Trường hợp phải xuất hóa đơn là một trong những vấn đề quan trọng mà doanh nghiệp cần nắm rõ trong hoạt động kinh doanh. Theo quy định mới, có 10 trường hợp bắt buộc phải xuất hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu chi tiết về những trường hợp này, cùng với các lưu ý cần quan tâm. Hãy theo dõi và khám phá nội dung bài viết của Đại lý thuế Bảo Tín để không bỏ lỡ thông tin quan trọng!
1. Hóa đơn là gì? Tại sao phải xuất hóa đơn?
Hóa đơn là một tài liệu quan trọng trong hoạt động kinh doanh. Nó không chỉ là bằng chứng về việc bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ mà còn là cơ sở để doanh nghiệp tính và nộp thuế. Việc hiểu rõ các trường hợp phải xuất hóa đơn là vô cùng cần thiết đối với doanh nghiệp để đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật.
1.1. Định nghĩa và vai trò của hóa đơn trong hoạt động kinh doanh
Hóa đơn là một chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin về việc bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho người mua. Hóa đơn không chỉ là bằng chứng về giao dịch mà còn là cơ sở để doanh nghiệp tính và nộp thuế giá trị gia tăng (VAT) cho Nhà nước.
- Hóa đơn là bằng chứng pháp lý về việc mua bán, cung ứng hàng hóa, dịch vụ.
- Hóa đơn là cơ sở để doanh nghiệp tính và nộp thuế VAT.
- Hóa đơn giúp doanh nghiệp quản lý và theo dõi tình hình kinh doanh.
1.2. Cơ sở pháp lý cho các trường hợp phải xuất hóa đơn
Nghĩa vụ xuất hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ được quy định tại Luật Quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn thi hành. Theo đó, doanh nghiệp phải xuất hóa đơn cho khách hàng, trừ một số trường hợp được miễn, còn lại mọi nghiệp vụ được quy định thuộc trường hợp phải xuất hóa đơn bao gồm:
- Nghị định 51/2010/NĐ-CP quy định về hoá đơn bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, xử phạt vi phạm hành chính về hoá đơn;
- Nghị định 04/2014/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 51/2010/NĐ-CP;
- Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn Nghị định về hóa đơn bán hàng hóa;
- Thông tư 26/2015/TT-BTC sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư 39/2014/TT-BTC;
- Thông tư 78/2014/TT-BTC hướng dẫn thi hành luật thuế TNDN.
1.3. Tầm quan trọng của việc hiểu rõ các trường hợp phải xuất hóa đơn đối với doanh nghiệp
Hiểu rõ các trường hợp phải xuất hóa đơn giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định pháp luật, tránh vi phạm và các rủi ro về mặt pháp lý. Nó cũng là cơ sở để doanh nghiệp quản lý tốt hoạt động kinh doanh và nghĩa vụ thuế.
- Tuân thủ đúng quy định pháp luật về xuất hóa đơn.
- Quản lý tốt hoạt động kinh doanh và nghĩa vụ thuế.
- Tránh các rủi ro pháp lý do vi phạm quy định về xuất hóa đơn.
Việc hiểu rõ các trường hợp phải xuất hóa đơn là vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp. Nó giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định pháp luật, quản lý tốt hoạt động kinh doanh và tránh các rủi ro pháp lý tiềm ẩn. Hãy cùng tìm hiểu sâu hơn về 10 trường hợp không phải xuất hóa đơn trong bài viết tiếp theo của Bảo Tín.
2. Trường hợp bắt buộc phải xuất hóa đơn
Theo quy định, có một số trường hợp phải xuất hóa đơn cụ thể mà doanh nghiệp phải bắt buộc xuất hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Những trường hợp này được quy định cụ thể trong các văn bản pháp luật liên quan. Việc nắm rõ các trường hợp phải xuất hóa đơn này là rất quan trọng để doanh nghiệp có thể tuân thủ đúng quy định về chứng từ kế toán.
2.1. Trước ngày 01/11/2020
Đối với Hóa đơn giấy
Doanh nghiệp có thể sử dụng hóa đơn giấy bao gồm hóa đơn đặt in, tự in, hoặc mua của cơ quan thuế.
Đối với bán hàng hóa, dịch vụ có giá trị dưới 200.000 đồng theo từng lần bán, nếu người mua không yêu cầu xuất hóa đơn, người bán không bắt buộc phải lập hóa đơn mà chỉ cần lập bảng kê bán lẻ, dịch vụ.
Nếu người mua yêu cầu xuất hóa đơn, người bán bắt buộc phải xuất hóa đơn theo quy định các trường hợp phải xuất hóa đơn bắt buộc.
Đối với Hóa đơn điện tử
Người bán phải xuất hóa đơn điện tử cho người mua hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 200.000 đồng trở lên, ngay cả khi người mua không yêu cầu.
Đối với giá trị hàng hóa, dịch vụ dưới 200.000 đồng nhưng người mua yêu cầu xuất hóa đơn, người bán cũng phải xuất hóa đơn điện tử.
2.2. Sau ngày 01/11/2020
Các doanh nghiệp không được phép in ấn, phát hành hóa đơn giấy nữa. Nếu còn hóa đơn giấy, có thể sử dụng song song với hóa đơn điện tử.
100% doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán.
2.3. Xử phạt vi phạm
Việc không tuân thủ quy định về xuất hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sẽ bị xem là vi phạm pháp luật và doanh nghiệp phải chịu các mức xử phạt tương ứng. Mức xử phạt cụ thể sẽ phụ thuộc vào từng trường hợp vi phạm và được quy định chi tiết trong các văn bản pháp luật liên quan. Doanh nghiệp cần nắm rõ các quy định về xử phạt vi phạm để có thể tuân thủ đúng quy định về xuất hóa đơn.
- Không lập hóa đơn tổng hợp đối với hàng hóa khuyến mại, biếu, tặng, hàng mẫu: Phạt từ 500.000 đồng – 1.500.000 đồng.
- Các trường hợp khác không lập hóa đơn: Phạt từ 10.000.000 đồng – 20.000.000 đồng.
3. Cách lập và quản lý hóa đơn
Sau khi đã hiểu rõ các trường hợp bắt buộc phải xuất hóa đơn, doanh nghiệp cần nắm vững các quy định về cách thức lập và quản lý hóa đơn. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng pháp luật và tránh các sai sót trong quá trình sử dụng hóa đơn.
3.1. Thời điểm xuất hóa đơn
Hóa đơn phải được xuất ngay tại thời điểm bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, trừ một số trường hợp đặc biệt được quy định. Doanh nghiệp cần lưu ý thời điểm xuất hóa đơn để tránh các vi phạm về chứng từ kế toán. Một số lưu ý về thời điểm xuất hóa đơn:
- Hóa đơn phải được lập và giao cho khách hàng ngay tại thời điểm bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
- Trường hợp khách hàng thanh toán trước khi nhận hàng, hóa đơn phải được lập và giao ngay khi nhận được tiền.
- Đối với một số trường hợp đặc biệt, thời điểm xuất hóa đơn có thể khác so với thời điểm bán hàng, nhưng vẫn cần tuân thủ theo quy định.
3.2. Thông tin bắt buộc phải có trên hóa đơn
Hóa đơn phải ghi đủ các thông tin bắt buộc theo quy định, bao gồm tên, địa chỉ, mã số thuế của bên bán và bên mua, mô tả hàng hóa/dịch vụ, đơn giá, số lượng, thành tiền, thuế suất, tiền thuế và tổng tiền thanh toán. Doanh nghiệp cần lưu ý để đảm bảo tính đầy đủ và chính xác của các thông tin trên hóa đơn.
- Kiểm tra kỹ thông tin trên hóa đơn trước khi in hoặc lập.
- Sử dụng mẫu hóa đơn chuẩn theo quy định để đảm bảo có đủ các thông tin bắt buộc.
- Cập nhật kịp thời các thay đổi về thông tin doanh nghiệp trên hóa đơn.
3.3. Lưu trữ và quản lý hóa đơn
Doanh nghiệp phải lưu trữ các hóa đơn đã sử dụng theo đúng quy định về thời gian và hình thức lưu trữ. Việc quản lý hóa đơn cũng cần được thực hiện một cách chặt chẽ và có hệ thống.
- Lập sổ theo dõi và quản lý hóa đơn đã sử dụng.
- Lưu trữ hóa đơn theo đúng thời hạn quy định, bảo quản cẩn thận tránh thất lạc.
- Khi cần sử dụng hóa đơn, tìm kiếm và trích xuất nhanh chóng.
3.4. Xử lý hóa đơn sai sót
Trong quá trình sử dụng hóa đơn, doanh nghiệp cũng có thể gặp phải các sai sót. Khi đó, doanh nghiệp cần biết cách xử lý hóa đơn sai sót để khắc phục kịp thời và tuân thủ các quy định.
- Kiểm tra kỹ hóa đơn trước khi xuất để tránh các sai sót.
- Nếu phát hiện sai sót, thực hiện việc hủy bỏ hoặc lập lại hóa đơn theo đúng quy định.
- Lưu giữ đầy đủ các hóa đơn liên quan để phục vụ công tác quyết toán và kiểm tra.
Việc nắm vững các quy định về cách lập và quản lý hóa đơn sẽ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật và tránh các rủi ro về chứng từ kế toán. Doanh nghiệp cần chú ý thực hiện đầy đủ các yêu cầu về thời điểm xuất hóa đơn, thông tin bắt buộc, lưu trữ và xử lý hóa đơn sai sót để đảm bảo tính hợp pháp và chính xác của các chứng từ kế toán.
4. Những lưu ý khi xuất hóa đơn
Việc xuất hóa đơn đối với các doanh nghiệp và cá nhân kinh doanh là một trong những nghĩa vụ quan trọng và cần được thực hiện đúng quy định. Trong phần này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về thời điểm xuất hóa đơn, thời hạn lưu trữ, cũng như các trường hợp được miễn lập hóa đơn để các doanh nghiệp và cá nhân kinh doanh có thể nắm rõ và tuân thủ đúng quy định.
4.1. Thời điểm xuất hóa đơn
Khi nào doanh nghiệp và cá nhân kinh doanh cần phải xuất hóa đơn? Theo quy định, hóa đơn cần được xuất ngay tại thời điểm bán hàng hoặc hoàn thành việc cung cấp dịch vụ. Trường hợp phải xuất hóa đơn bao gồm: khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa, hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, khi thu tiền trước khi chuyển giao hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ. Việc xuất hóa đơn đúng thời điểm là vô cùng quan trọng để đảm bảo tính hợp pháp và chính xác của các giao dịch kinh doanh.
- Hóa đơn cần được xuất ngay tại thời điểm bán hàng hoặc hoàn thành việc cung cấp dịch vụ
- Trường hợp phải xuất hóa đơn bao gồm: chuyển giao quyền sở hữu/sử dụng hàng hóa, hoàn thành cung cấp dịch vụ, thu tiền trước khi chuyển giao hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ
- Việc xuất hóa đơn đúng thời điểm là quan trọng để đảm bảo tính hợp pháp và chính xác của giao dịch
4.2. Thời hạn lưu trữ hóa đơn
Ngoài việc xuất hóa đơn đúng thời điểm, các doanh nghiệp và cá nhân kinh doanh cũng cần lưu trữ hóa đơn một cách đầy đủ và nghiêm túc. Theo quy định, hóa đơn cần được lưu trữ tối thiểu 5 năm, kể từ ngày ghi trên hóa đơn. Việc lưu trữ đầy đủ hóa đơn sẽ giúp doanh nghiệp và cá nhân kinh doanh chuẩn bị tốt các thủ tục kế toán, thuế, và các kiểm tra, thanh tra trong tương lai.
- Hóa đơn cần được lưu trữ tối thiểu 5 năm kể từ ngày ghi trên hóa đơn
- Lưu trữ đầy đủ hóa đơn giúp chuẩn bị tốt cho các thủ tục kế toán, thuế, và các kiểm tra, thanh tra
- Việc lưu trữ hóa đơn đầy đủ và đúng quy định là một nghĩa vụ của doanh nghiệp và cá nhân kinh doanh
4.3. Các trường hợp được miễn, giảm lập hóa đơn
Mặc dù xuất hóa đơn là nghĩa vụ bắt buộc đối với các doanh nghiệp và cá nhân kinh doanh, tuy nhiên vẫn có một số trường hợp được miễn hoặc giảm lập hóa đơn. Theo quy định, các trường hợp này bao gồm: bán hàng miễn thuế, bán lẻ hàng hóa, dịch vụ với giá trị dưới 200.000 đồng, các giao dịch không phải là hoạt động kinh doanh chính của doanh nghiệp. Việc nắm rõ các trường hợp này sẽ giúp các doanh nghiệp và cá nhân kinh doanh tuân thủ đúng quy định và tránh các sai phạm không đáng có.
- Một số trường hợp được miễn hoặc giảm lập hóa đơn bao gồm: bán hàng miễn thuế, bán lẻ hàng hóa/dịch vụ dưới 200.000 đồng, giao dịch không phải hoạt động kinh doanh chính
- Việc nắm rõ các trường hợp này sẽ giúp doanh nghiệp và cá nhân kinh doanh tuân thủ đúng quy định
Việc nắm rõ các lưu ý về thời điểm xuất hóa đơn, thời hạn lưu trữ, và các trường hợp được miễn/giảm lập hóa đơn sẽ giúp các doanh nghiệp và cá nhân kinh doanh tuân thủ đúng quy định và tránh các sai phạm không đáng có khi thực hiện nghĩa vụ lập và quản lý hóa đơn.
5. Câu hỏi thường gặp về các trường hợp phải xuất hóa đơn
Câu hỏi 1: Khi nào doanh nghiệp phải lập hóa đơn?
Trả lời: Theo quy định, doanh nghiệp phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng. Điều này bao gồm các trường hợp như: bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký gửi hàng hóa, bán tài sản, cho thuê tài sản và các giao dịch khác theo quy định của pháp luật.
Câu hỏi 2: Các loại hóa đơn chính là gì?
Trả lời: Các loại hóa đơn chính bao gồm:
- Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT): Loại hóa đơn được sử dụng phổ biến nhất, dùng để chứng minh giá trị giao dịch và tính thuế GTGT.
- Hóa đơn bán hàng: Loại hóa đơn được sử dụng khi bán hàng hóa, không tính thuế GTGT.
- Phiếu xuất kho: Loại hóa đơn được sử dụng khi xuất hàng hóa từ kho.
Câu hỏi 3: Thời hạn lập và gửi hóa đơn cho khách hàng là bao lâu?
Trả lời: Theo quy định, doanh nghiệp phải lập và gửi hóa đơn cho khách hàng trong thời hạn không quá 14 ngày kể từ ngày bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Trong trường hợp đặc biệt, như khi khách hàng yêu cầu lập hóa đơn muộn hơn, doanh nghiệp có thể lập và gửi hóa đơn theo yêu cầu của khách hàng nhưng không quá 14 ngày.
Câu hỏi 4: Hóa đơn điện tử có những ưu điểm gì?
Trả lời: Hóa đơn điện tử có nhiều ưu điểm so với hóa đơn giấy, bao gồm:
- Tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ và vận chuyển hóa đơn.
- Giúp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả quản lý, theo dõi.
- Dễ dàng lưu trữ, tìm kiếm và chia sẻ thông tin hóa đơn.
- Giảm tác động đến môi trường do không sử dụng giấy in.
- Tăng tính minh bạch và an toàn trong giao dịch.
Câu hỏi 5: Khi nào doanh nghiệp được miễn lập hóa đơn?
Trả lời: Theo quy định, doanh nghiệp được miễn lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có giá trị dưới 200.000 đồng, trừ các trường hợp sau:
- Bán xăng, dầu, gas;
- Bán hàng hóa, dịch vụ qua mạng điện tử;
- Bán hàng cho cơ quan nhà nước, tổ chức, cá nhân nước ngoài;
- Bán hàng cho các tổ chức, cá nhân khi họ có yêu cầu lập hóa đơn.
Ngoài ra, doanh nghiệp vẫn phải lập hóa đơn cho các trường hợp khác theo quy định.
6. Lời kết
Trong bài viết này, chúng ta đã tìm hiểu các trường hợp phải xuất hóa đơn theo quy định mới. Việc tuân thủ đúng các quy định về xuất hóa đơn là rất quan trọng, không chỉ để đảm bảo tính pháp lý của các giao dịch kinh doanh, mà còn giúp doanh nghiệp hạn chế các rủi ro về mặt thuế và pháp lý.
Nắm vững các trường hợp phải lập hóa đơn cũng như thực hiện đúng quy trình xuất hóa đơn sẽ giúp doanh nghiệp hoạt động kinh doanh một cách minh bạch, chuyên nghiệp hơn. Đây là một trong những yếu tố then chốt góp phần nâng cao uy tín, xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng.
Hy vọng những thông tin trong bài viết đã cung cấp cho bạn đọc cái nhìn tổng quan và đầy đủ về các trường hợp phải xuất hóa đơn. Chúc các doanh nghiệp luôn tuân thủ đúng quy định, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh! Mọi thắc mắc cần giải đáp, liên hệ trực tiếp để Đại lý thuế Bảo Tín hỗ trợ hoàn toàn miễn phí và nhanh chóng nhất bạn nhé!
