Cách kiểm tra và xử lý hàng tồn kho bị âm trên sổ sách: Hướng dẫn chi tiết

Hàng tồn kho bị âm là một tình trạng không mong muốn mà nhiều doanh nghiệp gặp phải trong quá trình hoạt động. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến tính chính xác của số liệu kế toán, mà còn có thể dẫn đến những sai sót trong việc lập báo cáo tài chính và ra quyết định quản trị doanh nghiệp. Vì vậy, việc xác định nguyên nhân và có biện pháp khắc phục kịpthời là rất cần thiết.

Trong bài viết này, Đại lý thuế Bảo Tín sẽ hướng dẫn các bạn cách kiểm tra và xử lý tình trạng hàng tồn kho bị âm một cách hiệu quả, đảm bảo tính chính xác và minh bạch của thông tin kế toán.

1. Phương pháp kiểm tra tồn kho

Trước tiên, để xử lý tình trạng hàng tồn kho bị âm, doanh nghiệp cần phải tiến hành kiểm tra tồn kho trên sổ sách một cách cẩn thận và xác định nguyên nhân dẫn đến tình trạng này.

1.1. Phương pháp kiểm tra tồn kho trên sổ sách

Hướng dẫn nhanh:

• Truy cập vào phần mềm kế toán
• Báo cáo tình hình tồn kho
• Chọn sổ vật tư hàng hóa chi tiết
• Nhập kì kế toán muốn kiểm tra

Việc kiểm tra tồn kho trên sổ sách là bước quan trọng để xác định chính xác số lượng hàng tồn kho thực tế. Doanh nghiệp có thể sử dụng các phương pháp như:

• Đối chiếu số liệu tồn kho ghi trên sổ sách với thực tế kiểm kê định kỳ
• Kiểm tra các phiếu nhập, xuất kho, chứng từ liên quan đến từng mặt hàng
• Rà soát lại quá trình ghi chép, theo dõi tồn kho

Thông qua các bước này, doanh nghiệp có thể xác định được nguyên nhân dẫn đến tình trạng hàng tồn kho bị âm.

1.2. Các đầu mục cần được kiểm kê

Khi tiến hành kiểm tra các vấn đề liên quan đến tồn kho của vật tư, hàng hóa trong doanh nghiệp, có những điểm cần lưu ý sau:

• Kiểm tra số lượng tồn kho: Cần kiểm tra chi tiết số lượng tồn kho của từng mặt hàng, cả trong kỳ và cuối kỳ.

→ Số lượng tồn kho không thể âm, vì không thể xuất kho khi kho hàng đang không có.

• Kiểm tra giá trị tồn kho: Trên sổ chi tiết hàng hóa, cần kiểm tra xem nếu số lượng tồn kho không âm nhưng giá trị tương ứng lại âm, hoặc số lượng hàng hóa bằng 0 nhưng giá trị khác không.

→ Việc kiểm tra trên sổ chi tiết vật tư, hàng hóa sẽ giúp phát hiện các mặt hàng bị âm kho về số lượng hoặc giá trị, chi tiết hơn so với chỉ kiểm tra trên sổ tổng hợp tồn kho cuối kỳ.

Tóm lại, việc kiểm tra chi tiết tồn kho trên sổ sách sẽ giúp bạn có cái nhìn toàn diện hơn về tình hình tồn kho của vật tư, hàng hóa, từ đó có thể phát hiện và xử lý kịp thời các vấn đề như âm kho về số lượng hoặc giá trị.

2. Nguyên nhân âm kho

Việc phát hiện các trường hợp “hàng tồn kho bị âm” về số lượng hoặc giá trị là rất quan trọng, vì đây có thể là dấu hiệu của các sai sót, thất thoát trong quản lý kho. Dưới đây là một số nguyên nhân chính dẫn đến tình trạng này.

2.1. Âm kho giá trị

Âm kho giá trị xảy ra khi giá trị ghi nhận trong sổ sách về hàng tồn kho lớn hơn giá trị thực tế của hàng hóa trong kho. Trường hợp số lượng tồn kho không âm nhưng giá trị tương ứng lại âm có thể xảy ra do nhiều nguyên nhân, chẳng hạn như các khoản giảm giá, hàng hóa hư hỏng, thất thoát hay các sai sót trong ghi chép.

• Kiểm kê định kỳ, đối chiếu số liệu thực tế với sổ sách để phát hiện sớm các khoản âm kho giá trị.
• Xác định nguyên nhân gây ra âm kho giá trị và áp dụng các biện pháp khắc phục thích hợp.
• Cập nhật giá trị hàng tồn kho đúng với thực tế để báo cáo tài chính chính xác.
• Rà soát các giao dịch nhập, xuất kho để phát hiện các sai sót về giá.

Hàng tồn kho bị âm giá trị cần được xử lý ngay lập tức để đảm bảo tính chính xác của báo cáo tài chính.

2.2. Âm kho số lượng

Âm kho số lượng xảy ra khi số lượng hàng hóa ghi nhận trong sổ sách lớn hơn số lượng thực tế có trong kho. Trường hợp số lượng tồn kho âm về mặt sổ sách có thể xảy ra do nhiều lý do như sai sót trong ghi nhận số lượng, thất thoát hàng hóa, hoặc do cập nhật số liệu chậm trễ. 

Việc phát hiện và xử lý kịp thời các trường hợp “hàng tồn kho bị âm” về số lượng hoặc giá trị sẽ góp phần nâng cao tính chính xác và tin cậy của thông tin tài chính, từ đó hỗ trợ tốt hơn cho quá trình ra quyết định.

• Thường xuyên đối chiếu số liệu tồn kho trên sổ sách với kiểm kê thực tế.
• Rà soát quy trình nhập, xuất, điều chuyển hàng hóa để phát hiện điểm yếu.
• Xây dựng hệ thống quản lý kho hiệu quả, tăng cường kiểm soát.
• Xác định nguyên nhân gây ra âm kho số lượng và áp dụng các biện pháp khắc phục thích hợp.
• Cập nhật số lượng hàng tồn kho đúng với thực tế để đảm bảo tính chính xác của báo cáo.

Tình trạng này không chỉ ảnh hưởng đến dữ liệu tồn kho mà còn có thể dẫn đến các sai sót trong báo cáo tài chính. hàng tồn kho bị âm số lượng có thể dẫn đến nhiều vấn đề như thiếu hụt nguồn cung, khó kiểm soát chi phí, và ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất kinh doanh.

Việc quản lý tốt hàng tồn kho, kịp thời phát hiện và xử lý các trường hợp âm kho số lượng cũng như âm kho giá trị là vô cùng quan trọng để doanh nghiệp có thể duy trì hoạt động hiệu quả và tránh rủi ro.

3. Rủi ro khi sổ sách âm kho

Việc sổ sách kế toán bị âm kho, dù về số lượng hay giá trị, đều có thể dẫn đến những rủi ro và hậu quả nghiêm trọng cho doanh nghiệp. Khi hàng tồn kho bị âm, doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với các vấn đề như thiếu hụt nguồn hàng, sai sót trên báo cáo tài chính, thậm chí còn có thể bị xử phạt hành chính. Vì vậy, việc kiểm soát và quản lý tốt hàng tồn kho là một trong những nhiệm vụ then chốt của các doanh nghiệp.

3.1. Rủi ro khi âm kho số lượng

Việc sổ sách bị âm kho về số lượng đồng nghĩa với việc trong kho không có hàng, tức là không có đầu vào nhưng lại xuất hóa đơn. Đây chính là hành vi xuất hóa đơn, chứng từ khống – một hành vi bất hợp pháp. Sử dụng bất hợp pháp hóa đơn như vậy có thể dẫn đến các hậu quả nghiêm trọng:

• Doanh nghiệp có thể bị phạt tiền từ 20 triệu đến 50 triệu đồng theo quy định tại Điều 28 Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
• Nếu hành vi này bị phát hiện, doanh nghiệp có thể mất uy tín, bị khách hàng và đối tác kinh doanh từ bỏ.
• Trong trường hợp nghiêm trọng, doanh nghiệp thậm chí có thể bị thu hồi giấy phép kinh doanh.

3.2. Rủi ro khi âm kho giá trị

Việc sổ kho bị âm giá trị có thể dẫn đến những hậu quả khác không kém phần nghiêm trọng. Điều này có thể gây ra sai sót trọng yếu về số liệu trên báo cáo tài chính, ảnh hưởng đến các quyết định tài chính của ban lãnh đạo, và kê khai sai số thuế TNDN phải nộp trong kỳ. Cụ thể:

• Báo cáo tài chính không chính xác có thể khiến các nhà đầu tư, chủ nợ mất niềm tin vào khả năng quản lý và vận hành của doanh nghiệp.
• Sai sót trong kê khai thuế TNDN có thể dẫn đến việc bị cơ quan thuế phát hiện, từ đó phải chịu các hình thức xử phạt hành chính hoặc thậm chí truy cứu trách nhiệm hình sự.
• hàng tồn kho bị âm giá trị cũng có thể ảnh hưởng đến việc xác định giá vốn hàng bán, qua đó làm sai lệch lợi nhuận gộp của doanh nghiệp.

Khi ghi nhận sổ kho bị âm về số lượng hoặc giá trị, doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với nhiều rủi ro quan trọng. Những rủi ro này có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động kinh doanh, tài chính, và thậm chí cả pháp lý của doanh nghiệp.

Vì vậy, việc quản lý tốt hàng tồn kho, đảm bảo sổ sách kho luôn khớp đúng số lượng và giá trị là hết sức quan trọng đối với mọi doanh nghiệp. Đây không chỉ là yêu cầu về mặt kế toán, mà còn là cách để phòng ngừa các rủi ro pháp lý và tài chính nghiêm trọng.

4. Phương pháp xử lý hàng tồn kho bị âm

Khi hàng tồn kho bị âm, doanh nghiệp cần có phương án xử lý phù hợp nhằm đảm bảo tính chính xác của số liệu kế toán. Tùy từng trường hợp cụ thể, các biện pháp xử lý sẽ khác nhau và cần được thực hiện một cách cẩn trọng.

4.1. Đối với trường hợp âm kho giá trị, số lượng không bị âm

Trong tình huống này, hàng tồn kho bị âm về giá trị nhưng không âm về số lượng, kế toán cần tiến hành tính lại giá xuất kho. Việc này giúp điều chỉnh lại giá trị kho đúng với thực tế, đồng thời đảm bảo tính nhất quán của số liệu.

• Kiểm tra lại các phiếu xuất kho, đảm bảo việc tính toán giá trị xuất đúng quy định
• Rà soát các khoản chiết khấu, giảm giá mua hàng để điều chỉnh giá vốn hàng bán chính xác
• Phân tích nguyên nhân dẫn đến âm kho giá trị để có biện pháp phòng ngừa trong tương lai

4.2. Đối với trường hợp âm kho số lượng

Trong trường hợp hàng tồn kho bị âm cả về số lượng, doanh nghiệp cần tiến hành rà soát kỹ lưỡng để xác định nguyên nhân. Từ đó, đưa ra phương án xử lý phù hợp nhằm khôi phục lại số lượng hàng tồn kho chính xác.

• Kiểm kê toàn bộ hàng hóa, đối chiếu với sổ sách kế toán để tìm ra nguyên nhân gây ra âm kho
• Xem xét các quy trình nhập, xuất kho, đảm bảo tuân thủ đúng quy định
• Rà soát hệ thống kiểm soát nội bộ, đề xuất các biện pháp cải thiện nhằm ngăn ngừa tình trạng âm kho tái diễn

Việc xử lý hàng tồn kho bị âm đòi hỏi sự cẩn trọng và chính xác từ kế toán. Ngoài các biện pháp nêu trên, doanh nghiệp cần chú trọng vào việc quản lý kho hàng, kiểm soát quy trình nhập xuất kho để hạn chế tối đa tình trạng âm kho trong tương lai.

5. Hướng dẫn chi tiết các bước kiểm tra và xử lý hàng tồn kho bị âm

Khi phát hiện tình trạng hàng tồn kho bị âm, kế toán cần thực hiện các bước kiểm tra và xử lý một cách có hệ thống để khắc phục tình trạng này. Những bước cơ bản bao gồm:

5.1. Kiểm tra xem phiếu nhập từ bộ phận kho có bị bỏ xót không?

Nếu công ty có bộ phận kho, cần thực hiện đối chiếu lại với sổ kho, bao gồm các loại phiếu nhập kho như hàng mượn, phiếu nhập kho từ bộ phận sản xuất, phiếu nhập kho do mua hàng, nhập kho do kiểm kê thừa, để đảm bảo rằng tất cả các mặt hàng đều đã được ghi nhận trên sổ kế toán.

Đây là một trong những nguyên nhân chính dẫn đến tình trạng “hàng tồn kho bị âm”. Kế toán cần rà soát kỹ lưỡng hệ thống ghi chép phiếu nhập kho để đảm bảo không có bất kỳ sai sót nào. Đồng thời, đối chiếu số liệu giữa sổ theo dõi kho và sổ kế toán để đảm bảo tính chính xác.

• Kiểm tra kỹ các phiếu nhập kho, đảm bảo không bị bỏ sót
• Đối chiếu số dư hàng hóa trên sổ kho và sổ kế toán
• Rà soát hệ thống ghi chép, lưu trữ chứng từ phiếu nhập kho

5.2. Kiểm tra hóa đơn đầu vào có bị bỏ sót không?

Trong một số trường hợp, việc bỏ sót không ghi nhận hóa đơn đầu vào cũng có thể dẫn đến “hàng tồn kho bị âm”. Kế toán cần kiểm tra và đối chiếu lại sổ 331 công nợ với các nhà cung cấp liên quan. Nếu có chênh lệch, điều này có thể do kế toán bỏ sót chưa ghi nhận hóa đơn. Nếu do người bán chưa xuất hóa đơn, cần yêu cầu họ xuất bổ sung. Kế toán cần kiểm tra kỹ lưỡng hệ thống hóa đơn đầu vào để đảm bảo không thiếu sót.

• Rà soát toàn bộ hóa đơn đầu vào, đảm bảo không bị bỏ sót
• Đối chiếu số liệu trên hóa đơn với sổ kế toán
• Kiểm tra định kỳ hệ thống lưu trữ hóa đơn

5.3. Kế toán xử lý tạm thời bằng cách mua hóa đơn bán lẻ của cá nhân (ngày trên hóa đơn mua vào trước ngày trên hóa đơn bán ra)

Trong trường hợp không thể tìm ra nguyên nhân chính xác dẫn đến “hàng tồn kho bị âm”, kế toán có thể xử lý tạm thời bằng cách mua hóa đơn bán lẻ của cá nhân. Điều kiện là ngày trên hóa đơn mua vào phải trước ngày trên hóa đơn bán ra.

Tuy nhiên, để chi phí này được coi là chi phí hợp lý khi tính thuế, hàng hóa phải là mặt hàng nông lâm, thủy hải sản, sản phẩm thủ công, đất đá sỏi của người dân tự sản xuất, đánh bắt, khai thác trực tiếp bán ra hoặc mua hàng hóa của cá nhân, hộ kinh doanh có mức doanh thu 1 năm dưới 100 triệu đồng. Cần lập kèm bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào theo mẫu 01/TNDN. Nếu không thuộc trường hợp này, chi phí mua hóa đơn bán lẻ của cá nhân sẽ không được coi là chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN.

• Mua hóa đơn bán lẻ của cá nhân với ngày trước ngày trên hóa đơn bán ra
• Ghi nhận hóa đơn mua vào vào sổ kế toán
• Chỉ áp dụng biện pháp này khi không thể tìm ra nguyên nhân chính xác

Việc kiểm tra và xử lý hàng tồn kho bị âm đòi hỏi sự tỉ mỉ, cẩn thận của kế toán. Bên cạnh các bước nêu trên, kế toán cần thường xuyên theo dõi, đối chiếu số liệu để phát hiện và khắc phục kịp thời những sai sót, bảo đảm tính chính xác của hệ thống sổ sách.

5.4. Trường hợp do người bán xuất hóa đơn muộn dẫn đến âm kho thời điểm

Nếu nguyên nhân do người bán chậm xuất hóa đơn, dẫn đến tình trạng hàng tồn kho bị âm tại thời điểm kiểm kê, cần liên hệ với nhà cung cấp để yêu cầu cung cấp hóa đơn kịp thời.

• Thường xuyên nhắc nhở nhà cung cấp cung cấp hóa đơn đầy đủ và kịp thời
• Lưu giữ chứng từ liên lạc với nhà cung cấp về việc cung cấp hóa đơn
• Ưu tiên hợp tác với các nhà cung cấp có uy tín và chuyên nghiệp

Nếu việc âm số lượng hàng do hóa đơn do nhà cung cấp (NCC) xuất sau thời điểm hóa đơn xuất ra, công ty cần chuẩn bị hồ sơ chứng minh rằng tại thời điểm xuất hàng, công ty đã có hàng hóa để xuất. Các hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm:

• Phiếu xuất kho hoặc biên bản bàn giao hàng hóa của lô hàng đó tại ngày NCC giao hàng thực tế.
• Hợp đồng/thỏa thuận với NCC, trong đó ghi rõ thời điểm giao hàng hóa, thời điểm giao nhận hóa đơn mua hàng, và chứng từ hàng đi đường (công ty sử dụng phiếu xuất kho kiêm lệnh vận chuyển/điều động, sau khi giao nhận hàng hóa đủ, mới thanh toán tiền và xuất hóa đơn GTGT).

Tuy nhiên, trong trường hợp này, công ty có thể bị xử phạt do lập hóa đơn không đúng thời điểm theo Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

5.5. Đối chiếu lại số lượng hàng hóa nhập về có đúng chưa 

Một số trường hợp có thể xảy ra do NCC viết sai thông tin về số lượng, dẫn đến khi công ty đã xuất hóa đơn cho bên mua, số lượng không chính xác. Trong trường hợp này, kế toán cần lập biên bản điều chỉnh giảm và xuất hóa đơn điều chỉnh giảm số lượng mặt hàng bị âm đó.

Cuối cùng, cần đối chiếu lại số lượng hàng hóa nhập về với sổ sách kế toán để đảm bảo không có sai sót. Nếu phát hiện có sai khác, cần tìm ra nguyên nhân và thực hiện cập nhật kịp thời.

• Kiểm tra kỹ lưỡng số lượng hàng hóa thực tế nhập về
• So sánh số lượng hàng hóa nhập về với số liệu ghi chép trong sổ sách
• Nếu phát hiện có sai khác, cần tìm nguyên nhân và cập nhật sổ sách

Việc thực hiện các bước kiểm tra và xử lý hàng tồn kho bị âm một cách cẩn thận và kịp thời sẽ giúp doanh nghiệp nhanh chóng khắc phục tình trạng này, đảm bảo sổ sách kế toán chính xác.

6. Một số câu hỏi thường gặp về kiểm tra và xử lý hàng tồn kho bị âm

Kiểm tra và xử lý các trường hợp hàng tồn kho bị âm là một nhiệm vụ quan trọng đối với mọi doanh nghiệp, được thực hiện thường xuyên để đảm bảo tính chính xác của số liệu kho hàng. Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp và câu trả lời về vấn đề này.

Câu hỏi 1: Khi phát hiện hàng tồn kho bị âm, doanh nghiệp cần làm gì trước tiên?

Trả lời: Trước tiên, doanh nghiệp cần kiểm tra lại toàn bộ quy trình quản lý hàng tồn kho, tìm ra nguyên nhân dẫn đến tình trạng “hàng tồn kho bị âm”. Việc này giúp doanh nghiệp xác định chính xác vấn đề và đưa ra các giải pháp khắc phục hiệu quả.

Câu hỏi 2: Những nguyên nhân chính dẫn đến tình trạng hàng tồn kho bị âm là gì?

Trả lời: Một số nguyên nhân phổ biến dẫn đến tình trạng “hàng tồn kho bị âm” bao gồm: sai sót trong quá trình nhập, xuất hàng; mất mát, hư hỏng hàng hóa; lỗi trong việc theo dõi số lượng tồn kho; hoặc do các vấn đề về hệ thống thông tin quản lý kho.

Câu hỏi 3: Khi phát hiện hàng tồn kho bị âm, doanh nghiệp nên xử lý như thế nào?

Trả lời: Sau khi xác định nguyên nhân gây ra tình trạng “hàng tồn kho bị âm”, doanh nghiệp cần tiến hành các biện pháp khắc phục phù hợp, chẳng hạn như: điều chỉnh sổ sách, thực hiện kiểm kê toàn bộ kho hàng, cải thiện quy trình quản lý kho, hoặc thực hiện các biện pháp xử lý hàng tồn kho bị hư hỏng, lỗi thời.

Câu hỏi 4: Việc xử lý hàng tồn kho bị âm có ảnh hưởng gì đến các báo cáo tài chính của doanh nghiệp?

Trả lời: Tình trạng “hàng tồn kho bị âm” sẽ ảnh hưởng đáng kể đến độ chính xác của các báo cáo tài chính, chẳng hạn như bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh. Vì vậy, việc xử lý triệt để tình trạng này là rất cần thiết để đảm bảo tính minh bạch và tin cậy của thông tin tài chính doanh nghiệp.

Câu hỏi 5: Doanh nghiệp cần có những biện pháp gì để phòng ngừa tình trạng hàng tồn kho bị âm trong tương lai?

Trả lời: Để phòng ngừa tình trạng “hàng tồn kho bị âm” trong tương lai, doanh nghiệp cần thực hiện các biện pháp như: tăng cường kiểm tra, kiểm kê định kỳ; cải thiện quy trình quản lý nhập, xuất kho; nâng cao trách nhiệm của các bộ phận liên quan; và đầu tư vào hệ thống quản lý kho hàng hiện đại, chính xác.

7. Lời kết

Hàng tồn kho bị âm trên sổ sách là vấn đề thường gặp tại nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các đơn vị kinh doanh hàng hóa với quy mô lớn và nhiều phân khu, chi nhánh. Tuy nhiên, việc xử lý tình trạng này không hề đơn giản và đòi hỏi kế toán viên phải thực hiện nhiều bước kiểm tra, đối chiếu kỹ lưỡng.

Bài viết trên đã cung cấp cho bạn một hướng dẫn chi tiết về cách kiểm tra và xử lý hàng tồn kho bị âm, từ việc xác định nguyên nhân, các bước kiểm kê, điều chỉnh, đến việc ghi chép và lưu trữ chứng từ. Áp dụng đúng các quy trình này sẽ giúp doanh nghiệp nhanh chóng khắc phục tình trạng hàng tồn kho bị âm, tránh những rủi ro về thuế, pháp luật và quản lý tài chính.

Hy vọng những thông tin trên Bảo Tín đã cung cấp về các vấn đề xoay quanh việc hàng tồn kho bị âm sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình quản lý và vận hành hoạt động kinh doanh của mình. Nếu còn vấn đề gì chưa rõ, hãy liên hệ với Đại lý thuế Bảo Tín để được tư vấn chi tiết.