1. Hóa đơn điện tử là gì?
1.1. Hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử là tập hợp các dữ liệu và thông điệp điện tử liên quan đến việc mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, nhận, quản lý và lưu trữ thông qua các phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử được sẽ khởi tạo, lập và xử lý trên các hệ thống máy tính có tổ chức đã được cấp mã số thuế khi thực hiện việc mua bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên các thiết bị máy tính của các bên theo như quy định pháp luật về giao dịch điện tử.
Xem thêm: Hướng dẫn kê khai hóa đơn không chịu thuế GTGT 2022
1.2. Các loại hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử gồm các loại :
- Hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn bán hàng; hóa đơn giá trị gia tăng; các loại hóa đơn khác như: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…;
- Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, các chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng, các chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế,…
Hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và phải tuân thủ đúng với các quy định của pháp luật liên quan.
1.3. Nguyên tắc đề ra khi sử dụng hóa đơn điện tử
Nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử đảm bảo các nguyên tắc như sau:
Xác định được số hóa đơn theo đúng trình tự thời gian và theo nguyên tắc liên tục, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng chỉ một lần duy nhất.
Hóa đơn đã được lập phải dưới dạng giấy nhưng được xử lý, truyền hoặc lưu trữ bằng các phương tiện thông tin điện tử không phải là hóa đơn điện tử. Và hóa đơn có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện như sau:
- Có sự đảm bảo đủ độ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong các hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử.
- Tiêu chí để đánh giá về tính toàn vẹn của các hóa đơn điện tử là thông tin vẫn còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về các hình thức phát sinh trong quá trình lưu trữ, trao đổi hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.
- Các thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể được truy cập và sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.
Xem thêm: Mức giảm thuế và đối tượng được giảm thuế GTGT 2022
1.4. Hóa đơn điện tử phải đáp ứng các nội dung
a) Tên hóa đơn điện tử , ký hiệu của hóa đơn, ký hiệu mẫu số thứ tự của hóa đơn; Ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự trên hóa đơn được thực hiện theo quy định pháp luật tại Phụ lục số 1 Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính.
b) Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán.
c) Tên, địa chỉ và mã số thuế người mua.
d) Tên hàng hóa, dịch vụ; số lượng, đơn giá, đơn vị tính của hàng hoá, dịch vụ; thành tiền ghi bằng chữ và ghi bằng số.Với các hóa đơn giá trị gia tăng, ngoài dòng đơn giá là giá chưa tính thuế giá trị gia tăng, phải có dòng thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng và tổng số tiền phải thanh toán phải được ghi bằng chữ và bằng số.
e) Chữ ký số điện tử theo nhứ quy định pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký của điện tử theo như quy định pháp luật của người mua trong trường hợp người mua thuộc đơn vị kế toán.
g) Hóa đơn điện tử được ghi bằng tiếng Việt. Trong trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài phải được đặt bên phải trong dấu ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ chữ phải nhỏ hơn chữ tiếng Việt. Chữ số được ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải được đặt dấu chấm (.); nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị.
2. Có bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử không?
Kể từ ngày 19/10/2020 chính phủ ban hành Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Cụ thể, tại Điều 59 Nghị định này nêu rõ như sau:
“1. Nghị định này sẽ có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 7 năm 2022, khuyến khích các cơ quan, tổ chức và các cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin áp dụng quy định về các hóa đơn, chứng từ điện tử của Nghị định này trước ngày 01 tháng 7 năm 2022.”
Theo đó, thời hạn bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử là từ ngày 01/07/2022.
Đồng thời, Điều 60 Nghị định 123/2020/NĐ-CP nêu rõ các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã thông báo phát hành hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế hoặc đã đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc đã mua hóa đơn của cơ quan thuế trước ngày 19/10/2020 thì được tiếp tục sử dụng đến hết 30/6/2022.
Xem thêm: Dịch vụ hóa đơn điện tử
3. Điều kiện để tổ chức, doanh nghiệp khởi tạo hóa đơn điện tử
Theo như Thông tư 32/2011/TT-BTC: Người bán khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứng những điều kiện sau:
a) Là các tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong lĩnh vực hoạt động ngân hàng
b) Có các địa điểm, mạng thông tin, các đường truyền tải thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, lưu trữ và bảo quản hóa đơn điện tử.
c) Có đội ngũ người thực thi có đủ khả năng và trình độ tương xứng với yêu cầu để thực hiện các công việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định.
Xem thêm: Dịch vụ kế toán giá rẻ
d) Có chữ ký số điện tử theo như quy định của pháp luật
đ) Có phần mềm mua bán hàng hoá, phần mềm quản lý khách hàng và dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán nhằm mục đích đảm bảo dữ liệu của hóa đơn điện tử mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm tạo lập hoá đơn.
e) Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng những yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:
- Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được minh chứng là có tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu, thông tin;
- Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu trong trường hợp hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu, thông tin.
4. Thông báo về việc phát hành hóa đơn điện tử
Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử trước khi khởi tạo phải hoàn thiện thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử bao gồm: Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử, khởi tạo các mẫu hóa đơn điện tử. Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo mẫu của Thông tư 32/2011/TT-BTC để gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử được gửi thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế.
Hồ sơ thủ tục về việc thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu bao gồm:
- Lập thông báo phát hành ra hóa đơn điện tử (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo đó là Thông tư 32/2011/TT-BTC)
- Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử theo như Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2019/TT- BTC)
- Tạo hóa đơn mẫu theo đúng với định dạng gửi người mua, có chữ ký số. Doanh nghiệp chủ động thiết kế mẫu hóa đơn theo như yêu cầu được đặt ra, lĩnh vực của doanh nghiệp.
Trước khi làm hồ sơ, doanh nghiệp và tổ chức nên liên hệ với cán bộ Thuế quản lý để biết xem Chi cục Thuế quản lý nhận hồ sơ qua hình thức nào để có sự chuẩn bị cho phù hợp.
Lưu ý: Sau 2 ngày gửi thông báo, nếu không có phản hồi của Cơ quan thuế, doanh nghiệp được phép sử dụng hóa đơn điện tử theo như thông báo phát hành.
5. Khách hàng có thể nhận hóa đơn điện tử bằng những hình thức nào?
Gửi trực tiếp cho người bán theo cách thức truyền nhận đã thỏa thuận giữa hai bên như qua Email, SMS’…
Gửi thông qua các hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.
Trên đây là những thông tin mà Bảo Tín đưa ra nhằm giúp các bạn hiểu rõ hơn về hóa đơn điện tử. Nếu như bạn còn có bất kỳ thắc mắc nào cần được Bảo Tín tư vấn thì hãy liên hệ ngay với chúng tôi để nhân được sự hỗ trợ một cách nhanh chóng.
