chưa. Các trường hợp này thường liên quan đến các hợp đồng, dự án dài hạn, hoặc các giao dịch phức tạp.

• Lập hóa đơn điện tử khi đã có đủ điều kiện cần thiết, bất kể đã giao hàng hay chưa
• Áp dụng cho các hợp đồng, dự án dài hạn hoặc giao dịch phức tạp

Việc xác định đúng thời điểm lập hóa đơn điện tử bán hàng là rất quan trọng, không chỉ đảm bảo tính pháp lý của hóa đơn mà còn giúp doanh nghiệp quản lý tốt doanh thu, kê khai và nộp thuế chính xác.

3. Lưu ý khi lập hóa đơn điện tử

Khi thực hiện việc lập hóa đơn điện tử bán hàng, các doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm quan trọng nhằm đảm bảo tính hợp pháp và tuân thủ đúng quy định. Các lưu ý chính bao gồm việc tuân thủ đúng thời điểm lập hóa đơn điện tử, đảm bảo tính đầy đủ và chính xác của các thông tin trên hóa đơn, cũng như việc lưu trữ hóa đơn điện tử theo đúng cách.

3.1. Tuân thủ đúng thời điểm quy định

Thời điểm lập hóa đơn điện tử bán hàng là một trong những yếu tố quan trọng cần được doanh nghiệp lưu ý. Theo quy định, hóa đơn điện tử phải được lập đồng thời với việc bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Doanh nghiệp không được lập hóa đơn điện tử sớm hơn hoặc muộn hơn so với thời điểm bán hàng. Việc tuân thủ đúng thời điểm lập hóa đơn không chỉ đảm bảo tính hợp pháp của hóa đơn mà còn giúp doanh nghiệp quản lý được dòng tiền và tình hình kinh doanh một cách chính xác.

• Lập hóa đơn điện tử đồng thời với việc bán hàng, cung cấp dịch vụ
• Không được lập hóa đơn điện tử sớm hơn hoặc muộn hơn so với thời điểm bán hàng
• Tuân thủ đúng thời điểm lập hóa đơn điện tử giúp đảm bảo tính hợp pháp và quản lý dòng tiền, tình hình kinh doanh chính xác

3.2. Đảm bảo tính đầy đủ, chính xác của hóa đơn

Ngoài việc tuân thủ đúng thời điểm lập hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cũng cần đảm bảo tính đầy đủ và chính xác của các thông tin trên hóa đơn. Điều này không chỉ giúp tăng tính minh bạch và hợp pháp của hóa đơn mà còn tạo sự tin tưởng cho khách hàng. Các thông tin cần đảm bảo bao gồm tên, địa chỉ, mã số thuế của doanh nghiệp, mô tả chi tiết về hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền, các khoản thuế và tổng giá trị thanh toán.

• Đảm bảo tính đầy đủ và chính xác của thông tin trên hóa đơn điện tử
• Bao gồm các thông tin như tên, địa chỉ, mã số thuế doanh nghiệp, mô tả hàng hóa/dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền, các khoản thuế và tổng giá trị thanh toán
• Tính đầy đủ và chính xác của hóa đơn giúp tăng tính minh bạch, hợp pháp và tạo sự tin tưởng cho khách hàng

3.3. Lưu trữ hóa đơn điện tử đúng cách

Việc lưu trữ hóa đơn điện tử cũng là một nội dung quan trọng cần được doanh nghiệp thực hiện đúng quy định. Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ đầy đủ và an toàn trong suốt thời gian quy định. Doanh nghiệp cần có biện pháp bảo mật và sao lưu dữ liệu hóa đơn để đảm bảo khả năng truy xuất và sử dụng hóa đơn khi cần thiết. Việc lưu trữ hóa đơn điện tử đúng cách sẽ giúp doanh nghiệp chủ động trong việc quản lý, kiểm tra và cung cấp hóa đơn khi có yêu cầu.

• Lưu trữ hóa đơn điện tử đầy đủ và an toàn theo quy định
• Có biện pháp bảo mật và sao lưu dữ liệu hóa đơn để đảm bảo khả năng truy xuất và sử dụng
• Việc lưu trữ hóa đơn điện tử đúng cách giúp doanh nghiệp quản lý, kiểm tra và cung cấp hóa đơn khi cần

Tóm lại, việc tuân thủ đúng thời điểm lập hóa đơn điện tử, đảm bảo tính đầy đủ và chính xác của hóa đơn, cũng như lưu trữ hóa đơn điện tử một cách đúng cách là những yếu tố quan trọng mà doanh nghiệp cần lưu ý khi thực hiện việc lập hóa đơn điện tử bán hàng.

4. Quy định thời điểm lập hóa đơn bán hàng điện tử của từng lĩnh vực cụ thể

Xác định đúng thời điểm lập hóa đơn điện tử bán hàng là vấn đề quan trọng mà các doanh nghiệp cần lưu ý. Theo quy định tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn được quy định cụ thể như sau:

Trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ:

• • Đối với bán hàng hóa: Thời điểm lập hóa đơn điện tử là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng hàng hóa cho khách hàng, không phân biệt đã thu tiền hay chưa.
  • Đối với cung cấp dịch vụ: Thời điểm lập hóa đơn điện tử là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ cho khách hàng, không phân biệt đã thu tiền hay chưa. Trường hợp thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn điện tử là thời điểm thu tiền (trừ một số trường hợp đặc biệt).

Trường hợp bán hàng hóa giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ: Mỗi lần giao hàng hoặc mỗi lần bàn giao đều phải lập hóa đơn điện tử cho khối lượng, giá trị của hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

Các doanh nghiệp, cơ sở kinh doanh cung cấp dịch vụ với số lượng lớn, thường xuyên và cần thời gian đối soát giữa nhà cung cấp và khách hàng được phép lập hóa đơn điện tử theo kỳ. Ví dụ như:

• Dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho ngành vận tải hàng không
• Dịch vụ cung ứng nhiên liệu cho ngành hàng không
• Dịch vụ cung cấp điện, nước
• Dịch vụ truyền hình
• Dịch vụ bưu chính chuyển phát
• Dịch vụ viễn thông
• Dịch vụ logistic
• Dịch vụ công nghệ thông tin

Đối với những doanh nghiệp này, thời điểm lập hóa đơn điện tử bán hàng là thời điểm hoàn thành việc đối soát giữa các bên, chậm nhất không quá 7 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước.

Riêng đối với dịch vụ viễn thông và công nghệ thông tin:

• Thời điểm lập hóa đơn điện tử bán hàng là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu theo hợp đồng, chậm nhất không quá tháng kể từ tháng phát sinh cước dịch vụ. 
• Đối với trường hợp bán thẻ trả trước, thu cước hòa mạng mà khách hàng không yêu cầu xuất hóa đơn, doanh nghiệp có thể tổng hợp doanh thu phát sinh và lập chung một hóa đơn điện tử bán hàng cho người mua.

Đối với Doanh nghiệp hoạt động xây dựng, lắp đặt và tổ chức kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng:

• Đối với doanh nghiệp hoạt động xây dựng, lắp đặt, thời điểm lập hóa đơn điện tử bán hàng là thời điểm doanh nghiệp thực hiện nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, thời điểm hoàn thành thi công lắp đặt, không phân biệt đã thu tiền hay chưa.
• Đối với tổ chức kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây nhà để bán, chuyển nhượng:
  • Trường hợp đã chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng: thời điểm lập hóa đơn điện tử bán hàng là thời điểm chuyển giao cho khách hàng.
  • Trường hợp chưa chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng: thời điểm lập hóa đơn điện tử bán hàng là thời điểm thu tiền hoặc theo thỏa thuận thanh toán trong hợp đồng.

Đối với cơ sở kinh doanh thương mại bán lẻ, dịch vụ ăn uống theo mô hình hệ thống cửa hàng bán trực tiếp cho người tiêu dùng nhưng hạch toán toàn bộ hoạt động kinh doanh được thực hiện tại trụ sở chính:

• Trường hợp khách hàng không yêu cầu xuất hóa đơn: cuối ngày cơ sở kinh doanh tổng hợp dữ liệu trên phiếu tính tiền có lưu trên hệ thống của máy tính tiền tại các cửa hàng để ghi nhận doanh thu trong ngày và lập hóa đơn điện tử bán hàng chung.
• Trường hợp khách hàng có yêu cầu lập hóa đơn: cơ sở kinh doanh lập hóa đơn điện tử bán hàng tại thời điểm in phiếu tính tiền giao cho khách hàng.

Đối với doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu: Thời điểm lập hóa đơn điện tử là thời điểm kết thúc việc bán xăng dầu theo từng lần bán. Doanh nghiệp này không sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, nhưng phải lưu trữ đầy đủ các hóa đơn điện tử đã lập đối với trường hợp khách hàng là cá nhân không kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh.

Đối với cơ sở kinh doanh vận tải hành khách bằng xe taxi:

• Tại thời điểm kết thúc chuyến đi, đơn vị kinh doanh sẽ gửi thông tin về chuyến đi (tên đơn vị, biển kiểm soát xe, quãng đường, tổng tiền khách hàng phải trả) cho khách hàng và cơ quan thuế.
• Nếu khách hàng yêu cầu lấy hóa đơn, họ sẽ cập nhật thông tin xuất hóa đơn vào phần mềm hoặc thông báo cho đơn vị cung cấp dịch vụ. Đơn vị kinh doanh sẽ căn cứ vào thông tin khách hàng cung cấp để gửi hóa đơn cho khách hàng và chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế.

‘Trường hợp nhập khẩu hàng hóa ủy thác:

• Nếu cơ sở kinh doanh nhận nhập khẩu ủy thác đã nộp thuế GTGT ở khâu nhập khẩu, thì thời điểm lập hóa đơn điện tử bán hàng sẽ được thực hiện tại thời điểm trả hàng cho bên đơn vị ủy thác nhập khẩu.
• Trong trường hợp chưa nộp thuế, khi trả hàng cho bên ủy thác nhập khẩu, đơn vị chỉ lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ để làm chứng từ lưu thông trên thị trường.

Đối với cơ sở y tế kinh doanh dịch vụ khám chữa bệnh có sử dụng phần mềm quản lý, mỗi giao dịch khám chữa bệnh và thực hiện các dịch vụ chụp, chiếu, xét nghiệm đều có in phiếu thu tiền và lưu trên hệ thống CNTT. 

• Nếu khách hàng không yêu cầu xuất hóa đơn, thời điểm lập hóa đơn điện tử bán hàng sẽ được thực hiện cuối ngày, khi cơ sở kinh doanh tổng hợp thông tin khám chữa bệnh và thông tin phiếu thu tiền làm căn cứ ghi nhận doanh thu và lập chung một hóa đơn cho dịch vụ trong ngày. 
• Trong trường hợp khách hàng có yêu cầu lấy hóa đơn, cơ sở kinh doanh sẽ lập hóa đơn điện tử và giao cho khách hàng.

Bằng cách này, doanh nghiệp có thể xác định đúng thời điểm lập hóa đơn điện tử bán hàng, giảm rủi ro và tránh được những sai sót không đáng có.

5. Một số câu hỏi thường gặp về thời điểm lập hóa đơn điện tử

Việc lập hóa đơn điện tử bán hàng là một phần quan trọng trong quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. Các doanh nghiệp thường có những thắc mắc về thời điểm lập hóa đơn điện tử bán hàng. Trong phần này, chúng tôi sẽ giải đáp một số câu hỏi thường gặp liên quan đến việc lập hóa đơn điện tử bán hàng.

Câu hỏi 1: Thời điểm lập hóa đơn điện tử bán hàng theo quy định là khi nào?

Trả lời: Theo quy định, thời điểm lập hóa đơn điện tử bán hàng là vào thời điểm hoàn thành việc giao hàng hóa, cung cấp dịch vụ hoặc khi nhận được tiền của khách hàng, tùy theo thời điểm nào đến trước.

Câu hỏi 2: Doanh nghiệp cần lập hóa đơn điện tử bán hàng cho tất cả các đơn hàng hay chỉ những đơn hàng nhất định?

Trả lời: Doanh nghiệp cần lập hóa đơn điện tử bán hàng cho tất cả các đơn hàng, không phân biệt giá trị của đơn hàng. Việc lập hóa đơn điện tử bán hàng áp dụng cho tất cả các giao dịch bán hàng, không phân biệt khách hàng là pháp nhân hay cá nhân.

Câu hỏi 3: Doanh nghiệp có được phép lập hóa đơn điện tử bán hàng trước thời điểm giao hàng, cung cấp dịch vụ không?

Trả lời: Doanh nghiệp không được phép lập hóa đơn điện tử bán hàng trước thời điểm giao hàng, cung cấp dịch vụ. Thời điểm lập hóa đơn điện tử bán hàng phải là vào thời điểm hoàn thành việc giao hàng hóa, cung cấp dịch vụ hoặc khi nhận được tiền của khách hàng, tùy theo thời điểm nào đến trước.

Câu hỏi 4: Doanh nghiệp có được lập hóa đơn điện tử bán hàng sau khi giao hàng, cung cấp dịch vụ không?

Trả lời: Doanh nghiệp không được phép lập hóa đơn điện tử bán hàng sau khi giao hàng, cung cấp dịch vụ. Thời điểm lập hóa đơn điện tử bán hàng phải là vào thời điểm hoàn thành việc giao hàng hóa, cung cấp dịch vụ hoặc khi nhận được tiền của khách hàng, tùy theo thời điểm nào đến trước.

Câu hỏi 5: Doanh nghiệp có phải lập hóa đơn điện tử bán hàng ngay khi giao hàng, cung cấp dịch vụ không?

Trả lời: Không, doanh nghiệp không bắt buộc phải lập hóa đơn điện tử bán hàng ngay khi giao hàng, cung cấp dịch vụ. Thời điểm lập hóa đơn điện tử bán hàng chỉ cần đảm bảo là vào thời điểm hoàn thành việc giao hàng hóa, cung cấp dịch vụ hoặc khi nhận được tiền của khách hàng, tùy theo thời điểm nào đến trước.

6. Lời kết

Với những thông tin cập nhật về quy định hóa đơn điện tử cho 10 ngành hàng phổ biến, hy vọng doanh nghiệp Việt Nam có thêm những định hướng và giải pháp phù hợp để áp dụng hóa đơn điện tử một cách hiệu quả. Việc tuân thủ đúng quy định về thời điểm lập hóa đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được những rủi ro pháp lý mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực như tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả quản lý.

Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến hóa đơn điện tử hay các vấn đề về thuế, kế toán, hãy liên hệ ngay với Đại Lý Thuế Bảo Tín để được hỗ trợ kịp thời. Chúng tôi luôn sẵn sàng cung cấp những tư vấn chuyên sâu và giải pháp thiết thực nhất dành cho doanh nghiệp Việt Nam.