Dịch vụ văn phòng chia sẻ hiện nay đang được tăng cao. Nhất là sau khi đại dịch Covid 19 vừa qua. Nhiều công ty không còn trụ nổi ở những trụ sở riêng lẻ nữa. Thay vào đó, họ chọn những văn phòng chia sẻ được đặt ở các khu trung tâm. Việc thuê văn phòng chia sẻ đó mang lại lợi ích gì? Mời bạn cùng tham khảo bài viết dưới đây với công ty kế toán Bảo Tín nhé.
1. Văn phòng chia sẻ là gì?
Văn phòng chia sẻ là mô hình văn phòng cho thuê dịch vụ, tuy nhiên thay vì tốn quá nhiều chi phí để thuê một tầng văn phòng hoặc cả căn nhà rồi sắp đặt nội thất, người ta có thể thuê một hoặc nhiều chỗ ngồi tùy nhu cầu mà vẫn có mọi điều tiện nghi của một văn phòng hạng nhất tại trung tâm thành phố.
Xem thêm: Quy định về góp vốn điều lệ trong công ty, doanh nghiệp
2. Dịch vụ văn phòng chia sẻ dành cho những đối tượng nào?
Dịch vụ văn phòng chia sẻ được chia làm 3 nhóm hình thức sau:
Nhóm 1 chỗ ngồi vãng lai:
- Trải nghiệm mô hình văn phòng chia sẻ
- Làm việc tại TP.HCM
- Làm việc trọn gói từ vài buổi đến vài ngày trong tháng
Nhóm 2 chỗ ngồi linh hoạt:
- Sẽ đáp ứng nhu cầu cầu của freelancer
- Thuê nhân viên làm việc
Nhóm 3 chỗ ngồi cố định
- Những doanh nghiệp vừa và nhỏ sắp thành lập hoặc mới thành lập
- Doanh nghiệp muốn mở rộng ra các tỉnh khác
- Nhóm dự án hoặc tự kinh doanh
- Công ty nước ngoài đang phát triển tại Việt Nam
Đây là giải pháp giúp các doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và tối ưu hóa nhân sự. Các loại hình văn phòng của Bảo Tín luôn mang đến cho khách hàng không gian làm việc thoải mái và sáng tạo nhất với trang thiết bị tiên tiến, tiện nghi và đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp.
Xem thêm: Hạch toán lương và các khoản trích lương quan trọng theo TT200
3. Lợi ích của văn phòng chia sẻ
Mô hình văn phòng chia sẻ là hình thức văn phòng thông minh nhất hiện nay. Tuy tính năng không khác mấy so với các loại văn phòng thông thường nhưng có thể tiết kiệm chi phí tối đa cho công ty. Dưới đây là một số lợi thế của văn phòng chia sẻ:
- Tiết kiệm chi phí thiết lập, chi phí vận chuyển đồ đạc và mua thiết bị cho doanh nghiệp của bạn.
- Tiết kiệm thời gian thành lập
- Ngoài ra có thể chọn vị trí phù hợp với phong thủy mà bạn muốn.
- Trang thiết bị đầy đủ: nhân viên lễ tân chuyên nghiệp sẽ giúp bạn nhận hàng, trả lời gmail, điện thoại, khu vực lễ tân miễn phí.
- Thời gian hợp đồng linh hoạt, dễ dàng mở rộng kinh doanh
- Tăng độ nhận diện thương hiệu, tính chuyên nghiệp cho công ty: với vị trí đắc địa tại trung tâm thành phố hoặc trung tâm các quận giúp mọi giao dịch, gặp gỡ trở nên dễ dàng hơn, tăng khả năng tiếp cận khách hàng tiềm năng và nâng cao vị thế trong mắt đối tác.
Xem thêm: Tư vấn thành lập doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài
4. Những lưu ý khi chọn văn phòng chia sẻ
- Giá thuê: Giá thuê văn phòng chia sẻ bao gồm những gì, ngoài văn phòng thuê phải trả thêm những chi phí nào, đây là điều đầu tiên các công ty cần lưu ý khi thuê văn phòng chia sẻ.
- Chất lượng cơ sở hạ tầng: trần, tường, sàn văn phòng có hư hỏng gì không? cách âm có tốt hay không; hành lang có đáp ứng giao thông trong văn phòng hay không; thang máy có hoạt động tốt hay không; nhà để xe có đủ không gian không …
- Chất lượng nội thất: là văn phòng được trang bị bàn ghế, tủ đầy đủ, mới hay cũ, hư hỏng hay không; có thể thay thế bằng cái mới trong quá trình sử dụng hay không; điều khoản bồi thường hoặc trách nhiệm pháp lý nếu xảy ra hư hỏng trong quá trình sử dụng là gì?
- Diện tích chung: một văn phòng chia sẻ tiêu chuẩn phải đảm bảo các khu vực sử dụng chung ngoài văn phòng là: quầy lễ tân, khu tiếp khách, phòng họp, phòng ăn.
- Tiện ích: văn phòng chia sẻ bảo đảm cung cấp cho người thuê những vật dụng cơ bản như tủ lạnh, lò vi sóng, bình nóng lạnh; công nghệ hội nghị, văn phòng phẩm….
5. Kinh nghiệm chọn văn phòng chia sẻ
Kinh nghiệm khi chọn văn phòng chia sẻ điều đầu tiên bạn nên biết là thời gian thuê cụ thể trong hợp đồng là bao lâu, công ty sẽ được chiết khấu khi thuê văn phòng chia sẻ trong bao lâu, giá thuê cũng là điều mà bạn rất chú ý cần quan tâm để tạo điều kiện cho doanh nghiệp thanh toán hàng tháng. Bạn nên nghiên cứu kỹ lưỡng và so sánh cách các nhà cung cấp dịch vụ cho thuê văn phòng thực hiện dịch vụ của họ, có thuận tiện cho việc kinh doanh không?
Dịch vụ tư vấn và lễ tân giúp bạn đánh giá phần nào về sự chuyên nghiệp của đơn vị cho thuê văn phòng, bởi cách thức hoạt động của nó bạn dễ dàng quan sát và đưa ra quyết định hơn, bởi đằng sau những chi tiết nhỏ nhất luôn có một đội ngũ chuyên nghiệp.
Hiện tại có các đơn vị cho thuê với nhiều ưu đãi và giá cả hợp lý. Việc bạn cần làm để hoàn thiện kinh nghiệm chọn văn phòng chia sẻ là chọn đúng nơi uy tín, chất lượng và tiết kiệm kể cả trước khi quyết định thuê. Vui lòng tìm hiểu chính xác về mức bồi thường hoặc chi phí sửa chữa thiết bị, đồ đạc định kỳ mà bên đó chịu trách nhiệm.
Bài viết trên đây đã giải đáp những thông tin hữu ích cho bạn về văn phòng chia sẻ là gì? Với các nội dung về lợi ích, những lưu ý, kinh nghiệm chọn văn phòng chia sẻ. Chắc chắn rằng bạn đã hiểu một phần về dịch vụ văn phòng chia sẻ. Nếu bạn có nhu cầu thuê văn phòng chia sẻ. Hãy liên hệ với Bảo Tín để được tư vấn cụ thể hơn nhé!
