Tài khoản 141 – Các khoản hạch toán tạm ứng dùng để phản ánh các khoản tạm ứng của công ty cho người lao động và tình hình thanh toán các khoản tạm ứng này. Trong các giao dịch kinh doanh thường sử dụng thuật ngữ “tạm ứng”. Các biến số như “tạm ứng lương”, “tạm ứng tiền hàng” … tạo ra sự nhầm lẫn giữa các kế toán. Kế toán phải ghi nhận bản chất của các giao dịch và ghi nhận khoản hạch toán tạm ứng theo quy định.
Bài viết sau đây Bảo Tín sẽ tổng hợp hồ sơ khi hạch toán tạm ứng và những sai sót, lỗi mà kế toán thường phát hiện trong quá trình hạch toán tạm ứng – tài khoản 141 và hy vọng sẽ cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích.
1. Hồ sơ hạch toán tạm ứng – hoàn ứng
Hồ sơ hạch toán tạm ứng:
- Đơn đề nghị tạm ứng
- Phiếu chi (nộp tiền mặt), ủy nhiệm chi (chuyển khoản)
- Hồ sơ kèm theo (nếu có)
- Đối với giao hàng và mua hàng: kèm báo giá, đơn đặt hàng
- Đi công tác: có thư mời, quyết định, kế hoạch công tác …
Hồ sơ hoàn ứng:
- Giấy thanh toán tiền hạch toán tạm ứng.
- Hóa đơn VAT, sao kê ngân hàng, hợp đồng, bằng chứng nghiệm thu.
- Trong trường hợp thanh toán thêm: chứng từ thanh toán, ủy nhiệm chi.
- Trường hợp thừa: biên lai, chứng từ thanh toán.
- Chứng từ khác( nếu có)
Xem thêm: Dịch vụ kế toán trọn gói
1.1 Các trường hợp phát sinh trong kế toán cần được xem xét khi theo dõi các khoản hạch toán tạm ứng.
Trường hợp 1: Công ty đã ứng tiền nhưng trong thời gian dài không nhận được hồ sơ trả lại.
Trường hợp 2: Công ty tạm ứng tiền nhưng đã lâu không nhận được hồ sơ hoàn trả.
Chứng từ hoàn ứng không phù hợp: điều này thường xảy ra khi nhân viên đặt hàng tại một cửa hàng hoặc cơ sở mà không có hóa đơn bán hàng/hóa đơn VAT hợp lệ và sau đó hoàn lại bằng hóa đơn của nhà cung cấp khác.
Thiếu chứng từ hoàn ứng: thiếu hợp đồng kinh tế, thiếu biên bản giao, thiếu chứng từ không đầy đủ chữ ký bắt buộc …
1.2 Có kinh nghiệm theo dõi, quản lý và khắc phục tình trạng thiếu hồ sơ hoàn ứng
Thứ nhất:
Để kiểm soát số dư tài khoản 141 cần theo dõi chi tiết theo đối tượng ứng trước. Đối với một số công ty như sản xuất, xây lắp … thì kế toán cần phải chi tiết theo phân xưởng sản xuất, đơn vị công trình, dự án. bản thảo hoặc chi tiết theo yêu cầu quản lý. Cần nghiên cứu kỹ mã vụ việc và dự án để tránh hạch toán sai.
Nhân viên hạch toán tạm ứng phải hoàn thành việc thanh toán trước khi thực hiện một khoản tạm ứng mới để đảm bảo dòng tiền tạm ứng được phân bổ hạn chế.
Thứ hai:
Các chứng từ hoàn ứng cho hoạt động mua hàng trong công ty bao gồm: đơn đặt hàng, phiếu xuất kho, hợp đồng, hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho hàng hóa, phiếu bảo hành, v.v.
Kế toán cần kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của các chứng từ thu chi, tránh trường hợp đặt hàng một nơi rồi nhận hóa đơn GTGT lại hoàn ở nơi khác. Đơn vị không hoạt động bị chặn mã số thuế và đơn vị bỏ địa điểm kinh doanh (gọi chung là hóa đơn bất hợp pháp) để khai thuế, gây rủi ro về thuế rất lớn cho công ty.
Thứ ba:
Tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa, doanh nghiệp siêu nhỏ, có nhiều trường hợp giám đốc yêu cầu kế toán tạm ứng tiền, có hồ sơ tạm ứng nhưng không lập (không có) tờ khai thuế dẫn đến số dư chưa thanh toán trên nợ tài khoản 141 “bị treo” trong báo cáo tài chính.
Trên thực tế, một số giám đốc đã sử dụng tiền vào mục đích cá nhân và yêu cầu kế toán tạm ứng. Vì mục đích cá nhân nên đôi khi không báo cáo mục đích cụ thể là gì, kế toán cho rằng sếp của doanh nghiệp mình (đa số xảy ra ở công ty TNHH) có tiền của sếp để làm theo ý mình. Nếu người quản lý muốn rút vốn để sử dụng thì không nên tạm ứng mà chi trực tiếp từ lợi nhuận sau thuế.
Thứ tư:
Kế toán cần thường xuyên kiểm tra, xác minh tài khoản 141, đặc biệt là vào cuối kỳ khi lập báo cáo tài chính:
TK 141 không có số dư có;
TK 141 có số dư bên nợ thể hiện số tạm ứng chưa thanh toán; Kiểm tra chi tiết của từng người, đối chiếu và xác nhận để tránh nhầm lẫn khi hạch toán từ công nợ của người này với nợ của người khác.
Kiểm tra thời gian hoàn vốn để yêu cầu hoàn thành kịp thời các bộ phận để tránh tình trạng chiếm dụng vốn, không đúng mục đích;
2. Các lỗi sai thường gặp của kế toán khi hạch toán tạm ứng- Tk 141 và cách xử lý
Những lỗi sai :
Hạch toán tạm ứng lương sai vào tài khoản 141
Tạm ứng lương nhưng không hạch toán tài khoản 141
Hạch toán sai đối tượng và mục đích
Tạm ứng mua hàng không sử dụng tài khoản 141
Về giải pháp:
Trên thực tế, một số kế toán khi kiểm đếm số tiền còn thiếu để tạo thành dòng tiền thực hiện hành vi “thổi phồng” vốn của doanh nghiệp.
Nếu phần vốn góp chưa đủ, kế toán phải ghi thêm các khoản phải thu và theo dõi việc góp vốn kịp thời.
Trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày nhận được giấy phép kinh doanh, các thành viên hợp danh (công ty TNHH) và cổ đông (công ty cổ phần) chưa góp đủ vốn phải đăng ký lại phần vốn góp vào công ty với Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt trụ sở của doanh nghiệp và thực hiện các điều chỉnh thích hợp trên sổ sách kế toán và báo cáo tài chính.
Mong rằng bài viết sẽ mang lại những kiến thức và kinh nghiệm thực tế giúp ích cho các bạn trong công việc kế toán. Chúc các bạn thành công!
