Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán là một vấn đề quan trọng mà các doanh nghiệp cần phải tuân thủ. Việc lưu trữ chứng từ đúng cách không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật, mà còn là cơ sở cho việc kiểm tra, thanh tra và quyết toán. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn 10 điều cần biết về thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán. Hãy theo dõi và khám phá bài viết của Đại Lý Thuế Bảo Tín để hiểu rõ hơn về việc lưu trữ chứng từ kế toán một cách hiệu quả và tuân thủ pháp luật.
1. Các loại tài liệu, hồ sơ có trong doanh nghiệp
Trong quá trình hoạt động, mỗi doanh nghiệp đều tích lũy và lưu giữ nhiều loại tài liệu, hồ sơ khác nhau liên quan đến hoạt động hành chính, nhân sự, sản xuất kinh doanh, tài chính kế toán. Việc quản lý và lưu trữ các loại tài liệu, hồ sơ này một cách khoa học và hiệu quả là rất quan trọng, đặc biệt là đối với tài liệu, hồ sơ về tài chính kế toán, vì thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán thường khá dài theo quy định của pháp luật.
1.1. Tài liệu, hồ sơ, giấy tờ hành chính văn phòng
Các loại tài liệu, hồ sơ, giấy tờ hành chính văn phòng thường bao gồm:
- Quyết định, thông báo, công văn, biên bản của lãnh đạo doanh nghiệp
- Kế hoạch, báo cáo định kỳ của các phòng, ban
- Hợp đồng, thỏa thuận kinh tế với các tổ chức, cá nhân bên ngoài
- Sổ sách, danh sách, thống kê, theo dõi về hoạt động hành chính
1.2. Hồ sơ, tài liệu về nhân sự
Đối với lĩnh vực nhân sự, các loại tài liệu, hồ sơ thường bao gồm:
- Hồ sơ nhân viên (thông tin cá nhân, hợp đồng lao động, quyết định bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật, …)
- Sổ, danh sách lương, bảo hiểm, phép năm, …
- Kế hoạch, báo cáo về công tác nhân sự
1.3. Tài liệu về các hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp
Các loại tài liệu về hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp có thể kể đến như:
- Hồ sơ, tài liệu về sản phẩm, dịch vụ
- Kế hoạch, báo cáo về sản xuất, kinh doanh
- Hợp đồng, đơn đặt hàng với khách hàng
- Sổ sách theo dõi về công tác bán hàng, tiếp thị, …
1.4. Các loại hồ sơ, tài liệu về tài chính kế toán
Lĩnh vực tài chính kế toán là một trong những lĩnh vực quan trọng và cần phải lưu trữ các loại tài liệu, hồ sơ một cách hệ thống, bởi vì thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán thường rất dài. Các loại tài liệu, hồ sơ về tài chính kế toán bao gồm:
- Các chứng từ kế toán (hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi, …)
- Sổ sách kế toán (sổ nhật ký, sổ cái, …)
- Báo cáo tài chính
- Hồ sơ, tài liệu về các hoạt động đầu tư, tài trợ, vay vốn
- Tài liệu về công tác kiểm tra, kiểm toán tài chính
Việc lập và lưu trữ các loại tài liệu, hồ sơ nêu trên một cách khoa học và tuân thủ các quy định pháp luật, đặc biệt là đối với chứng từ kế toán, là rất quan trọng trong hoạt động quản lý và vận hành của doanh nghiệp.
2. Quy định về thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán
Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán là một trong những vấn đề quan trọng mà các tổ chức, doanh nghiệp cần lưu ý khi quản lý và sử dụng chứng từ. Việc tuân thủ các quy định về thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán không chỉ đảm bảo tính pháp lý của hoạt động kế toán, mà còn góp phần tăng cường công tác quản lý, kiểm soát tài chính và đối phó với các yêu cầu thanh tra, kiểm tra trong tương lai.
2.1. Căn cứ pháp lý
Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán được quy định cụ thể trong Luật Kế toán và các văn bản hướng dẫn thi hành. Các văn bản pháp lý liên quan đến vấn đề này bao gồm:
- Điều 11 của Luật Doanh nghiệp năm 2020;
- Thông tư 10/2022/TT-BNV;
- Điều 12, Điều 13, Điều 14 của Nghị định 174/2016/NĐ-CP.
2.2. Thời hạn lưu trữ theo Luật Kế toán
Theo Luật Kế toán, thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán như sau:
- Chứng từ gốc: lưu trữ tối thiểu 10 năm
- Sổ kế toán: lưu trữ tối thiểu 10 năm
- Báo cáo tài chính: lưu trữ vĩnh viễn
Lưu ý rằng, thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán có thể dài hơn tùy theo yêu cầu của từng ngành, lĩnh vực hoặc đặc thù của từng loại chứng từ.
2.3. Thời hạn lưu trữ theo từng loại chứng từ
Ngoài thời hạn lưu trữ chung quy định trong Luật Kế toán, một số loại chứng từ kế toán có thời hạn lưu trữ riêng như sau:
- Chứng từ thanh toán (phiếu thu, phiếu chi, ủy nhiệm chi, séc, v.v.): lưu trữ tối thiểu 10 năm
- Chứng từ kho (phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, v.v.): lưu trữ tối thiểu 10 năm
- Chứng từ liên quan đến tài sản cố định: lưu trữ tối thiểu 10 năm sau khi tài sản được thanh lý
- Chứng từ liên quan đến thuế: lưu trữ tối thiểu 10 năm
Thời hạn lưu trữ tài liệu, hồ sơ của doanh nghiệp phụ thuộc vào giá trị của tài liệu. Có những tài liệu chỉ cần lưu trữ 5 năm hoặc cho đến khi hết giá trị, hiệu lực. Tuy nhiên, cũng có những tài liệu cần lưu trữ lên đến 10 năm, 20 năm hoặc vĩnh viễn. Cụ thể như sau:
Đối với tài liệu, hồ sơ hành chính văn phòng:
- Biên bản họp: 10 năm
- Điều lệ và quy chế nội bộ: Vĩnh viễn
Đối với tài liệu, hồ sơ tài chính kế toán:
- Chứng từ kế toán được sử dụng trực tiếp để ghi sổ, lập báo cáo tài chính: 10 năm
- Chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp: 5 năm
- Kế hoạch, báo cáo tài chính: Vĩnh viễn (6 tháng, 9 tháng), 5 năm (quý, tháng)
- Hồ sơ về chuyển nhượng, bàn giao tài sản cố định: Vĩnh viễn (nhà đất), 20 năm (tài sản khác)
Đối với tài liệu, hồ sơ nhân sự:
- Quyết định, bổ nhiệm ban lãnh đạo, quản lý: 5 năm
- Hồ sơ tuyển dụng, nhân viên: 5 năm
- Quy định về lương, thưởng, tăng lương: 5 năm
Đối với tài liệu hoạt động sản xuất, kinh doanh:
- Kế hoạch, chiến lược kinh doanh
- Báo cáo đánh giá thành tựu các chiến lược
- Hợp đồng kinh tế, thương mại
- Thỏa ước hợp tác kinh doanh: 5 năm
Như vậy, thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán cũng rất quan trọng và cần được tuân thủ nghiêm ngặt. Việc tuân thủ đúng các quy định về thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán không chỉ đảm bảo tính pháp lý của doanh nghiệp, mà còn hỗ trợ tích cực cho công tác quản lý, kiểm soát tài chính và đối phó với các yêu cầu thanh tra, kiểm tra trong tương lai.
3. Cách lưu trữ chứng từ kế toán
Việc lưu trữ chứng từ kế toán là một khâu quan trọng trong công tác quản lý tài chính và kế toán của doanh nghiệp. Cách thức lưu trữ chứng từ kế toán không chỉ ảnh hưởng đến tính hệ thống và hiệu quả công tác kế toán, mà còn liên quan đến việc đáp ứng các quy định về “thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán” theo quy định của pháp luật. Dưới đây là các nội dung liên quan đến việc lưu trữ chứng từ kế toán tại doanh nghiệp.
3.1. Phân loại và sắp xếp chứng từ
Để lưu trữ chứng từ kế toán một cách hiệu quả, việc phân loại và sắp xếp chứng từ theo các tiêu chí như loại chứng từ, ngày tháng, đối tác, nội dung nghiệp vụ, v.v. là rất cần thiết. Điều này không chỉ giúp dễ dàng tìm kiếm và truy xuất chứng từ khi cần, mà còn đảm bảo tính hệ thống và tuân thủ các quy định về “thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán”.
- Phân loại chứng từ theo các tiêu chí như: loại chứng từ, ngày tháng, đối tác, nội dung nghiệp vụ, v.v.
- Sắp xếp chứng từ theo thứ tự logic và dễ tra cứu, ví dụ: theo thứ tự thời gian, mã số, v.v.
- Đánh số và lập danh mục chứng từ để quản lý một cách hệ thống.
3.2. Phương pháp lưu trữ (vật lý và điện tử)
Việc lưu trữ chứng từ kế toán có thể được thực hiện bằng cách lưu trữ vật lý (bản cứng) hoặc lưu trữ điện tử (bản mềm). Mỗi phương pháp đều có ưu nhược điểm riêng và doanh nghiệp cần lựa chọn phương án phù hợp với quy mô, tính chất hoạt động và năng lực của mình.
- Lưu trữ vật lý: Sử dụng các ngăn tủ, hộp, túi để lưu giữ chứng từ dưới dạng bản cứng.
- Lưu trữ điện tử: Số hóa và lưu trữ chứng từ dưới dạng file điện tử, kèm theo quy trình sao lưu và bảo mật thông tin.
- Kết hợp cả hai phương pháp để đạt hiệu quả lưu trữ tối ưu.
3.3. Bảo quản chứng từ an toàn
Bảo quản chứng từ kế toán an toàn là một yêu cầu quan trọng, không chỉ để đảm bảo tính pháp lý của các giao dịch kinh tế, mà còn để tuân thủ các quy định về “thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán”. Doanh nghiệp cần có các biện pháp cụ thể để bảo quản chứng từ, tránh thất lạc, hư hỏng hoặc bị truy cập trái phép.
- Bảo quản chứng từ vật lý trong các tủ, hộp an toàn, chống ẩm mốc, cháy nổ.
- Sao lưu và bảo mật dữ liệu chứng từ điện tử, hạn chế truy cập trái phép.
- Lập quy trình quản lý, kiểm soát việc tiếp cận và sử dụng chứng từ.
- Đào tạo nhân viên về các quy định và biện pháp bảo quản chứng từ an toàn.
Việc lưu trữ chứng từ kế toán một cách có hệ thống, an toàn và tuân thủ các quy định về “thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán” là vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp. Áp dụng các biện pháp phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp quản lý tài chính và kế toán hiệu quả, đồng thời đảm bảo tính pháp lý và minh bạch của các giao dịch kinh tế.
4. Mức phạt khi vi phạm
Doanh nghiệp vi phạm quy định về thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán sẽ phải chịu mức phạt tương ứng. Các hình thức xử phạt chủ yếu bao gồm cảnh cáo, phạt tiền, đình chỉ hoạt động và thậm chí thu hồi giấy phép kinh doanh trong trường hợp vi phạm nghiêm trọng. Mức độ xử phạt sẽ được xem xét dựa trên tính chất, mức độ vi phạm cũng như các tình tiết giảm nhẹ hay tăng nặng.
4.1. Vi phạm không lưu giữ hồ sơ, tài liệu trong doanh nghiệp
Doanh nghiệp có trách nhiệm lưu giữ đầy đủ các hồ sơ, tài liệu liên quan đến hoạt động kinh doanh, kế toán trong thời hạn quy định. Vi phạm quy định này có thể bị phạt tiền từ 20-40 triệu đồng, hoặc đình chỉ hoạt động kinh doanh tùy theo mức độ vi phạm. Cụ thể:
- Không lưu trữ đầy đủ hồ sơ, chứng từ kế toán theo quy định về thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán
- Không bảo quản tài liệu, chứng từ kế toán an toàn, không để bị mất hoặc hư hỏng
- Không cung cấp đầy đủ hồ sơ, tài liệu liên quan khi cơ quan chức năng yêu cầu
4.2. Vi phạm quy định lưu trữ tài liệu, chứng từ kế toán
Việc tuân thủ đúng quy định về thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán là vô cùng quan trọng. Doanh nghiệp nếu vi phạm các quy định liên quan sẽ bị xử phạt theo Nghị định số 41/2018/NĐ-CP, cụ thể như sau:
- Phạt cảnh cáo:
- Chậm đưa chứng từ kế toán vào lưu trữ từ 12 tháng trở lên so với thời hạn quy định.
- Không sắp xếp chứng từ kế toán lưu trữ theo trình tự thời gian và kỳ kế toán.
- Phạt tiền 5.000.000 – 10.000.000 đồng:
- Lưu trữ chứng từ kế toán không đúng, không đủ theo quy định.
- Không đảm bảo an toàn chứng từ kế toán trong thời hạn lưu trữ, để bị hư hỏng, mất mát.
- Sử dụng chứng từ kế toán trong thời hạn lưu trữ sai quy định.
- Không kiểm kê, phân loại và phục hồi chứng từ kế toán bị mất hoặc hư hỏng.
- Phạt tiền 10.000.000 – 20.000.000 đồng:
- Hủy bỏ chứng từ kế toán chưa hết thời hạn lưu trữ.
- Không thực hiện đúng quy trình tiêu hủy chứng từ kế toán, bao gồm: không thành lập hội đồng tiêu hủy, không tuân thủ phương pháp tiêu hủy, không lập biên bản tiêu hủy.
5. Câu hỏi thường gặp về thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán
Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán là một vấn đề quan trọng mà nhiều doanh nghiệp và kế toán viên quan tâm. Những quy định về thời hạn lưu trữ này giúp đảm bảo tính pháp lý và minh bạch của hoạt động kế toán, đồng thời cũng gây không ít khó khăn trong quản lý và lưu trữ chứng từ. Sau đây là một số câu hỏi thường gặp và câu trả lời về thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán.
Câu hỏi 1: Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán là bao lâu?
Trả lời: Theo quy định, thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán là 10 năm kể từ ngày lập chứng từ. Trong một số trường hợp đặc biệt, thời hạn lưu trữ có thể kéo dài hơn 10 năm tùy theo quy định của pháp luật.
Câu hỏi 2: Tại sao phải lưu trữ chứng từ kế toán trong thời hạn dài như vậy?
Trả lời: Việc lưu trữ chứng từ kế toán trong thời hạn dài là để đảm bảo tính pháp lý và minh bạch của hoạt động kế toán, phục vụ cho việc kiểm tra, thanh tra, quyết toán, và giải quyết các tranh chấp liên quan đến thời hạn này nếu có.
Câu hỏi 3: Chứng từ kế toán cần được lưu trữ như thế nào?
Trả lời: Chứng từ kế toán cần được lưu trữ đúng cách, đảm bảo an toàn, không bị mất mát, hư hỏng. Các doanh nghiệp có thể lưu trữ chứng từ dưới dạng bản giấy hoặc lưu trữ điện tử.
Câu hỏi 4: Nếu doanh nghiệp không lưu trữ chứng từ kế toán đúng quy định thì sẽ bị xử lý như thế nào?
Trả lời: Nếu doanh nghiệp không lưu trữ chứng từ kế toán đúng quy định, họ có thể bị xử phạt hành chính hoặc thậm chí bị truy cứu trách nhiệm hình sự tùy theo mức độ vi phạm.
Câu hỏi 5: Sau khi hết thời hạn lưu trữ, doanh nghiệp có thể tiêu hủy chứng từ kế toán ngay lập tức được không?
Trả lời: Không, doanh nghiệp không thể tiêu hủy chứng từ kế toán ngay lập tức sau khi hết thời hạn lưu trữ. Trước khi tiêu hủy, doanh nghiệp cần phải thông báo và xin ý kiến của cơ quan quản lý tài chính địa phương.
6. Lời kết
Như vậy, chúng ta đã tìm hiểu về 4 cột mốc quan trọng liên quan đến thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán. Đây là những thông tin quan trọng mà các doanh nghiệp cần nắm vững để đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật. Việc lưu trữ chứng từ đúng cách không chỉ giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro về pháp lý, mà còn tạo điều kiện thuận lợi khi cần tra cứu, kiểm tra các nghiệp vụ kinh tế trong quá khứ.
Nếu bạn cần thêm hỗ trợ về các vấn đề liên quan đến thuế, kế toán hoặc các lĩnh vực khác, hãy tiếp tục theo dõi các bài viết chia sẻ kiến thức chuyên sâu của Đại Lý Thuế Bảo Tín. Bạn cũng có thể liên hệ trực tiếp với Đại lý thuế Bảo Tín để được giải đáp các thắc mắc một cách nhanh chóng và chính xác.
