Một số lỗi thường gặp khi quyết toán thuế tại công ty xây dựng

Ngành xây dựng là một trong những ngành rất dễ mắc phải các lỗi thường gặp khi quyết toán thuế. Thực tế cho thấy kế toán công ty xây dựng mắc nhiều sai sót trong quá trình quyết toán thuế và điều này có thể dẫn đến nhiều bất lợi cho công ty xây dựng. Hãy cùng điểm qua những lỗi thường gặp nhất và cách khắc phục cho từng lỗi cụ thể trong bài viết dưới đây.

1. Quyết toán thuế là gì?

Quyết toán thuế là một nghiệp vụ bắt buộc phải thực hành của kế toán trong các công ty. Trên thực tế, việc quyết toán thuế bản chất rất phức tạp, nhưng khi thực hiện quyết toán thuế ở một công ty thì nó lại có những đặc thù như: ngành kinh doanh xây dựng thực sự rất khó đối với kế toán.

Xem thêm: Quyết toán thuế tài nguyên dầu khí (02/TAINDK) trên HTKK

2. Các lỗi thường gặp khi quyết toán thuế tại công ty xây dựng

2.1 Lỗi thiếu giấy tờ, chứng thực hợp pháp

Cơ quan thuế luôn quan tâm, ưu tiên các loại giấy tờ, tài liệu hợp pháp. Tuy nhiên, khi lập hồ sơ quyết toán thuế, nhiều kế toán  không đảm bảo tổng hợp đầy đủ các chứng từ này. Vì nhiều lý do khác nhau. Hồ sơ quyết toán thuế phải đảm bảo đầy đủ các giấy tờ sau:

• Hợp đồng
• Dự toán
• Quyết toán
• Thiết kế
• Bộ hồ sơ nhà thầu phụ

Ngoài việc mất giấy tờ, tài liệu như trên, thực tế có một tình trạng thường xảy ra ở các công ty xây dựng, đặc biệt là doanh nghiệp siêu nhỏ, đó là khi thỏa thuận không phải bằng văn bản. Chỉ có ‘hợp đồng miệng’, vì vậy không cần xuất trình giấy tờ pháp lý để quyết toán

→ Trong vấn đề này, giải pháp duy nhất là phải lập thành văn bản tất cả các thỏa thuận trong hợp đồng đã ký giữa các bên, các tài liệu như dự toán, quyết toán, thiết kế … chúng phải được sắp xếp theo thứ tự thời gian, kịp thời và phân loại theo nhóm thích hợp để khi thực hiện quyết toán, có thể dễ dàng xác định và nộp hồ sơ nếu cần thiết.

Xem thêm: Cách lập tờ khai thuế TNDN tạm tính đối với khí thiên nhiên

2.2 Lỗi liên quan đến hóa đơn

Cơ quan thuế thường đặc biệt quan tâm đến hóa đơn vì đây là chứng từ rất quan trọng  làm căn cứ khấu trừ thuế GTGT, tính thuế TNDN, v.v. Tuy nhiên, thực tế cho thấy những sai sót liên quan đến hóa đơn không đúng, các công ty xây dựng gặp rất nhiều rắc rối và điều này dẫn đến thiệt hại cho các công ty, như không được khấu trừ hay hoàn thuế, bị phạt chậm nộp, truy thu,..

Một số trường hợp khác dẫn đến các công ty xây dựng bị xuất hóa đơn

• Đừng đính kèm danh sách vào hóa đơn đồ ăn và thức uống, điều này sẽ phát sinh chi phí. 
• Các hóa đơn bị xuất toán: giám đốc mua hàng, mua đồ dùng mang hóa đơn về để kế toán kê khai và khấu trừ nhưng cơ quan thuế không chấp nhận.
• Hóa đơn mua trang phục: số lượng trang phục quá ít nên không có  danh sách ký nhận của nhân viên và phiếu thu nên không được  nhận làm chi phí trang phục.
• Không có tài khoản mua tài sản mà khấu hao tài sản
• Có hóa đơn đi nghỉ mát, mặc dù trong năm có biểu hiện lỗ.

Xem thêm: Quyết toán thuế TNDN đối với dầu khí (02/TNDN- DK)

2.3 Lỗi về nhân công trong công ty xây dựng

Đội ngũ nhân lực của các đơn vị xây dựng nói riêng và đội ngũ nhân lực của các công ty nói chung là một mắt xích quan trọng góp phần quan trọng vào sự thành công trong kinh doanh. Tuy nhiên, cuối kỳ các khoản thuế, kế toán  các công ty xây dựng thường khá “đau đầu” với vấn đề công việc.

Cụ thể các lỗi như sau:

• Hồ sơ thiếu của lao động thời vụ: Chi phí tiền lương của lao động thời vụ, để được khấu trừ và tính thành chi phí hợp lý trong tính thuế TNDN, phải lưu giữ đầy đủ hồ sơ của lao động thời vụ: hợp đồng lao động, bản sao thẻ căn cước của người lao động, bảng chấm công hàng tháng, phiếu lương, phiếu lương hoặc chứng từ ngân hàng nếu công ty thanh toán bằng tiền gửi.
• Chênh lệch giữa chi phí nhân công trực tiếp phát sinh và tổng chi phí nhân công ước tính: Chi phí nhân công thực tế ghi nhận phải thấp hơn giá ước tính. Nếu chi phí nhân công trực tiếp cao hơn dự toán thì công ty chỉ được hạch toán phần chi phí tương ứng với dự toán, một khoản chi phí hợp lý và được trừ khi tính thuế TNDN phần chi phí vượt mức sẽ bị xuất hóa đơn.
• Lỗi không có người ký vào bảng chấm công tính lương: Việc kiểm soát giờ tính lương phải có xác nhận của người có thẩm quyền để làm căn cứ tính lương.
• Lỗi bảng lương: Trên phiếu lương ghi tiền ăn của người lao động nhưng thực tế trong hợp đồng lao động của người lao động không có khoản phụ cấp này. Kế toán lưu ý tất cả các khoản phụ cấp, trợ cấp cho người lao động phải được thể hiện đầy đủ trong hợp đồng.

→ Những sai sót trong công việc thực tế có thể được sửa chữa sớm, nhưng vì nhiều lý do chủ quan và khách quan mà kế toán có thể chưa chú ý, để đảm bảo việc xử lý thuế được suôn sẻ, kế toán phải xác định sớm những sai sót trong công việc và hạn chế tối đa.

2.4 Lỗi về nguyên vật liệu

Dù là công ty xây dựng hay công ty thuộc bất kỳ lĩnh vực nào cũng cần đặc biệt quan tâm đến nguồn nguyên liệu đầu vào. Đối với các công ty xây dựng, nguyên vật liệu đầu vào là yếu tố vô cùng quan trọng và cũng rất dễ xảy ra những sai sót không đáng có.

Chênh lệch giữa chi phí nguyên vật liệu và tổng mức nguyên vật liệu dự toán: Về cơ bản, chi phí nguyên vật liệu phát sinh phải nhỏ hơn hoặc bằng số lượng dự toán. Nếu chi phí này lớn hơn ước tính thì sẽ được xử lý như trường hợp chi phí nhân công tương tự trước đó.

Sai lầm khi không có sổ chi tiết nguyên vật liệu khi không có tổng hợp xuất nhập tồn: Những chứng từ này liên quan trực tiếp đến khấu hao thuế nên cơ quan thuế cũng rất chú ý khi quyết toán.

Lỗi âm do tồn kho: Công ty gửi nguyên vật liệu mặc dù trong kho không còn nguyên vật liệu nào để xuất: Trường hợp này kế toán công ty phải xuất hóa đơn đầu ra, mặc dù không có hàng trong kho. Nếu kiểm toán viên không thêm hóa đơn đầu vào thì có nguy cơ bị phạt.

2.5 Lỗi về máy công trình

Dù không chiếm tỷ trọng lớn song chi phí máy thi công vẫn là một khoản chi phí trong công trình xây dựng (trừ công trình xây lắp bằng máy). Chính bởi vậy cơ quan thuế cũng đặc biệt lưu ý đến khoản chi phí này khi doanh nghiệp quyết toán thuế.

Chênh lệch giữa chi phí máy móc thi công bao gồm và tổng chi phí máy móc thi công được thể hiện trong bảng tổng hợp chi phí cho từng hạng mục: Về cơ bản, chi phí sử dụng máy móc thi công phải phù hợp với dự toán.

Lỗi thiếu có định mức dầu nhớt khi thay máy, không có lịch trình điều động xe: Cơ quan thuế thường quan tâm đến tiêu chuẩn tiêu hao của động cơ nên nếu có máy hao nhiên liệu thì phải đăng ký với cơ quan chức năng thuế từ trước.

2.6 Lỗi liên quan đến thuế

Các lỗi liên quan về thuế là sai lầm cơ bản nhưng rất phổ biến ở các công ty xây dựng.

Có hai lỗi thường gặp: 

• Không nộp thuế môn bài đúng hạn. 
• Không nộp thuế VAT và thuế TNDN đúng hạn.

Bất kể loại thuế nào, công ty nào chậm nộp thuế vào ngân sách nhà nước sẽ bị phạt vì chậm nộp.

Để tránh những sai sót khi quyết toán thuế, bạn nên thuê dịch vụ kế toán để họ thực hiện giúp cho doanh nghiệp bạn. Kế toán Bảo Tín với kinh nghiệm hàng năm qua, tin rằng sẽ giúp đỡ bạn trong việc quyết toán cũng như các vấn đề về kế toán. Giúp doanh nghiệp bạn bớt mất thời gian và chi phí. 

3. Câu hỏi thường gặp